郑刚
摘要：在社会需求量不断增加的背景下，国内机关单位以及企业的办公内容也变得更为复杂，传统的办公设施难以妥善处理好大量的工作信息，不仅增加企业的经营压力，还导致企业办公成本提升。办公自动化属于计算机技术的发展成果，在办公自动化的影响下，办公人员可有效处理信息档案，并能及时掌握企业的最新动态，以此增强办公质量。文章主要介绍计算机技术对于企业办公的意义，并探讨计算机技术在企业办公中的体现形式，旨在为企业的办公人员提供参考。
关键词：文档管理；办公自动化；数据处理；计算机技术；内部协作
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）05-0269-02
Abstract： Under the background of social demand is increasing， internal organs and units and enterprises office has become more complex， the traditional office facilities to properly handle good a lot of information， not only to increase the pressure on the operation of enterprises， but also lead to corporate office costs increase. The latest developments in office automation is the achievement of the development of computer technology， under the impact of office automation， office staff can be effective processing information file， and can grasp the enterprise， in order to enhance the quality of the office. This paper mainly introduces the significance of computer technology for enterprise office， and discusses the computer technology in the enterprise office in the form of expression， designed to provide reference for the enterprise's office staff.
Key words： document management； office automation； data processing； computer technology； internal collaboration
在传统的办公模式中，办公人员在处理数据时往往会出现较多的弊端，包括数据处理不准确以及数据处理不及时等问题。而办公自动化能够避免因数据庞大而带来的不便，并提高公司职员的办公效率。在计算机技术以及办公设备的支持下，办公人员只需合理操作办公设备，并灵活运用办公技术，便能将各种数据在短时间内进行处理，以此缩短办公效率。现阶段，办公自动化已经得到各行业的认可，并广泛应用在企业的各项事务中，对促进企业发展有着积极意义。
1 计算机技术对于企业办公的意义
1.1 增加办公效率
运用办公软件以及局域网，不仅能够增加办公人员个体的工作效率，还能通过每个办公人员的协作来增加整体办公效率。
1.2 减少办公成本
借助计算机技术，企业可全面推行无纸化办公以及数字化办公等模式，减少纸张以及墨盒等办公用品的使用量，从而降低企业的采购成本。同时，企业在无纸化办公以及数字化办公的模式下进行工作，能够减少硬件设备的使用频率，以此节省硬件设备的维护费用。
1.3 加强企业内部的交流以及企业与外界的联系
在推行数字化办公模式之前，企业办公环境基本都会受到办公内容以及办公场所的影响，使得企业的内部交流以及企业与外界的联系需要走常规的流程，不仅耗费时间，还会阻碍正常的交流。在推行数字化办公模式之后，企业内部交流以及企业与外界的联系将会更加便捷。
1.4 便于企业高层进行决策
在计算机技术的作用下，企业高层的决策步骤将会更加简洁高效，以此提高企业决策的效率。同时，企业高层在做出决策后可快速核查职员的执行进度，并能及时获得执行人员的反馈。
2 计算机技术在企业办公中的体现形式
2.1 硬件设备的运行
一般来讲，办公业务主要就是信息处理、信息检索、文字编辑以及信息传输等事项。要想将这些办公业务进行自动化处理，就需要借助计算机技术来使用硬件设备。例如，局域网以及电话等通信设施、扫描机以及传真机等输出设备等各种设施都需要在计算机技术的支持下才能运行。
2.2 文档管理
在计算机技术的作用下，文档管理能够在计算机以及局域网等平台上完成，包括文件送阅以及文件批复等具体事项。同时，办公人员可以根据自己需求重新调整这些流程。此外，办公人员在处理文档管理事项时，系统能够自动对办公人员的浏览记录、批复记录以及修改记录进行储存。因此，办公人员在处理文件前，可先将文件录入并保留在自己的计算机内，并进行登记，再将文件传送给对应的公文拟办人员。在经过这些办公流程后，最初的文件便会成为电子版文件，并自动进行归档。而办公人员可根据不同的权限要求将电子版文件进行保存以及分类，并对不同的电子版文件设置不同的查询密码。
2.3 构建信息发布平台
一般来讲，任何机关以及企业都需要一个专用的信息发布平台。在计算机技术的支持下，办公人员可将任何信息通过专用的发布平台进行传递，使信息能够以电子事项以及电子公告等形式呈现给公司职员。而公司职员也能在第一时间收到办公人员所发送的信息，以便及时处理信息上所交代的事务。同时，信息发布平台还具有公开共享的特点，不仅能够让公司职员及时了解企业的最新动态，还能让外界人士也能了解企业的最新动态，包括企业财报、企业形象以及招聘信息等内容。此外，信息发布平台不只是提供给公司上层领导所使用，公司职员也能将自己对公司的看法以及意见通过信息平台进行传递，以便让公司的全体员工都能了解自己的想法。
2.4 企业内部协作
一般来讲，任何机关单位以及企业都会存在一些流程化作业，包括文公编辑、文件收发以及工作审批等。但由于这些流程化作业是每个企业必须要做的工作，企业在开展这些流程化作业时就会耗费大量时间。在计算机技术的支持下，企业能够充分利用现有的内部资源，并能进一步增强工作的适应性以及灵活性。例如，在无纸化办公模式的作用下，企业能够将工作流程进行自动化安排，使企业内部资源能够得到合理分配，以此减少办公时间。同时，无纸化办公模式还能够减少人为延误以及人为差错，以此提升劳动生产率。此外，企业在日常管理事务也能借助计算机技术来展开，包括企业的日常用餐管理、日常会议管理、日常车辆管理、日常物品管理等事项。
2.5 其他应用
第一，人事管理。在处理人事管理的诸多事项时，行政人员可借助计算机技术将考勤制度、职员信息、人事管理以及薪酬制度相结合，提升人事管理效率，减少人事管理成本。第二，工作会议。一般来讲，每个企业都会定期召开一些大型或小型的工作会议，并且每个会议都会涉及准备工作以及总结工作。在计算机技术的支持下，企业可在会议之前向每位职员发送会议的相关资料，并将会议的召开时间、人员名单、会议场所以及会议内容等信息通过会议单以及电子邮件等方式发送给参加会议的员工。同时，在会议结束后相关人员可将会议的基本内容进行整理，并发送给参加会议的职员。
3 基于办公自动化模式下计算机技术的发展趋势
现阶段，计算机技术正处在变革阶段，并且正朝着系统化、高速化以及微型化的方向发展。随着计算机技术变革的深入，现有的数据处理将会成为知识处理，现有的数据库将会成为知识库，现有的手写体、图像以及自然语言将会逐渐发展为人机互动的主要模式，使人机互动质量上升到新的高度。同时，计算机将会逐渐加入更多功能，包括人工智能化以及感知功能，数据输入技术以及数据输出技术将会更加智能化。在这种环境下，办公自动化必将成为各大企业的主流办公模式。企业可借助门户技术对现有的办公业务进行有效整合，并将客户关系、企业资源以及资金供应等内容呈现在支撑平台中，以此实现系统复合化。
4 结语
综上所述，在计算机技术的作用下，档案管理能够在计算机以及局域网等平台上完成，办公人员可以根据自己需求重新调整相关流程；办公人员可将任何信息通过专用的发布平台进行传递，使信息能够以电子事项以及电子公告等形式呈现给公司职员；企业能够充分利用现有的内部资源，并能进一步增强工作的适应性以及灵活性；企业可在会议之前向每位职员发送会议的相关资料，并将会议的基本内容发送给参加会议的职员。总之，随着科技不断发展，计算机技术必将在企业的办公过程中发挥更大作用。
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