李源 杨泽石 徐瑞
摘要：企业现有的以公文处理和信息交互为主的传统OA系统，已无法满足企业对业务流程实现统一管理和监控的要求，需要通过统一督办管理系统平台的建设，实现企业督办的规范化管理及考核评价体系量化。该文在分析企业督办管理现状的基础上，提出了企业督办管理系统建设的信息化方案，对督办流程进行了梳理及闭环管理，实现了系统模型的建立，采用J2EE开发平台和技术体系，遵循MVC的设计模式实现了系统的体系架构，集成Activiti工作流引擎，实现了督办流程的快速开发及维护。该系统的应用有效地解决督查业务实践中普遍存在的问题，实现了对督办事项进度和质量的量化考核。
关键词：督办管理;Activiti;工作流引擎;SSH框架
中图分类号：TP311 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2021）13-0229-02
1 引言
随着我国经济的快速发展，市场环境复杂多变，提高企业管理执行力、加强企业决策推动能力成为企业核心竞争力之一，企业协同办公能力在信息化建设中亦成为关键指标。企业现有的以协同办公、文件下发和信息处理为主的传统OA系统，已无法满足企业对业务流程实现统一管理和监控的更高需求，因此，需要通过统一督办管理系统平台的建设，分析梳理督办流程，完善督办管理体系，实现企业级、部门级、科室级各类督办事项和督办业务的管理，包含督办流程的设计、标准规范、变更、发起、执行、监控、评价和考核的全流程闭环管理。通过该督办管理系统平台的建设，实现对企业决策落实情况的监督和反馈，加强重点工作办理过程中的监控和检查。
2 企业督办管理现状
1）督办管理不规范
企业未形成规范的督办管理标准，对重点关注的工作事项、会议指示、工作批示、专题工作会指导意见等事项的督办未建立标准化的执行流程，已有的督办工作也未能按照标准流程办理。
2）缺少督办推进工具
督办事项在流程中缺少过程预警和监控，没有实现对流程各阶段执行情况进行实时监控，对里程碑节点也未形成规范化管理及推进，只能以流程最终完成节点对进行督办事项监控。在督办事项临近时间节点时不能进行有效预警及提示，未达成事项督办的意义，同时也不能及时对工作节点进行调整。
3）未形成量化考核制度
对于督办事项的评价、量化考核制度不够完善，缺少对于督办事项完成效果的有效评价方法，督办事项的考核结果无法直接进行量化，在考核时不能对各督办事项完成情况进行公平合理评分，因此不能对各部门绩效考评形成有效支持。
4）外部系统数据集成
企业管理、科研及生产各事项的流程及事务处理数据分散于项目管理平台、协同办公OA平台及综合信息平台等多个信息系统中，各信息系统数据架构及数据平台各不相同，需要对多源数据进行整合，提取结构化数据集成至统一的信息管理平台中。目的是在督办流程中能快速准确地获取督办事项的数据，同时能够快捷的在各跨平台系统中获取督办事项关联资料，以提高督办执行效率。
3 系统建模
针对目前企业在督办管理中存在的问题，对企业督办执行流程梳理，建立了督办管理体系，基于面向对象的软件设计方法，对系统进行建模。
1）督办流程
督办事项：包含具体的事项内容信息、督办类型、督办发起人、督办生成时间、督办要求完成时间、督办办结时间、督办结果评价、关联若干督办流程节点及节点用户。
督办流程节点：包含当前督办节点承办人、节点开始时间及完成时间。
督办节点类型：包含审批节点、执行节点、确认节点等。
督办节点用户：当前督办节点执行用户信息，包括决策者、管理者、督办专员及督办事项执行人。
督办节点单位：当前督办节点承办单位信息，包括督办发起单位、督办承办单位、督办协办单位及督办评价单位。
督办类型：包括工作事项、会议指示、工作批示、专题指导意见。
2）督办评价与考核
考核项管理与配置：对督办流程建立考核评价机制，对不同督办类型提出具体考核内容，针对具体督办事项进行考核项配置。
考核评价：根据具体督办事项配置的相关考核项，进行考核评价得分。
4 督办业务流程及闭环管理
企业督办的业务流程如图1所示。由督办管理部门根据规范标准进行流程设计生成流程模型，系统根据BPMN2.0规范自动解析业务流程。在流程的应用场景中，由企业管理部门对年度工作事项、会议指示、工作批示、专题指导意见等发起督办事项，用以支撑各类督办事项的立项与部署，同时实现督办与其他业务系统集成实现工作自动化关联。由督办专员对督办工作逐级分解与细化，建立考核项及评价标准，下发督办流程至督办事项执行人，由督办事项执行人承办业务流程中的具体事项。当督办事项办结后，由督办事项执行人对业务流程结果进行反馈，并由系统实现对督办进展的及时监控，形成过程化反馈及跟踪报告。当执行过程中需要对督办事项的节点、执行人、任务内容进行变更时，可发起调整流程，由督办专员确认后重新下发。督办事项执行完成后由督办专员对执行结果进行评价，评价考核通过则办结该督办流程。管理部门根据考核项进行考核评价，实现考核评价体系的量化，为企业绩效考核提供数据支持。通过发起、下发、执行、调整、评价及考核，对业务督办流程即可实现闭环管理。在流程的全生命周期中，可以实时监控流程节点执行情况，分析各部门督办流程执行进展，同时对各临近时间节点的流程进行预警及提示。
5 系统实现
1）Activiti工作流引擎
Activiti 是一种开源的、轻量级、可嵌入的业务流程管理软件和工作流系统引擎，其核心结构是基于jBPM 组件的工作流引擎，能够实现 BPMN2.0 中的执行语义解释和图元定义，面向业务人员强调流程服务的可嵌入性和可扩展性。企业督办管理系统中的核心功能就是督办事项流程的规范设计和流程引擎的实现，同时能够满足流程需求的灵活多变，解耦开发人员和实施人员，提高系统的维护效率。
Activiti包含了6个核心组件，其体系结构如图2所示。核心功能组件为运行态下的Activiti Engine流程引擎组件，实现基于BPMN2.0 规范的流程解析、执行、创建、管理和查询等功能。在建模部分使用Activiti Modeler组件实现基于 Web 的流程建模器，使用Activiti Desiger实现基于Eclipse插件的流程设计，使用Activiti Kickstar进行可视化建模，实现了多种方式的流程构建。在管理部分Activiti Explorer提供了基于 Web 的管理控制台，同时提供了Activiti REST 服务接口与Spring框架集成。
2）技术方案
企业督办管理系统采用J2EE开发平台和技术体系，遵循MVC的设计模式;整合SSH框架，即使用Struts2、Spring、Hibernate的集成框架。在表现层使用JSP、JQuery、MiniUI等前端技术实现页面数据处理传输及满足用户操作需求，使用MiniUI框架整合前端资源提供丰富的界面和快速的页面相应速度。在控制层使用Struts实现逻辑控制，用户产生请求时，调用业务逻辑层组件响应，由响应结果跳转至相应的请求页面显示处理结果。在业务逻辑层使用Spring框架，通过其JavaBean类实现对象的创建和操作方法，以此分离业务逻辑与系统级服务。以Spring框架为枢纽集成Activiti流程引擎，使用Activiti流程建模器完成流程设计，形成BPMN2.0规范流程，由Activiti Engine流程引擎进行解析与执行。在数据持久层使用Hibernate对象关系映射框架，实现数据对象的管理及数据库持久化操作方法的封装。系统体系架构如图3所示。
6 系统应用与建设成效
该系统在使用SSH框架的基础上，整合Activiti工作流引擎，实现了系统的信息化技术方案，形成了流程管理规范，提高了复杂流程的开发效率，在流程灵活多变的需求基础上实现了流程的快速构建能力。通过督办管理系统的使用及时、有效地对年度工作事项、会议指示、工作批示、专题指导意见进行监督执行，并能及时掌握各项工作落实情况。对企业各部门实现信息化、数字化管理并且在督办流程上实现规范化和常态化管理，切实提高各部门的工作效率和质量。提升了数据信息采集的实时性、灵活性、便捷性，不断提高企业各部门的工作效率，有效地解决督查业务实践中普遍存在的问题，并将考核体系从原来的定性评价变为量化评分，实现了督办事项的进度和质量的多节点量化考核。
参考文献：
[1] 朱丹，马柯，田威虎，等.工作事项督办管理系统的设计与实现[J].西安工程大学学报，2015，29（2）：195-199.
[2] 李修云.基于Activiti框架的在线审批流程应用研究[J].计算机科学，2016，43（S1）：555-557.
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