纪志梅

（贵州财经大学）

一、引言

2016年新的《会计档案管理办法》出台后，少数高校开始尝试财务档案电子影像化系统。2020年《中华人民共和国档案法》明确了电子档案的效力后，大部分高校开始进行财务档案影像化试点，但关于高校财务档案电子影像化实践的文献并不多见。本文拟在“大智移云”“智能财务”等互联网技术快速发展以及低碳发展的大背景下，结合G校财务档案管理的具体实践，对高校财务档案电子影像化展开研究。

二、G校财务档案电子影像化管理

（一）财务档案电子影像化的必要性

财务部门一直是高校最为繁忙的部门之一，虽然智能软件及网络系统的广泛应用已经为财务人员解决了更多的计算及重复性工作，但纸质财务档案管理制度改革依然十分紧迫，主要表现在以下几点：

1.纸质档案归档后查阅过程非常繁琐。借阅人有查阅档案需求时，需先在学校OA管理系统中履行借阅申请程序，得到批准后再到财务档案室查找纸质资料。若需查找的财务档案为1年以上的，由于该档案已移交给学校档案馆，还要多履行一道馆藏档案查阅手续。

2.纸质档案的保管条件要求非常严格。在移交档案管理机构之前，财务部门通常无法达到会计档案“八防”尤其是“防光、防潮、防尘、防鼠、防虫”的要求。另外，纸质档案在调阅、复印、拍照过程中也面临磨损、会计凭证附件脱落甚至被篡改的风险。

3.人工复印纸质凭证质量难以保证。一是需要花费大量时间。二是由于纸质档案已装订成册，因厚度原因折角复印清晰度差，复印不完整，通常带有黑角或黑边，难以辨认。

4.无法挖掘有效资源。在纸质档案管理流程下，财务凭证附件无法转化成可以挖掘的会计信息，从而造成财务信息资源白白浪费。

（二）财务档案电子影像化后的优点

1.电子档案查阅非常方便。查阅方便得益于电子档案的快速检索功能。影像化后的图像生成与纸质凭证相同的唯一二维码，形成了检索关系，检索方便。此外，电子档案归档后可在财务系统里查看凭证及附件内容，不用再翻找纸质档案，方便快捷。同时，电子档案也非常利于精细化管理。

2.电子档案存储方便。电子档案形成后统一以磁性介质保存，存储在硬盘或专用服务器中，空间占用少，管理方便。

3.电子档案图像清晰完整。由于在扫描时采用平铺式，凭证及附件电子影像清晰完整，不会出现纸质凭证由于折角复印而出现的黑角或黑边现象。此外，电子档案系统里还设置有快速打印功能。当查找结束需要打印纸质凭据时，可以在系统里执行快速打印。

4.利于挖掘财务档案资源。财务纸质凭证形成电子档案后，后期可以采用智能识别等手段，将凭证附件的有效信息形成电子数据，为财务审计、绩效考核、预算规划、财务决策甚至业务真伪识别等提供帮助。

5.影像化后的纸质凭证易于装订。由于影像化所需，多了一套扫描前的凭证整理程序，影像化后的纸质凭证更易于装订，整齐美观，易于保存。

（三）G校财务档案电子影像化现状

G校的财务档案电子影像化工作开始于2018年，近五年来会计凭证的数量及影像化图数量如图1所示。

图1 G校2018—2022年财务凭证及影像化图数量

会计凭证涉及多部门，种类繁多，档案管理的成本较高。整体而言，G校的会计凭证数量逐年增加（受2020—2022年疫情影响，呈波浪型变化）。由图1可见，影像化图数量基本上是记账凭证数量的10～11倍，处理量是巨大的。自实行电子影像化后，财务档案查询已不再查找纸质版，工作效率得到极大提升。

三、G校财务档案电子影像化的实际做法

（一）做好前期准备工作

一是通过学校网站发布财务档案影像化通知，做好各部门的思想工作。二是印制并发放师生费用报销服务手册，置于财务报账大厅内，供报销人参阅。三是通过向各院系（部门）派遣会计人员帮助各单位完善报销业务，向各部门发放报账手册，规范报销流程。

（二）规范纸质发票粘贴

专门制作视频挂在财务处网站上，向报账人具体讲解财务报销流程、票据分类、整理及粘贴要求，如禁止层叠粘贴、鱼鳞状粘贴、禁止使用钉书钉、双面胶、固体胶等。这样做的好处是把原始凭证粘贴中易出现的问题解决在第一阶段，利于档案电子影像化工作的开展。

（三）采用事后扫描模式

为避免出现原始凭证因补充、修改等情形而导致重复扫描现象，G校采用事后扫描电子影像化做法。即所有报销流程结束，再无变动或改动的情况下进行影像化。事后影像化的缺点是影像化信息与纸质信息存在延迟，在影像化完成之前查询财务系统仍需查询纸质档案。因此，影像化人员在报销流程结束后必须及时推进电子影像化进度，避免出现影像化未发挥应有作用的现象。

（四）财务系统与扫描系统勾连

即通过把记账凭证及附件扫描、拍照形成图像，实时关联至财务系统。

(五)做好电子档案安全保护工作

G校采购了T市某公司财务影像化软件系统，在权限设置上，除设置访问权限级别外，所有访问者在系统中的操作包括点击时间、浏览时长、下载等行为均会形成访问日志，以供备查。考虑到联网计算机中的财务数据存在被电脑黑客入侵及篡改、删除或在互联网中传播的可能性，鉴于保密性和安全性考虑，G校暂未对项目负责人开放财务凭证的浏览和下载功能（该功能目前只能在接入财务内网的计算机上实现），将来随着防控措施的逐步完善会逐渐放开。

四、影像化流程

G校财务档案影像化流程如图2所示。

图2 G校财务档案影像化流程图

G校财务部门安排专人进行财务档案影像化工作。具体流程为：财务会计核算科、收入管理科等科室将纸质凭证移交给档案影像化工作人员；影像化工作人员对纸质档案起钉卸夹，凭证整理，符合扫描标准后对纸质凭证进行页数统计；纸质档案扫描；扫描结束后对形成的图像数量与纸质档案数量进行核对；数量不一致的，查找原因，补充扫描；核对无误后，以每本纸质凭证厚度一致的原则按批次进行编号装订；对装订后的纸质凭证登记造册；电子影像档案同时存档；将纸质及电子档案移交给内部档案管理部门；财务部门对所有纸质档案和电子档案临时保管一年；向学校档案馆移交纸质及电子档案。

五、财务档案电子影像化存在的问题

财务档案电子影像化是财务智能化的重要环节。虽然财务档案影像化极大提升了财务工作的效率，但仍存在一些瓶颈，这些瓶颈来自于对财务档案影像化的功能拓展假设，这些假设也为将来的财务智能化创新提供了空间。

（一）财务档案影像化的瓶颈

1.验证票据的合法性。学校财务系统与国家税务系统并未联网，无权获得发票信息专用端口，因此无法在影像化时对发票的真实性进行实时查询。目前的做法仍为在报销环节通过国家税务局官方网站查询发票真伪。

2.验证业务的合理性。除发票金额外，一笔业务如涉及补贴金额的，补贴单据是财务人员根据学校规定计算后制作而形成的，并非是税务部门统一规定的法定票据，因此电子影像化并不能实现自行核实报销金额是否正确。此外，由于财务档案电子影像化工作尚在初始阶段，对凭证签名的笔迹进行鉴定以及利用大数据技术对形成的财务数据进行挖掘分析等功能，可能在未来实现。

3.拓展功能实现的滞后性。财务档案电子影像化可视为财务档案智能化的前置环节。达到智能财务阶段后，将可实现利用财务数据进行财务预算、自动绩效评价、内部控制和风险预警等功能，从而为规划、决策提供参考依据，但目前看来，这些拓展功能是滞后的。

4.与财务智能报销存在脱节。财务档案影像化虽然极大提升了工作效率，但与财务智能报销尚有较远的距离。一是由于财务报销需要项目负责人或报销人自行粘贴原始凭证，若要实现智能报销，还需要把自行粘贴的原始凭证先行扫描，然后通过员工账号端口上传至财务系统，由财务人员进行审核。在这种情况下，以项目负责人的视角，一方面要提供纸质原始凭证，一方面又要有符合条件的扫描设备，再加上扫描工作，实际上增加了一倍工作量，无论是成本上还是心理层面都会产生抵触，因此可行性较差。二是由于其上传系统的原始凭证如果不符合报销规定，还需要撤回修改或补充，再重新扫描上传，也会加大工作量。由此分析，目前财务档案电子影像化工作适合在报销流程结束后进行。

（二）财务电子影像化档案备份措施亟待完善

国家档案法规定，档案馆可以对重要的电子档案进行异地备份保管，但对事业单位的财务档案如何备份保管并没有强制性规定，多由单位根据需要自行制定。目前，各高校对财务电子影像化工作因自身特点不同做法不一，有的高校将工作外包给专门的软件公司完成，有的高校则由计划财务部门的内部人员完成。在第二种情况下，专人专岗负责影像扫描工作、录入和读取相分离的措施并未得到很好的执行。同步主数据库和备份数据库以及“双机冷备”甚至“双机热备”机制也在未来规划中。此外，档案管理机构在接收电子档案时，档案管理办法规定接收机构必须对其准确性、完整性、可用性、安全性进行测试，在一定程度上降低了接收意愿。

六、对策建议

通过对财务档案电子影像化的优势梳理及分析未来发展中存在的瓶颈问题，本文提出如下对策建议。

（一）加大财务电子档案安全保护力度

1.完善电子档案访问权限设置。在安全管理上，高校应严格执行国家档案法及实施办法、国家保密法及实施条例等的相关规定，在财务系统设置防火墙及不同级别的访问权限。学校财务系统应分为内网和外网两部分，涉密计算机不与外网连通，起到一定的保密作用。

2.完善电子档案访问日志管理。项目负责人有查询需求时，需先进行申请，获得批准后可以查阅和拷贝电子凭证。由于电子会计档案存在电子签名的易复制性、查询时屏幕信息存在易截取性等特点，开放查询或下载功能存在泄密风险。因此，电子档案访问及下载均应留下记录，形成访问日志，以明确相关责任或及时采取补救措施。

3.查询环节信息脱敏处理。除对财务系统设置防火墙及访问权限外，还要避免出现学生或教师的关键信息被窃取的情况，可考虑在查询环节对项目负责人或报销人的身份证、银行卡、项目敏感信息等进行脱敏处理，以“*”号替代。

4.加密存储处理。对形成的财务电子档案，需采用加密签名编码的方式进行存储。

（二）加大对财务档案电子影像化的宣传力度

财务档案电子影像化是高校实现智能财务必备的基础工作，为高校财务制度改革、提升财务服务质量做出了应有的贡献。因此，不仅需要在财务部门内部加大宣传力度，也应在全校范围内加大宣传力度，尽最大可能争取广大师生的理解和配合。只有让广大师生因实行财务档案电子影像化看到实实在在的益处，才能在内心深处为之身体力行、出谋划策。

（三）加大对财务档案电子影像化专业人员的培训力度

财务档案电子影像化工作要实现更多更完善的功能，需要加大对专业人员的培训力度，如财务档案电子影像标准化管理、信息安全管理、数据存储、智能化财务等内容，提升财务档案电子影像化专业人员的技能。

（四）加大财务智能化投入力度

考虑到未来高校财务要逐渐实现智能化，如实现智能报销、辅助决策、风险预警等功能，需要有计划逐步加大对财务智能化的投入力度。高校作为新知识、新技术的传播高地，财务智能化建设也会为财经类大学生和研究生实习实践基地建设贡献宝贵经验。