宋明明 阜阳市人民医院
自2022年起，阜阳市人民医院依据财政部发布的《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》和医院的发展需求，成立了招标处，实施了“采管分离”制度，旨在更加专业和高效地管理采购流程。招标处的成立标志着医院的采购管理掀开了新篇章。这一机构具体负责医院的采购执行与管理工作，承担着编制采购计划、确定需求、组织采购活动、签订合同、归档资料、答复询问和监督检查等重要职责。与此同时，招标处还建立了一系列跨部门的协调沟通机制，以促进职能科室、临床科室、财务、纪检监察、审计等部门的紧密合作。然而，面对阜阳市人民医院巨大的采购任务，招标处的工作并非易事。如何在全院推行采购归口管理的初期，快速合理、科学有效地配置和管理各种资源，成为一个至关重要的问题。针对这一挑战，招标处在人力资源配置与管理方面，秉持着“管理要科学、调配按需求、培训有侧重、绩效要保证”的原则，不仅有效发挥了招标处人员作为采购管理中坚力量的作用，而且保证了整体采购流程的高效运作。
一、招标处管理体系的构建
建立“招标采购工作领导小组—分管院长—招标处负责人”三级管理体系，形成了招投标及采购领导小组、招标处、职能科室和临床科室之间的相互联动。一级领导层由招标采购工作领导小组组成，负责国家和卫生健康委员会要求的统筹安排与协调。二级控制层由分管院领导主导，依据医院的总体规划，为采购工作提供指导，确保目标达成。三级执行层由招标处主任主管，负责落实采购管理制度和人力资源调配。这一体系结构明确，分工有序，充分体现了“采购管理靠体系”的管理理念，为医院采购工作的顺利推进提供了坚实的组织保障[1]。
二、招标处人力资源的评估与配置
（一）全面评估招标采购人力资源
1.人员需求评估
医院在确定全院采购人员需求的过程中，需要考虑的因素应包括未来的项目和计划、当前员工的技能和经验，以及可能的员工流动[2]。在制订人员需求计划时，需要评估医院现有采购团队的技术知识、管理能力及沟通技巧等。在人员需求评估中，医院还应考虑到每个员工的工作态度和价值观，由执行层招标处负责人将人员需求计划提交给二级控制层审核和确认。二级控制层将根据医院的战略发展规划、财务预算及市场状况进行全院采购人员统筹规划。在此过程中，可能需要调整人员配置，例如增加或减少某些岗位的人员，或调动人员到更需要他们的地方。
2.人员供给评估
招标处成立之前，医院多个职能科室（药剂科、设备科、信息科、总务科、基建科等）都具有招标采购职能，相当一部分职能科室领导及科室工作人员都具有采购经验。招标处筹备成立初期，二级控制层意识到各职能科室的采购人员在学科方向、专业素质和工作能力等方面可能存在差异，因此采取了综合评估的方法。
首先，针对不同的职能科室，考虑其特定的学科方向和专业要求[3]。例如，药剂科的采购人员需要具备药品相关的专业知识和技能，设备科的采购人员则需要了解医疗设备的技术特点和规格等。这样的评估可以确保在招标处成立后，每个职能科室的采购人员均能够胜任相应的采购工作。
其次，综合考虑采购人员的专业素质，包括他们的教育背景、专业培训和证书资质等方面。具备较高学历和相关专业背景的人员往往能更好地理解和应用专业知识，提供专业的采购建议和支持。
最后，评估采购人员的工作能力，包括他们的沟通能力、团队合作能力、问题解决能力及工作效率等。招标处作为一个独立的采购机构，需要有高效协作的团队完成各项采购任务，因此这些能力对于评估采购人员的重要性不言而喻。
二级控制层依据招标处的实际工作情况，综合评估各职能科室的采购人员，并选拔出第一批次的成员。这种方法可以确保招标处的工作人员具备适当的专业知识和技能，同时具备良好的沟通合作能力。
除了二级控制层综合评估各职能科室采购人员外，招标处负责人还负责提交人员需求计划并拟定招标处的工作人员配置。这个过程需要结合医院对采购人员的整体评估，确定最终的招标处工作人员配置。在制订人员需求计划时，招标处负责人需综合考虑招标处的工作范围、工作量和目标，以及医院整体的采购需求[4]。他们将根据各科室的采购工作量和特点，确定人员数量和职位需求，整体评估采购人员的专业素质、经验水平、工作能力及沟通协调能力等方面。通过对采购人员的整体评估，招标处负责人能够制定出符合实际需要的招标处工作人员配置。这将有助于提高招标处的工作效率和质量，确保医院的采购活动得以顺利推进，为医院提供优质的采购服务。
3.整体评估与配置
在人员需求评估与配置过程中，二级控制层的分管院领导扮演着决定性的角色。他们负责审查三级执行层提交的人员需求计划，并在充分考虑医院招标采购人员的能力评估之后，从中选取合适的人员。同时，他们会基于这些信息确定第一批次的人员名单，确保最初选出的员工具备满足采购部门需求的能力和技能。在初步确定人员名单后，分管院领导将继续制定招标处第二批次和第三批次的人员配置。这一步骤涉及深入分析和了解已选出的人员，以便在后续的招聘过程中寻找到具有相应技能和能力的新人员，使医院的招标采购团队更为全面和均衡[5]。完成这些工作后，分管院领导将最终的工作人员名单和未来的人员配置方案提交至一级领导层的招标采购工作领导小组审核。这一阶段的审核将确保所有的人员决策都符合医院的战略发展目标，使得每一位员工都能发挥最大效能。
（二）合理配置招标采购人力资源
阜阳市人民医院每年采购量巨大，各职能科室采购业务繁杂、需求各不相同且较难统一。面对采购管理的巨大挑战，阜阳市人民医院的招标处采用了精心策划的人力资源方案，遵循“调配按需求”原则，并通过“边工作边补充”的方式，对三级执行层的招标处人员实施了“分批次、有计划、有重点”的人力配置与调度，确保了采购工作的高效完成。
招标处共设置了三个批次：第一批次为先遣队，按照“执行原职能科室流程、工作一致”原则开展工作；后续工作的开展则由第二批次人员跟进，全面接管医院招标采购工作，按照制定的招标采购工作管理办法执行各科室提交的采购计划；第三批次为补充力量，用以提高采购工作质量。
三、招标处人力资源的培训与考核
在阜阳市人民医院招标处的人力资源管理中，培训占据着至关重要的地位，遵循着“培训有侧重”的原则执行。一级领导层主要负责整体的部署与规划，确立培训的大方向和重点。二级控制层，也就是分管院领导，负责培训方案和计划的制订。他们依据一级领导层的指导，落实培训内容，确保其与医院的整体目标相一致。三级执行层，由招标处主任及其团队负责，主要聚焦于培训的具体实施。
（一）全员培训
为了充分调动三级执行层招标处人员的工作积极性，分管院领导需根据上级的部署安排，召集招标处人员进行思想动员，以提高员工的士气，确保培训工作的有序开展。同时，培训活动应涵盖政府采购的相关知识、招投标法的解读、采购管理实务等，确保每名招标处人员都能及时掌握招投标的相关理论知识和基本采购技能。
除了面对面的培训，医院还创造性地在招标处办公室利用多媒体循环播放国家最新招投标知识。这一措施不仅方便人员随时学习和复习，而且保证了培训工作的全方位开展，确保人人都能掌握基本的采购知识，为招标采购工作的顺利开展奠定了坚实基础。
（二）专项培训
由于招标采购工作的特殊性和复杂性，这一培训环节对于人员在采购过程管理及精通法律法规方面起到了关键作用。二级控制层根据国家法律法规的不断更新，精心设计和调整专项培训计划，内容包括政府采购框架协议、采购方式管理暂行办法、货物和服务招标投标管理办法、400 万以上工程类采购管理、甲类医疗设备采购管理等。随着法规的变化，培训内容也得以不断更新和优化。三级执行层的招标处负责人在实施培训时则采取了灵活多样的方法。他们按照三个批次启用进度，分三个批次对员工开展了多轮现场培训，不仅深入解读了各个工作流程、工作重点、工作协调人员等方面的要求，而且详细指导个人保护等实际操作问题，通过细致入微的培训方式，确保了法规的准确理解和执行，为招标采购工作的专业化和规范化开展提供了坚实保障。
（三）现场考核
二级控制层分管院长对三级执行层的招标处人员进行针对性的培训，内容涵盖工作流程、采购规范和原则等。培训后，采取分时段、分小组的现场考核方式，遵循“培训—考核—再培训—再考核”的严格流程，直至每名采购人员100%通过。随着法律法规的更新，三级执行层的招标处主任还会定期更新考核内容，确保每个招标处人员都能掌握最新的法律法规和采购要点，从而强化工作的专业性和准确性。
四、招标处人力资源的管理和使用
（一）科学管理
在建立了新的三级采购管理体系之后，二级控制层要立即指派招标处主任负责制定“阜阳市人民医院招标采购管理办法”。这一行动旨在创建明确的规则和指南，以确保所有的三级执行层工作人员在执行采购任务时的行为都能得到有效规范。这项管理办法对确保医院招标采购工作的标准化和规范化具有至关重要的作用。然而，科学管理并不仅仅是制定规则和流程。为了确保采购工作的顺利进行，二级控制层需要及时了解每个招标处人员的工作状态、工作负荷和进度，以便动态调整其工作内容。
因此，三级控制层可建立微信群，以便于工作人员之间的沟通。每个三级执行层的工作人员都需要在每周五将他们下周的工作计划提交到微信群中。这些工作计划包括但不限于采购项目的数量、采购地点及采购时间。在月底，他们需要汇总并提交每月的工程、货物、采购结果等，包括采购项目的数量、采购金额及其升降幅度等。这些规定旨在确保招标处主任能够随时掌握每个招投标人员的工作进度和状况，进而了解哪些工作人员可能需要额外的支持，或者哪些工作可能需要调整或重新分配。
（二）科学使用
科学地使用人力资源不仅关乎人力资源的合理配置，更是对每位员工身心健康的理解和尊重，同时保证其工作效率和满意度。长时间、高强度的工作会对员工产生负面影响，包括对工作的疏离感、积极性下降及频繁地犯错。这些问题不仅会影响员工的个人健康和福祉，也会严重影响医院的采购工作。
为了有效解决这些问题，二级控制层需要动态调整员工的工作内容。这意味着他们需要根据员工的工作内容、岗位职责及工作日志等调整员工的工作内容和强度。同时，他们需要密切关注员工的健康状况，确保工作环境和工作方式的变化不会对员工产生不良影响。在此基础上，三级执行层则采取了“有困难一起上”的原则。这意味着面临工作挑战时，团队将共同面对并解决问题。
五、结语
阜阳市人民医院作为皖西北区域医疗中心，面对数量巨大的采购任务，建立了招标采购工作领导小组一分管院领导一招标处负责人的三级管理体系，这一考核体系的优势在于清晰的分工和明确的责任界定，确保了招标采购工作的有效执行。自2022 年10 月起，该体系在招标采购实践中发挥了积极和关键的作用，医院采购人力资源管理秩序井然，培训规范有序，截至目前采购管理工作运行良好。
