高倩
摘要：与普通医疗机构相比较，综合性教学医院文书档案管理更为特殊和复杂，提高管理质量是一项长期工作。本文分析了综合性教学医院文书档案精细化管理的必要性，在此基础上，提出了完善管理制度、优化工作程序、运用PDCA循环等科学的管理方法，结合大数据、双轨制等数据化和信息化管理手段，构建了综合性教学医院文书档案的精细化管理模式。另外，在管理质量和信息利用效率得到提高的同时，总结了该模式运行中的注意事项，以保证该模式更高效地发挥效应。
关键词：综合性教学医院;文书档案;精细化管理
中图分类号：R197 文献标识码：B DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2020.05.008
文章编号：1006-1959（2020）05-0025-03
Abstract：Compared with general medical institutions， the management of documents and files in comprehensive teaching hospitals is more special and complex. Improving the quality of control is a long-term task. This paper analyzes the necessity of fine management of documents and archives in comprehensive teaching hospitals. On this basis， we have proposed scientific management methods such as improving the management system， optimizing work procedures， and using the PDCA cycle， combined with data and information management methods such as big data and dual-track system.In addition， while improving the quality of management and the efficiency of information utilization， we also summarized the precautions in the operation of the model to ensure that the model is more effective.
Key words：Comprehensive teaching hospital;Document files;Fine management
精细化管理是目前较为先进的一种管理理念，广泛运用于现代企业管理之中。精细化管理指基于常规管理，通过标准化、程序化、科学化、数据化和信息化等管理手段，提高管理工作的效率[1]。因此，其本质在于对战略目标分解、细化和落实的过程。通过规则的系统化和细化，运用标准化、程序化、科学化、数据化和信息化手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。自新医改方案推进以来，改革和发展已融入各地、各级医院的战略目标。以“精细化管理”为代表的发展理念，逐渐被视为是医院迈向科学发展之路的新方向，相应地，也对医院内部各科室的管理质量提出来更高的要求。本文以我院为例，分析在文书档案管理中精细化管理的应用情况，以期为医院改革发展提供助力。
1文书档案管理中应用精细化管理的必要性
文书档案管理是医院管理的核心工作之一。加强档案管理是提高医疗服务质量、保证医院正常运转的重要措施[2]。与普通医疗机构相比，综合性教学医院的工作性质有其特殊性，其文书档案具有以下显着特点：①文书档案类目多：综合教学医院不但肩负医疗职责，还承担着医学本科生、研究生和进修生等的培养任务;既要促进医院的发展，也要更好服务健康中国的宏伟目标。因此，其文书档案类目多，涉及医疗、教学、科研、进修生、人事、宣传、后勤等多种类目。②文书档案的数量增长快：为了更好地服务患者，改进和提高医疗质量，新型诊疗技术的引入、推广非常快，相应地，医疗业务的指导性和规范性文件快速增加;医院的快速发展、规模扩大和高服务质量的需求，对人才的需求和引进也呈快速增长的趋势，新进职工增加，人员的职务晋升和岗位聘任工作紧密，且职称、岗位涉及不同系列和类别，这些因素导致晋升相关文件资料的内容也非常丰富。③党建资料较普通医院丰富：由于综合性教学医院的公立医院性质和培养社会主义医学人才的职能，医院的党建工作须与业务发展并举，因此党务类文件资料也较普通医院更加丰富和完善。
综合性教学医院文书档案的上述特点，导致其管理存在一定的复杂性。传统档案管理的粗放式、被动式和经验式已不能很好的适应综合性教学医院改革和发展需求。因此，本文尝试将精细化管理模式引入文书档案的管理工作，力图使医院的档案管理工作更加细化、规范化和条理化，以进一步提高档案建设和管理的质量和效率，促进医院管理的改革和发展。
2文书档案的精细化管理模式
2.1完善管理制度，明确岗位职责 标准化是文书档案精细化管理的基础。标准化管理就是在档案管理中根据档案建设的整体需要，制定相应的档案管理内容与管理标准，对档案管理中的各项活动进行有效的规范。在精细化管理模式下，精细化管理的核心理念应融入档案管理的规范化制度建设中，保证档案管理的规范化，提高管理效率与水平。《中华人民共和国档案法》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案利用制度》及《档案归档制度》等档案管理制度规范是指导和开展日常工作的基础。我院以上述管理制度为纲，引领档案规范化管理，同时根据工作实际，制定并下发了《保密管理规定》等文件，进一步完善相应的管理制度和行业规范。在实际工作中，采取分块负责，责任落实到人，明确岗位职责和分工，奠定了精细化管理的良好基础。
2.2优化工作程序 档案管理的具体业务一般包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目检索、编研和提供利用8个业务环节[3]。各个环节相互关联、衔接有序。“精细”表现在管理的各个环节之中，每一个环节都不能松懈、疏忽，应该做到环环紧扣、道道把关，应从以下几方面入手，优化工作程序：①时间进程：各年度文书档案归档和管理工作是按上述8个环节依次进行的，各个环节的时间进程对下一环节都会产生影响：如收集整理的延后会导致编目、编研工作的滞后，接着也会直接影响档案的利用。由于综合性医院文书档案的复杂性和多样性，在档案的收集环节就需要和相关部门的密切沟通、相互配合，做到归档及时、资料全面。根据医院年度工作安排，向全院各部门统一规定每年度的资料收集、归档时限，档案管理部门做到及时提醒、追踪和跟进，以确保每年度新归档资料及时入档，保障后续编目、利用、编研工作顺利进行。②整理和鉴定标准的统一：由于各行业的工作性质和行业特点不同，文书档案的分类和利用侧重点也不同，档案管理部门须结合本单位的工作性质和行业特点，制定适合自身的归档范围和保管期限等标准和规定，进行档案的整理、编目和保管工作，从而保证高效的档案检索、编研和利用。结合医院各部门职能和工作实际，制定并面向全院下发了《文件材料归档范围和档案保管期限的暂行规定》，此规定对档案的归档范围、分类要求、保管期限等做了明确的规定，一方面指导各部门及时准确地收集归档资料，另一方面也为档案管理部门的资料整理、鉴定、保管等环节提供了统一的标准，规避了因档案管理人员变化而导致归档标准的变化，实现了档案管理规范的统一性和持续性，进一步保证了档案检索、编研和利用的高效性。③同一工作流程各年度间的比较：由于文书档案基本以年度更新，由此归档上呈现出年度的规律性。我院每年度的文书档案主要由上级各类文件、党字、院字、工字、团字几板块构成。归档过程中注重对相应内容进行年度间的比较，既可以更有效和规范地进行文档的整理和鉴定，也可以把握部门延续性工作的进程和变化，为下一步编研和查询工作提供帮助。
2.3引用科学的管理方法 综合性医院的文书档案管理非常强调工作的持续性、档案材料易于获取和利用。每个年度或一个约定阶段会有新的文件或资料需要归档入库。因此，既要对原有档案进行规范化管理和利用，也要利用规范化程序将新的资料归档。为实现这种循环跟进的管理模式，实现文书档案的精细化管理，我院将PDCA循环应用到文书档案的管理中： P：计划，根据任务的目标和要求，制定科学的计划。建立完善的档案分类管理办法和制度，制定年度工作计划，明确人员的岗位职责和分工;根据档案管理对电子化的要求，适时调整归档方案和要求，同时根据发展要求，增配相应专用设备。D：执行，进行具体运作，实施计划。依据档案管理制度和本单位具体要求，开展文件和资料的收集、归档、管理、利用和开发工作。C：检查，对管理的结果进行系统的总结和评价。针对档案管理、利用和开发中发现的不足，以及医院深化管理中提出的新要求，运用鱼骨图等检查工具，对现有工作进行梳理，及时进行深入学习和讨论，引进和完善工作程序和方法。A：行动，对检查阶段发现的问题进行改进。将上一个循环中发现的问题加以总结，及时改进现有工作，并将经过论证的改进措施列入下一循环的运行计划中，实现整个档案管理工作的上升循环。
需要注意的是：上述PDCA循环是文书档案管理的大循环，在大循环中，依据档案管理各环节流程，又进行小PDCA循环，如文档的录入环节，从文档录入的计划方案、具体录入过程、录入后的进一步检查及检查后的总结和处理构成一个小的PDCA循环，档案的整理、建档过程等亦如此。大循环中的一环又可分解为小循环来操作，环环有序运行。大循环和小循环的每一步环节均以PDCA的循环路线为指引，呈现出“大环套小环”的模式，有利于及时发现不同环节中存在的问题，第一时间得到改进和解决，在此高效处理过程中[4]，档案管理工作各环节节奏趋于紧密，工作流程更为清晰，见图1。
2.4结合数据化和信息化的管理手段
2.4.1双轨制管理 纸质文书档案和电子档案各有优势，促进纸质档案与电子档案的优势整合，提高融合价值是档案管理的发展趋势。纸质文书档案具有法律效力，但主要不足体现在保存耗费空间、容易发生折旧和破损，档案开发与利用效力较低。电子文书有档案检索快捷、信息高度共享，快递利用快等优势，但缺陷是利用安全性很难把控，且不具备法律效力[5]。2015年，国家档案局颁布了《纸质档案数字化技术规范》，为文书档案数字化管理提供了技术支持和制度保障，纸质与电子文书档案相结合的双轨制管理方式成为主导。档案管理突破传统单一的纸质模式的束缚，与电子文书档案相结合，实现文书档案纸质和电子形式同步归档管理，促使两种管理方式相互促进，整合各自优势，极大提高文书档案管理的标准化、规范化与精细化。
2.4.2 “大数据”的开发和利用 文书档案管理的意义在于为他人的使用提供更加便捷的搜索途径，从而充分发挥档案的作用与优势，这也是医院文书档案的价值所在。综合性教学医院档案管理的“大数据”理念注重对档案数据关联性的研究与探索，有效打破信息壁垒现象，破除“信息孤岛”顽疾[6]。为实现档案的综合、高效利用，我院在文书档案的收集整理过程中，对相关数据的关联性进行分析，对档案资料相关内容进行提炼、归纳与整合，编撰《医院基本情况》和《医院年志》等年度性刊物，既可精准掌握归档文件的完整性、及时性、延续性，提高档案管理质量，也实现了科室间高效的信息共享。
3总结
将精细化管理模式应用于文书档案管理中，随着该管理模式在实际工作中的不断融合和发挥作用，形成了一个较为科学有效的管理闭环：①精细化管理是一个持久、精进的过程，管理过程中需要把握细节，根据实际工作的特点和变化不断改进和完善。②档案管理人员对精细化管理理念和管理方法的认识和执行力、相关部门在资料归档和利用方面的配合和支持程度、上级部门对档案信息化建设的投入等因素，均会对文书档案精细化管理的成效产生直接或间接的影响。档案管理部门在发挥上述因素的积极影响基础上，严格遵循规范化的管理制度、标准化的工作程序，科学运用PDCA循环、双轨制、大数据管理等管理方法和管理手段，方能发挥出精细化管理模式在文书档案管理工作中的效应，极大提高文书档案的管理质量和利用效率，为医院的发展提供更好的信息服务。
参考文献：
[1]韩雪.精细化管理在医院管理中的应用[J].中国卫生标准管理，2019，10（1）：19.
[2]石绍忠.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].现代经济信息，2019（14）：77.
[3]楼淑君，钟小安.档案管理实务[M].重庆：重庆大学出版社，2014：7.
[4]韦香玲.医院文书档案管理中PDCA循环的应用[J].办公室业务，2019（14）：183.
[5]崔岱.医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值[J].兰台内外，2019（3）：57.
[6]张嘉伟.论精细化管理与公立医院档案建设[J].兰台世界，2016（3）：50-52.
收稿日期：2019-11-18;修回日期：2019-12-11
编辑/钱洪飞
