何渝军，刘宝华，赵 松，张晓华
(第三军医大学大坪医院野战外科研究所普外科，重庆 400042)
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各种社会活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声音、图像等不同形式的历史记录，是记录历史真实面貌的原始文献。临床教学档案则是医学院校和教学医院广大教师和学生及教学管理人员在教学实践和科研过程中所积累形成的具有保存价值的教学资料。它真实地记录了临床教学科研工作中的经验与教训，反映了医学院校和教学医院的职能和历史变化，对教学医院教学与科研的实施和改革都是不可缺少的珍贵资料[1-2]。临床教学档案包括各种与教学有关的规章制度、教学大纲、教学计划、医院和科室教学安排、教学活动记录、教学质量控制、教学工作总结以及教员档案、发表论文情况、学术会议获奖情况等资料。一个教学单位档案的完整性、条理性以及全面性能够反映出一个教学医院和科室教学水平。
1 重视教学档案建设的重要性
教学档案作为教学评估指标体系中的主要资料和依据，在教学评估工作中起着十分重要的作用。临床教学档案是医学院校档案建设的主要组成部分，其建设和管理好坏体现了学校和医院教学和管理水平，并且直接影响到教学评估的结果[3]。但长期以来许多临床科室存在重临床轻教学的思想，对教学档案的建设和管理不够重视，认为与繁忙的临床和教学工作相比，教学档案的管理不是工作重点，思想上未予以足够的重视，导致教学管理无计划性，以往的一些教学资源也得不到充分利用，从而影响了教学质量的提高。因此首先要在思想上有一个较高的认识，作为一个承担临床实践教学任务的医院和科室，只有在平时做好教学档案资料的收集、整理和归档等工作，按照本科教学评估要求，本着以教学服务为中心，应用现有的信息技术和管理设备进行科学的管理，才能在教学评估期间提供出真实、完整、详细和系统的档案资料。同时通过对教学档案的回顾、分析，才能对比、查找问题，开展教育改革，进一步提高教学水平。本院在迎评的前期阶段加强了档案建设和管理的宣传力度，通过多种方式和渠道，提高临床科室人员，尤其是医院和科室领导对档案工作的认识和重视，让所有的教员和管理人员了解、参与到日常档案建设中。
2 建立规范的档案建设体系
如何系统而全面地反映平时的教学工作开展的情况，要解决这个问题，就必须建立规范的教学档案体系。临床教学档案的建设主要包括[4-5]：(1)各级教育主管部门有关教育法规、条例、指导性教学文件及通告；(2)医学院校制订的各项教学规章制度和相关教学文件；(3)教学基础建设的各种规划和计划，如各种教学见习实习大纲、科室教学计划、见习实习实施记录、教学工作总结、考试成绩统计以及教学器材设备的规划等；(4)课程安排表、学生考试成绩以及各类教学活动记录等；(5)使用的教材、参考教材、自编教材(或讲义)、见习实习指导、教学参考资料等；(6)教师业务档案，包括教员档案、教员教学质量评议表、见习带教评议表、教案、讲稿、教师培训材料、教师考核资料、教师授课统计表、论文论着、研究生学位论文、教学成果、获奖材料等；(7)教学检查材料、课程建设自我评估材料、教学工作会议记录、教学整改计划等；(8)多媒体课件、幻灯片、录像带、挂图、教具等。在具体工作中，应根据医院和科室实际情况将上述资料进行分类归档管理，分别建立教学文件、教学内容、教学和课外活动、教辅材料、教员档案、考试题库等多个专题目录。同时根据档案的利用价值，确定教学档案管理不同的保管期限(永久、长期、短期)，对重要的内容进行复印、扫描、录入等处理，这也为日后教学总结和资料查找提供了方便。
3 建全临床教学档案管理制度
制度是一切工作得以顺利进行的保证。教学档案的建设和管理工作同样也需要有完善的管理制度，对主管教学的相关领导、相关教学档案制作者和档案管理人员都应有相关的制度加以约束。各种有关教学档案收集管理、档案管理人员准则等规章制度是做好教学档案工作的保障，学校和医院档案管理部门应明确各级各类人员的任务和职责，把档案收集、整理和归档工作纳入教学计划和教学管理制度，纳入各级教学和管理人员岗位责任，并作为考核教学质量和管理水平的标准之一[6]。医院教学主管部门应定期检查教学档案建设和管理工作，科室也应该主动接受档案管理业务部门的指导，使教学档案管理工作不断得到提高。同时教学管理部门应加强教学档案管理人员的配置和所需经费、设备的投入，加强平时的教学管理工作，保证教学档案建设和管理的质量，真正做到教学档案管理的制度化、正规化。在遵循教育部、总后勤部、学校和医院有关档案管理法规、制度基础上，结合本科教学任务重，学员实习见习人数多等特点，设置了教学秘书专门负责科室教学档案管理，施行专人专职管理。根据学校和医院组织的多次自评报告、预评估总结和专家评价意见等，及时对各种资料进行分析、调整、完善和归档，这些都为以后的评估奠定了基础，也大大丰富了档案资源。同时将教学档案从过去单一的纸质管理方式向多元化管理模式转变，利用计算机的诸多优点，建立了教学档案目录输入系统，并将重要的教学资料按目录以电子档案的形式保存，这样既提高了工作效率，又为资料的检索提供了方便，还避免了传统的资料变质、损毁的问题。
4 加强档案管理人员培训
档案管理理论是一个不断探索、不断更新和完善的过程，只有通过不断培训才能跟踪最新知识，掌握管理技能，提高业务水平。档案管理人员不仅要熟悉档案管理业务，还要掌握本专业的相关知识；不仅要掌握传统的手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能；同时还要具有主动敬业、勤奋好学的精神。提高人员的业务素质是搞好档案建设必不可少的条件之一，要使教学档案工作更好地适应教学管理的需要，负责档案管理的专职人员和教学组长及教员应努力提高自身的档案业务素质，学习档案的专业知识和管理技能。学校和医院的档案管理部门应经常组织各种形式的培训学习，使科室档案管理人员的业务水平不断得到提高[7-8]。本院近年来多次组织档案专业人员和教学督导专家对医院相关教学档案建设和管理人员进行业务培训，分析查找问题，并对临床教学档案收集、整理和归档范围及细节进行适时调整，督察整改工作的完成情况，定期总结、讲评。同时利用学校校园网络的优势进行档案和微机管理等相关知识的宣传和培训，医院不定期地组织优秀教学档案及典型教案的观摩活动，将先进教学档案管理经验大力推广，对存在的问题进行分析整改。通过培训，本科教学档案管理人员和教学人员的业务素质得到了明显提高，构建了自己的教学档案管理系统，利用计算机系统地完成了教学档案的收集和管理，通过归档、借阅、检索、题库组卷等工作，积极主动地为临床教学科研服务。
5 以评促建，以评促改，评建结合，重在建设
本科教学评估目的是通过评估促进学校教学管理，深化教学改革，提高教学质量。教学档案的建设和管理也应该体现以评促建，以评促改，评建结合，重在建设的原则[9]。本科历来都非常重视临床教学工作，但过去在教学档案的建设和管理方面还存在不少问题，虽然在评估准备的前期阶段也做了大量的准备工作，但由于过去留下的记录资料不多，也不健全；同时存在“应付检查”的思想，所以对于档案管理的重要性和长期性认识不足。在学校和医院的多次检查和整改后，科室领导和教学人员对教学档案管理的意识明显增强，加大了对档案建设和管理的力度。设置了专人负责档案收集、整理、归档、录入等工作，明确了各级各类人员的任务和职责。切实落实将繁琐的工作细化在每一天的教学工作中，日积月累，每个月或每个季度都对资料进行整理。同时积极筹集落实经费，购置专用档案柜、计算机、投影仪等相关仪器设备。本院建立了以教学督导专家为主体的教学档案质量检查小组，根据不同体系和目标，制订了档案质量标准，定期检查，并将检查结果记入科室和相关人员质量考评成绩。本科通过各级领导、兄弟科室的预评估、学习参观，不断改进不足之处，学习其他单位的长处，结合本科室的特色，加以改进、创新，并顺利通过本科教学评估。通过本次教学评估检查，推进了本科教学档案管理工作标准化、规范化和科学化建设，档案质量也明显提高，这些资料为今后的教学工作也提供了很大的便利。
总之，临床教学档案的建设与管理是一项长期的工作，面广量大头绪多，要提高认识，根据医学院校和教学医院信息需求重点和特点，努力做好教学档案信息收集和开发利用，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究、教学工作考核评估等各项工作中的作用，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和科学化。
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