吕琳琳
（泰州机电职业技术学校，江苏 泰州 225300）
一、问题的提出
作为我国档案事业重要组成部分的学校档案工作，实施目标管理是必然选择。这不仅仅是学校档案工作外界环境的必然要求，更是学校档案工作发展的内在要求。学校档案目标管理的评估体系的完备性要求涉及组织管理、设施设备、基础业务、开发利用四个方面，抓好了目标管理工作，无疑有利于明确档案部门和档案员的职责，有利于调动其工作积极性，有利于通过对照目标体系发现不足和改进工作，事实上就等于抓住学校档案工作的关键纲目。
目前不少学校领导对档案管理不够重视，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业。依法归档的意识不强，基层的领导不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响到收集工作的开展。教职工依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接、明显地危及国家、人民的人身和财产安全，给国家、人民带来直接、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员多番催促。
二、问题的解决
（一）树立以人为本的管理理念
要建立一套更具人性化色彩的管理机制，重视和了解档案馆中每一个工作者的个性、需求与期望，在管理者与被管理者间形成一种互相尊重、协调合作的关系，使被管理者能够积极主动地配合管理者实现管理目标。要建立相应的激励机制，鼓励员工施展才能并为他们提供更多的机会，充分调动每一个人的主动性和创造性，通过个人潜能的发挥和自我价值的实现促进档案馆的全面发展。学校档案馆要推行真正的知识管理，就必须努力促成员工与组织之间的高度和谐，共同发展，因为档案馆整体创新能力的提高必须借助于每一个成员知识的积累、更新和开发利用，以每个人的点滴进步汇集成档案馆的整体提高，将是知识经济时代档案馆发展的必经之路。
（二）不断提高档案工作者的业务素质
做好档案工作，需要档案管理人员掌握的知识门类较多，不仅要涉猎文书、基建、财会、音像、照片等相关知识，而且要具备现代管理知识，即要求档案工作者要具备较宽广的知识面。要做一名新时期的合格的档案管理工作者，就必须树立终身学习的观念，不但要熟练掌握档案管理的各种专业知识，而且要不断学习和掌握其它知识，如政治、经济、文化、科技、法律等知识，以提高收集、处理、传播信息的能力。随着计算机的广泛应用和电子档案水平的不断提高，档案管理工作者还要具有较高的电子计算机软件技术和外语应用能力，迅速提高适应形势发展要求、满足学校工作需要的各种能力。学校要注重提供拓宽档案人员的视野的机会，鼓励档案管理工作者参加档案编研专业培训班的各种业务培训，加强与有关部门的学习、交流等，使档案工作者有更多机会接受新知识、新理论、新观念。
（三）加强档案工作目标管理
目标管理的实施阶段是学校档案工作目标管理取得成效的关键环节，是目标执行过程的控制管理。那幺，怎样搞好学校档案目标管理方案的实施呢？
学校实行档案目标管理，一般要经历确定目标、实施目标、评价目标成果三个阶段。首先，要搞好学校档案馆内的定员、定编和定岗，具体工作能够量化的要尽可能量化。如在收集、整理、着录、编研等程序上实行定额、定量、定人；对调阅人次、卷数、咨询服务等无法分解量化的工作，可采取岗位责任制的方法进行管理。其次，要建立健全学校各类档案管理制度、工作程序、岗位责任制，并建立相应措施。如：可制定季度、年度目标执行进度表，建立季度考评、年终考评的目标实施检查制度。目标实施检查细则包括目标项目、目标量化值、对策措施、时间进度、负责人和实施人员、考核标准及检查人。这样可以监控目标管理方案实施的全过程，发现问题，及时纠正偏差，使各档案馆、各类档案人员都能明确各自的目标责任和实现目标所必须的权限。最后，要各负其责，实行分权化管理。目标即定，分工明确，从校领导、馆领导到档案员，都要明确自己在实现总目标中应负的责任；领导要放手，委以权限，让他们在权限范围内承担责任，上下级之间形成责任连锁；每一个档案员都为实现目标而进行自我约束、自我管理，共同实现目标。
（四）提高档案管理的信息化水平
计算机辅助档案管理是学校档案管理的趋势。但这一管理形式并没有形成应有的理论和程序，加之各学校档案管理工作千差万别，有效利用学校计算机系统推进档案的数据化管理应结合学校的具体情况有效、有序地实施。
根据国家有关标准，对档案内容进行分析、加工、组织，最终将原始档案信息转换成适合输入到计算机存储的信息形式，是应用计算机进行档案目录检索、档案信息输出的基础和前提条件。因此，现代档案工作人员不能局限于传统的收集、整理、归档，而要熟练操作计算机，规范准确地使用档案管理。要建立目录检索、主题词检索、分类检索、题目检索、时间检索、音序检索等多种检索系统。在建立过程中要注意准确性、连续性，保证电子档案的系统性。要注意对收集的信息内容定期进行补充、校正。可以直接从各处室收集整理资料，以减少工作的重复。电子档案管理不能替代传统的纸质档案管理，只有做到档案基础工作与档案现代化兼顾、传统管理与现代管理并进，才能利用计算机实现真正意义上的现代化档案管理。
（五）注重档案管理规范化
规范化管理档案的前提是建立、健全档案管理制度，保证文书工作的规范化，力求及时、准确、安全、高效。要进一步完善和规范收文处理的程序：签收、登记、审核、拟办、承办、催办、归档，要按部就班，井然有序，体现整理工作的及时性、准确性。同时还要将档案工作做在平时，及时做好档案材料的收集、整理、规范，做到及时收集、有序存放、定期归档、多次核对、年终汇总。
对于特殊类型的档案材料要实行定期整理，为每年一度的文书立卷归档工作奠定基础。例如，一些重要文件：规定、制度、请示、报告、处分、决定、总结、人事任免，等等，在制发的同时，还要留下两份进行归档。上级下发的文件办理完毕后也要对号入座，随时归档。为了便于随时查考材料，凡是每年移交给校档案室的档案，都要保留一套副本。对于一些教育教学材料要定时与各科室联系，将有关短期内形成的材料收集，以免造成档案材料不必要的损失。
（六）不断提高档案利用水平
为学校的中心工作服务是档案管理的最终目的。就学校档案部门来讲，仅仅为学校重点工作提供文件资料是不够的，必须提供将档案信息深加工的编研材料，使利用者不必亲自查阅大量的档案原件就能获得全面、简洁、准确的信息内容，为领导决策、教育管理、教学实践等活动服务。要做好这项工作，应从以下几方面进行创新：一是改变档案编研工作机制，要出精品就必须有高素质的编研队伍，单靠档案人员自身的力量是难以实现的，而通过“开门”搞编研，档案部门可以更加主动地参与学校各项管理，了解各方面信息，从而使服务工作进一步贴近学校中心工作。二是选择编研课题要“适销对路”，注重现行效益。档案编研要结合本单位的实际需要，有计划、有目的、有节奏地进行，要按照先易后难、急用先编、照顾现实、考虑长远的原则，选择的编研课题要对现实工作有指导性。可以多搞一些短小精悍的编研成果，以快报、简介、图表等形式出现，更好地服务学校当前的工作需要。三是编研工作必须围绕学校中心工作进行。这工作的关键就是选题，题目选择是否恰当关系到整个编研成果的价值大小。
另外，档案管理人员要经常学习《保密法》，以安全保密法规为准则，完善管理办法，采取有效措施，处理好保密与开发利用的关系。凡涉及政策性保密和知识产权保密、组织、人事、财务等工作的，都要求十分注意保密问题。因此，档案管理必须做好保密安全和保密鉴定工作，档案的自动化、信息化处理和利用更要重视安全保密问题。
在知识经济时代，档案管理走向知识资源管理，不仅仅能达到学校档案管理的预期目的，还将带给学校新的价值。这种转变可以提高领导的决策质量和决策效率，及时地把相关的知识信息配置在决策的各个环节上，使决策的质量和效率得到有效的保障，这种知识资源管理通过知识的沉淀使学校的办学水平提高有了稳固的基础，通过应用和创新使学校更具竞争性。
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