方燕辉
摘 要：高速公路建设项目档案归档管理是项目建设、管理各个阶段档案归档的全过程，在高速公路建设和同步管理运营中发挥重要作用。对于一个工程来说，如何规划档案的收集和整理，持续有效、完整、规范、准确的完成相关工作，更好地服务于工程项目的建设和高速公路后期维护是十分重要的。本文结合本人在高速公路建设项目资料同步收集、整理、归档的实践工作经验，认真思考分析高速公路建设项目资料收集、跟踪管理等存在的问题，提出本人的一些见解和对策。
关键词：高速公路建设;档案归档;跟踪管理
前言
高速公路建设项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。它客观反映了项目建设阶段的全过程，是全面识别项目质量优劣，项目的监督管理，以及确定未来事故原因的主要依据;还对项目的日常运作和未来道路的标准管理、维护、改建工作具有重要基础保证作用、凭证作用和法律作用。因此，高速公路建设项目资料的收集整理归档工作是十分重要的基础性工作，也是高速公路发展规划、建设施工的重要保障，只有做好高速公路建设项目资料收集、跟踪归档管理工作才能确保项目档案发挥更好的利用服务，支撑项目发展需求。
一、高速公路项目建设及项目档案管理现状。
高速公路建设项目具有投资大，涉及面广，参与单位众多，质量技术要求高，工期跨度长的特点。因此，在整个项目建设过程中产生的文件材料门类丰富且复杂多变，由于人员流动性大，施工单位文件资料收集、同步管理不到位，导致文件资料来源分散，形式不一，收集不全。
（一）参建单位多，人员流动性大。一条完整的高速公路建设项目，经常有几十个单位参与项目建设。项目档案管理贯穿整个项目建设过程，包含前期管理、审批文件、勘察、设计、施工、监理、运营等。负责各单位档案工作的人员经常变动，大多数单位在人员变动时文件资料交接不够全面彻底，容易造成文件材料的丢失，对项目文件的收集归档、查询利用带来不便。同时，建设项目档案的形成，很多都需要各单位在工程管理过程中协调完成，各单位存在未将工程施工过程和档案整编结合起来，档案日常管理不规范，导致文件资料收集整理滞后、不及时，加之档案人员经常变动，大大增加了文件资料收集归档的难度。
（二）建设周期长，档案数量庞大。从项目建议书，项目审批，立项，征地拆迁，招投标，勘察设计，施工监理，交付验收，试运营到最终竣工验收，高速公路一般持续4年左右。加之高速公路建设项目程序环节多，专业性强，产生的文件资料数量多，如何能根据项目的性质进行区分、筛选和收集，实现完整、科学有效的整理保管，成为一项庞大而系统的工作。
（三）专业性强，档案人员对工程建设业务不熟。文件资料的齐全完整性是在文件形成时就应该注重的，否则之后很难查找补缺。档案人员对工程建设业务不熟，导致整个项目档案缺乏全面的规划，数据的形成和组织没有严格按照相关的规范和标准实施;高速公路建设项目的许多参建单位主要收集和组织自己的工作数据，从格式到数据标准不尽相同;同时高速公路建设项目本身具有阶段性、专业性和长期性等特点，档案的形成保管比较分散，容易导致文件材料较难系统性的收集和维持有机联系。诸多因素合在一起，最后导致项目档案分类不科学、收集不齐全、整理不规范，从而影响了高速公路建设项目档案的整体质量。
（四）档案门类、载体的多样性。高速公路建设项目不仅产生大量的文书、会计、科技纸质档案，还会产生其他门类及载体类型的档案，如照片，录音，视频，磁盘和光盘等。
二、高速公路项目建设档案管理目前普遍存在的问题。
（一）项目参建单位未充分认识档案工作的重要意义，对档案管理工作不重视。参建单位主要关注的是项目的进展、质量和目标工期上，很多单位领导认为档案管理工作并不重要，在档案管理工作上缺乏应有的关注，没有建立相应的档案管理制度与档案业务人员奖惩机制，导致项目管理和文件资料管理脱节，在项目即将完成时仍然存在突击收集、整理档案的现象。
（二）档案管理机构不健全，人员不到位。由于各种原因，有些工程建设单位没有设立专门的档案管理部门，没有专职档案人员，没有建立相应的管理网络，也没有专门的档案库房和设施。有些参建单位配置了档案管理相应的机构和人员，但未落实到具体档案工作中，分工不明确，没有监督管理，形同虚设，从而导致档案工作未落实到位。
（三）文件资料收集不齐全，信息化程度不高。由于有些高速公路项目未把档案工作纳入合同管理，导致参建单位不重视档案工作，档案管理和项目管理不同步，人员到位不及时，文件资料收集不齐全;有些高速公路项目未配置档案管理软件，档案信息化、数字化工作未开展。
（四）档案工作人员业务素质需要提高。高速公路建设项目档案管理工作具有专业性、行业性的特点，档案工作需要专业人员负责。在项目建设中，经常涉及完成图纸的编制和数据的专业分类、施工规范技术表格的填写、文件的归档等。所以从事公路交通行业的档案人员，专业素质要求比较高，即要懂档案管理业务，又要懂公路工程专业技术;另一方面参与高速公路建设项目的档案工作人员缺乏专业的教育培训，造成档案工作者不了解档案的价值，不了解高速公路档案相应的行业标准及规定，对新时期档案管理知识掌握不够，缺乏对档案安全性和保密性的重视，导致档案收集不及时，组织不规范，保存不完整，保密工作不到位等情况。
三、做好高速公路建设项目档案工作的几点对策。
（一）建立健全档案管理机制体制。高速公路建设项目前期，应当设置合理的档案管理机构，成立档案工作领导小组，建立档案管理网络体系，明确责任分工，实现统一系统管理;同时项目建设，勘察，设计，施工，监理等单位也应明确项目档案工作责任人，并建立管理机构，将档案工作与项目建设同步规划、同步部署、同步推进、同步落实，同步监督，形成档案工作联合管理同步模式。
（二）制定相应的档案管理制度。档案管理机构和管理网络建立后应当制定一系列的档案管理制度，如档案工作人员职责、档案收集归档制度、档案查借阅制度、档案安全保密制度、档案库房管理制度等等。同时应当制定项目竣工档案编制办法、项目档案实施细则，具体内容应明确细化，标准清晰，可以项目前期，设计阶段，施工阶段、竣工阶段为基础进行具体规划，分阶段进一步细化档案工作内容、明确标准，从而使整个建设项目档案工作思路清晰、内容具体、标准明确，有据可依。
（三）提高档案从业人员责任意识，加强业务知识培训。项目档案工作领导小组要认真谋划，精心组织分管项目档案的管理者、档案从业人员及相关工程人员进行定期或不定期的档案知识学习培训，可以聘请行业内档案专家学者开展学习培训，也可以组织档案相关人员到行业内档案工作做的扎实的单位进行考察学习交流。学习培训应注重档案管理和工程技术相结合，使工程技术人员了解档案业务知识，档案管理人员了解工程建设专业知识。在加强业务学习的同时，档案工作者应与时俱进不断学习档案现代化管理理论和方法，做好档案信息化、数字化工作，全面提高自身综合素质。
（四）加强档案实体安全的保管保护。参建单位要按照项目档案安全保管制度，完善应急预案，做好档案安全保密工作。项目档案数量多，主要以纸质材料为主，而且大多数是唯一的纸质文件，是不可再生的资源，所以档案实体的安全是档案管理工作的重中之重。档案的安全管理范围主要包括纸质文件资料、电子文件资料的保管保护，档案库房的安全管理。要建立项目档案安全管理网络，为档案实体提供必要的场所、设备和资金保障，尤其要确保档案转移过程和储存阶段的安全，防范丢失和损坏。应由固定人员进行定期、定点检查，以防止发生档案安全事故。
（五）加强档案工作的日常监督，提高档案管理人员在项目建设中的地位。
档案工作要纳入项目合同管理，分阶段组织档案检查和验收。档案人员要严格按照项目档案的技术标准和规范要求，了解项目进展情况，积极监督和配合设计、施工、监理等参建单位，做好项目档案工作，把好质量关，不接收不符合要求的文件资料，对档案工作不到位的单位可以按照合同实施处罚，力求做到接收的档案真实、完整、准确、规范、系统。
（六）提高档案信息化管理水平。项目档案的信息化管理是指采用计算机及应用软件对项目建设文件的分类管理、检索和利用，以解决手动组卷误差率高，难以统一规范的问题。项目参与单位应统一配备档案管理应用软件，在施工过程中，项目的综合管理文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工文件等都应全文数字化，确保所有文件和文件目录都记录到档案管理应用软件中。
综上所述，高速公路建设项目资料的收集整理归档工作是十分重要的基础性工作，也是高速公路发展规划、建设施工的重要保障及组成部分，只有做好高速公路建设项目资料收集、跟踪归档管理工作才能确保项目档案发挥更好的利用服务，支撑项目发展需求。同时，高速公路项目档案管理工作是一项涉及面广，专业性、技术性强的工作，只有不断提高档案意识和管理水平，才能确保项目档案真实、完整、准确、系统、安全、有效。
参考文献
[1]关于高速公路建设项目档案控制与管理探讨，黄建科
[2]简议高速公路建设档案信息化管理的重要性及其措施，刘先型何春侃
[3]浅谈公路档案信息化建设，付文宇
