胡桂萍
黑龙江省残疾人康复中心
如何加强事业单位档案信息化建设
胡桂萍
黑龙江省残疾人康复中心
在社会和经济快速发展过程中，我国事业单位档案数量急剧增加，同时对档案信息的需求量也随不断增大，在这种情况下，传统的档案管理模式已无法满足当前事业单位发展的需求，信息化技术开始在档案工作中广泛应用，因此事业单位需要加快档案信息化建设，提高档案的信息化和数字化水平，为档案的开发利用奠定良好的基础。文中分析了事业单位档案信息化建设中存在的问题，并进一步对加强事业单位档案信息化建设的措施进行了具体的阐述。
事业单位；档案管理；信息化建设；问题；措施
随着科学技术的快速发展，档案信息化已成为档案管理工作发展的必然趋势。作为事业单位，由于档案数量十分庞大，因此更需要探索档案信息化建设步伐，加快提升档案信息化水平，为档案事业的健康发展起到积极的推动作用。
一、事业单位档案信息化建设中存在的问题
（一）对档案信息化建设缺乏重视
由于对档案信息化建设单对事业单位带来的便利性和科学性缺乏深入的认识，这就导致事业单位档案工作在开展过程中对信息化建设重视不够，档案信息化建设许多工作都流于形式，缺乏深入性和细致性的工作，从而导致当前事业单位档案信息化水平不高。
（二）事业单位的档案信息化程度有待加强
目前我国大部分事业单位都进行了档案信息化建设，但仍然存在档案信息化程序不高的问题。在档案信息化建设过程中，虽然对信息都进行了录入，但在时间不断推移过程中，信息更新缺乏及时性和有效性，档案信息化系统中的信息无法与真实的反映出事业单位档案信息，这对事业单位各项工作的顺利开展带来了一定的阻碍。
（三）事业单位档案工作人员综合素质不高
当前事业单位档案管理人员普遍存在综合素质不高的问题，无法满足档案信息化建设的需求。在档案信息化建设过程中，并没有对档案管理人员进行针对性的培训，这就导致档案管理人员信息化技术水平不高，在对档案信息化管理工作中，缺乏熟练度，对先进技术缺乏有效的了解。另外，部分事业单位档案管理人员还存在兼职的情况，而且人员年龄普遍偏大，对新技术接受能力较差，这在一定程度上制约了事业单位档案信息化建设。
二、加强事业单位档案信息化建设的措施
（一）加强对档案信息化的重视
事业单位要想全面推进档案信息化建设，这就需要事业单位从领导至员工都要认识到档案信息化建设的重要性，并以实现档案信息化为各项工作的开展目标，做好宣传和培训工作，使全体员工及时补充档案信息化方面的知识，正确认识到档案信息化建设对事业单位各项工作的开展所带来的便利性及实质性意义，从而更好的推进档案信息化建设工作的顺利进行。
（二）加强档案信息化的硬件建设
在事业单位档案信息化建设过程中，档案管理人员作为信息化工作的主体，而硬件设备作为档案信息化建设的重要存储载体，为了能够有效的提高事业单位档案信息化建设水平，需要加大对硬件建设的投入力度，确保设备配备的齐全性，同时还要及时对设备进行升级和更新，使事业单位档案能够具备足够的存储空间，以此来降低存储风险，保证档案信息资源的安全。特别是在选取备份的硬盘设备时，需要选择性能好、具有较强稳定性和抗干扰能力的设备，这样的设备使用的寿命能够得到保证，有利于档案资料保存的安全。
（三）制定详细的档案信息化建设方案
我国的每一个事业单位都拥有着不同的经济基础与实际需求，所以在进行档案管理信息化时，事业单位要根据自己单位的实际情况，制定一套建设规划，采用规划方案实行本单位的档案管理信息化建设。此外，在事业单位进行档案管理信息化建设过程中，要时刻保持灵活并且注重可扩展性，要为长久的发展和需要打下基础。同时，为了让事业单位的发展能够得到满足，在信息化建设时，要将信息化管理的管理模式，通过网络进行构建，让方案一目了然。有条件的事业单位，可以专门建立一个以网页为主要形式的档案信息网站，通过这个网站，让相应的档案信息服务，能够提供给自己的客户或者相关人员，从而实现真正的网上办公。
（四）保证档案信息的连续性
在档案信息化建设过程中，在对信息录入时，需要严格按照相应的顺序进行，避免出现断篇跳章的问题，以此来确保档案信息的连续性。在对信息进行转化更新过程中，需要做好旧档案的整理工作，并根据资料的有效联系来对其进行归档。在对档案进行复制时，需要做好档案信息备份工作，避免档案信息出去失真及丢失等风险。对于档案现有的纸质档案，需要加快对其进行电子化处理，为档案连续查阅奠定良好的基础。在档案信息化建设过程中，需要做好档案信息的备份工作，以此来有效的保证档案信息的连续性。
（五）提高档案管理人员的素质
事业单位在档案信息化建设过程中，需要努力提高档案管理人员整体素质，只有档案管理人员自身能力得到加强，才能更好开展各项档案工作。首先，需要强化档案管理人员信息意识，认识到档案信息化建设对事业单位发展的重要性，以此来提升对档案信息化的重视程度。其次，事业单位需要制定科学合理的档案信息化培训计划，针对档案管理人员自身的实际情况来采取切实可行的培训内容，有效的提高档案管理人员计算机水平，使其对信息获取、分析、提取和评估能力有所提升，正确进行各项操作，保证档案信息化建设各项工作的顺利开展。另外，档案管理人员还要不断强化自身知识和经验的积累，努力提高档案信息化处理能力，进一步提高工作效率，降低自身的劳动强度，使其有时间和有精力对档案工作进行深入研究，提高档案管理水平。
三、结束语
总而言之，在当前我国经济快速发展的形势下，事业单位必须也必然要进行档案管理的信息化建设，并且要加强对信息化建设的重视，及时对相关人员进行培训，同时制定合理科学的建设规划，保证资金充足，努力提高档案管理人员的整体素质，从而为事业单位档案信息化水平的提升奠定良好的基础。
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