王孟军
吉林省洮南市婚姻登记处
民政社会救助档案的管理体制以及原则探究
王孟军
吉林省洮南市婚姻登记处
社会救助是保护社会群众自身利益的最后防线，在中国特色社会主义的构建中有着重要作用。在进行社会救助中，随着救助人员的增加，相应的文件资料数量也会随之上涨，对于如何解决民政社会救助文件资料的繁杂、缺失、整理难的问题，是现阶段档案管理人员必须要关注的问题。基于此笔者结合多年的档案管理经验，对民政社会救助档案管理体制及原则进行具体分析。
民政社会；救助档案；管理体制；管理原则
当前，在构建和谐社会的大背景下，使人们更多的关注点走向社会救助问题，社会救助体系建设正在成为现代社会保障体系的核心内容。按照《关于加强民生档案工作的意见》相关内容，将社会救助档案管理工作纳入社会档案构建的范畴，同时该项工作在社会发展中占据着重要作用。本文首先对民政社会救助档案进行分析，其次结合相关实践经验，对档案管理体制与原则进行说明。
一、对民政社会救助档案的分析
第一，含义。从广义的角度进行分析，民政社会救助档案的含义为：民政政府在执行救助活动中，所产生的文件资料，其中包含文书档案和会计档案以及专科救助档案等；从狭义的角度进行分析，民政社会救助档案的含义为：社会群众救助文件资料，其中包含社会最低保障救助资金和低收入人群医疗救助资金、孤独残障人士供养资金与特殊人群救助资金、灾后救助资金以及灾后重建资金等，民政有关人员，根据审核、管理等方式，对民政社会救助档案进行记录与归档。
第二，特点。首先，按照性质的不同，包括基本救助和专项救助以及临时救助等；按救助主体的不同，包括城乡居民和农村五保人员、灾区人员以及乞讨人员等。其次，按照救助档案管理部门的不同，包括县政部门和乡镇部门、街道办事处以及居委会等。再次，民政社会救助档案是政府开展各项活动的有利依据，其中涉及众多的数据信息与文件资料。最后，所有的文件档案都具有申请、审批以及日常管理等多项资料，除乞讨人员救助档案。
二、民政社会救助档案管理体制及原则
（一）民政社会救助档案管理体制
从本质上来讲，民政社会救助档案是专属档案的一种，档案管理主体一般为民政机构管理人员，同时国家政府档案局具有依法指导和监督的权利。在此过程中，省（市）档案局、民政局二者之间需对各自范围内的档案救助管理工作进行严格监督，并结合本省或本市的实际情况，对民政社会救助档案管理体制进行制定，其中乡镇部门、街道办事处以及社区救助站需采用专业的档案管理人员，对社会救助档案进行管理，否则会因管理人员的操作不当，造成救助档案数据资料的缺失以及遗漏等。
（二）民政社会救助档案管理原则
第一，依法原则。由于民政社会救助档属于专业档案，虽然缺少相关法律、法规等法律文件的支持，但是在相关档案管理制度制定过程中，是由国家民政部、档案局共同协作完成，因此在进行社会救助档案管理工作中，需按照标准的流程，对管理人员的行为进行规范化管理。
第二，分类原则。在社会救助档案管理过程中，对于特点、审批以及资金发放等流程相同的档案，应对进行统一管理，例如：灾后救助档案和临时救助档案、城乡医疗档案与农村五保档案等；对于乞讨人员救助档案，由因为乞讨人员的档案是由救助站完成，所以，关于该部分档案管理工作，需建立专门的社会救助档案管理制度。对于社会最低保障救助档案，由于具有复杂、流动性强的特点，在档案制度制定过程中，应结合《关于加强最低生活保障档案管理的通知》，针对实际档案管理工作中的难点与重点，制定符合社会发展的社会救助档案管理制度。
第三，分级管理原则。按照救助工作整体结构的不同，对各层次救助部门的责任进行明确划分，其中省市民政机构的职责为：对社会救助档案管理工作相关文件的检查以及监督；乡镇部门、街道办事处以及社区救助站的职责为：实施具体的社会救助档案管理工作。
三、关于民政社会救助档案保管、利用、移交等问题
（一）民政社会救助档案保管问题
目前我国救助档案主要由县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站保管，尽管各单位的条件有所差别，但应积极创造条件，使救助档案的保管达到“七防”要求，即：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。保管期限，应按照救助管理机关和救助对象以及社会利用的实际需求，实行短期保管。具体说，乞讨人员救助档案保管时间为5年；日常管理档案保管时间不应低于5年；其余救助档案保管时间均不应低于3年。
（二）民政社会救助档案利用问题
关于社会救助档案，由于涉及到居民的个人隐私，因此，只限于社会救助档案管理部门与救助主体享有依法查看的权利，而政府监理单位或上级部门想要对部门救助档案进行查看，需办理相关查阅手续，并按照社会救助档案管理部门的规定进行规范性查阅。
（三）民政社会救助档案移交问题
对于保管时间较短的社会救助档案，档案管理部门无需考虑档案移交问题，只需在保管期限已满时，按照规定程序进行销毁即可；对于具有历史价值的社会救助档案，在期满后，可由国家政府档案馆对其进行管理，同时做好相关社会救助档案移交资料。
结束语
总结上文，通过上文对民政社会救助档案管理体制与原则的分析，发现在档案管理过程中，应采用规范的制度为标准，才能保障档案的完整性以及合理性，在此过程中，档案管理部门只针对保管期限内的档案存在保管义务，对于超出期限的档案享受定期销毁、鉴定的权利，而对于具有历史价值的民政社会救助档案，可由当地政府的综合档案管理部门进行管理。
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王孟军（1966-），男，吉林省洮南市人，本科学历，现任洮南市民政局福彩中心职员。
