朱小刚
【摘 要】合同管理是企业经营管理中必不可少的一部分，要做好合同管理，笔者经过实践积累，总结出“职责-流程-要件-文本”相融合的合同管理模式，构建合同管理的框架，建立合同管理的流程，规范签约呈批的要件，制订全面详尽的文本，在此基础上规避法律风险，确保经营合规，维护企业权益。
【Abstract】Contract management is an indispensable part of enterprise operation and management. In order to do a good job of contract management， through the practice accumulation， the author sums up the contract management mode based on the integration of “duty-procedure-elements-text”. The framework of contract management ， the process of contract management， the elements of contract approval and the comprehensive and detailed text are established. On this basis， the legal risk is avoided， the operation compliance is ensured， and the rights and interests of the enterprise are safeguarded.
【关键词】企业；管理；合同
【Keywords】enterprise； management； contract
【中图分类号】F272 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）07-0019-02
1 引言
在当代企业管理中，合规管理和风险管理的重要性日益凸显，要实现合规管理目标，提升合同管理水平是重要的途径。合同管理既涉及内部控制流程，又涉及对外经营，贯穿企业经营的始终，通过合同管理的提升，不仅能促进企业内部流程优化，更能全面提升企业运营效能。
2 管理职责
清晰的职责界面是管理的首要前提。实际操作中，在企业内部，合同管理部门应由归口管理部门、财务部门和承办部门组成，各部门的职责如下：归口管理部门是合同管理的牵头和总负责部门，一般由法务或风控部门承担，其职责是负责公司合同管理体制和流程的建立完善；负责公司合同内部审批催办；负责公司合同的法律审查；负责公司合同用印签订；负责合同原件归档；负责合同管理系统的运行维护；对各部门合同管理工作进行指导、培训、监督、检查、考核。财务部门是合同经济审查部门，主要职责是负责公司合同的经济审查，主要是资金渠道、付款方式和期限、发票类型等方面。承办部门是合同的发起部门，主要职责是负责合同文本的拟定；取得法律意见书等签约要件；负责合同的技术审查；落实审查意见；跟踪合同履行。
3 审签流程
随着信息技术的普及，现在大多数企业都上线了合同系统，合同通过系统流转，提高了效率，主要流程如下。
3.1 发起上传
由承办部门将合同相关的签约依据、相对人资质、合同文本等资料分类上传至合同管理信息系统并送审。合同承办部门应对所提交资料的真实性、合同草本中标的金额的准确性、一致性等负责。
3.2 审批会签
合同上传系统后必须经过技术、经济、法律三项审批及公司领导审批环节：①技术审查：原则上合同承办部门是合同的技术审查部门，技术审查主要是合同标的、性能、功能、履约期限、相关技术标准、质量要求及其保证等。可规定审查时限以提高效率。②经济审查：财务部门负责，主要是对涉及合同款项支付、税务、财务方面的审查。可规定审查时限以提高效率。③法律审查：对签约当事人主体资格和代理人资格、合同标的是否存在排他性或优先性的权利、双方权利义务、违约责任、纠纷处理方式等约定进行审查。可规定审查时限以提高效率。④领导审批：经技术、经济、法律三项审查后报分管领导、总会计师及公司总经理按序审批。可规定审查时限以提高效率。
3.3 流程督办
合同归口管理部门已提报的合同进行跟踪督办，提高审批时效性，可规定全流程最长审批时间以控制审批过程。如遇特殊、紧急合同需当天审批完成的，可由承办部门向归口管理部门提出说明及督办申请，由归口管理部门进行紧急督办。
3.4 签订盖章
合同审批完成后，合同文本经对方当事人签字盖章后我方再履行签字盖章程序，特殊情况下，可以我方先签字盖章。合同签约代表人应为法定负责人，其他人为签约代表人的应出具《授权委托书》。合同专用章由合同管理部门专人保管。签订各类经济合同一律加盖合同专用章，严禁以行政印章、党委印章或其他印章代替；严禁以合同专用章代替其他印章加盖其他文件。合同用印时，经办人在《合同用印登记表》上进行登记并签字备查。所有合同在盖章时进行合同编号，合同编号根据自拟。
3.5 合同存档
签订后的合同原件由归口管理部门存档；相关签约依据原件由承办部门收集整理，交合同归口管理部门或按档案管理规定存档。
3.6 合同履行
合同签订后，按照谁承办谁负责的原则，由合同承办部门负责合同的实际履行，在履行中因我方过错引发法律纠纷，给公司造成经济损失的，应追究承办部门或相关人员的责任。合同归口管理部门负责各部门合同履行的监督、检查与考核，并每半年定期对各部门合同履行情况进行清查通报。
4 签约要件
对一般企业来说，决策依据、商谈纪要和法律意见书是常规合同签约的必备要件，缺一不可。
4.1 决策依据
决策依据是合同立项的根本依据，主要包括公司股东会董事会纪要、公司总经理办公会纪要、请示批复、投资或费用计划、采购中标文件等，根据企业性质不一一列举。
4.2 商谈纪要
商谈纪要主要内容包含合同相对方关于项目的商谈时间、地点、参加人员、商谈过程和商谈结论等，双方参会人员需签字，我方参会人员原则不少于3人，对于施行预算管理的企业，涉及预算外资金的项目建议财务部门参加，重要项目建议审计部门参加。
4.3 法律意见书
法律意见书由承办部门送公司法律顾问出具，承办部门需落实相关法律意见。
4.4 相对人资质
合同相对人需提供资质资料应包括但不仅限于：合同相对人的营业执照、资质证书、信用等级证书、质量认证书、产品合格证、安全生产许可证、与合同标的相关证明材料等。主要分为以下两大类：①主体证照证明。公司及法人需提供有效期内加盖有公章的营业执照复印件；自然人需提供身份证明；其他团体或组织需提供组织机构代码证，无法提供时，相对方出具法律认可的情况说明，承办部门加盖部门章认可。②其他签约资质文件。从事相关行业的许可证或文件，例如：设计单位的设计资质、监理单位的监理资质、地勘单位的地质勘查资质、工程建设施工单位的施工资质；涉及安全作业的项目，相对人需提供安全作业许可证等；成品油仓储合同需提供仓储资质；不动产租赁或交易合同需提供不动产产权证明，夫妻财产需提供另一方委托证明等；物资采购合同涉及特种产品的需提供生产资质，生产商和销售商不一致时，需提供生产商授权代理销售的委托书等。
4.5 其他要件
根据企业实际和合同具体内容确定。
5 文本内容
5.1 签约主体
公司必须明确本公司签约主体的范围，一般为公司名义或授权部门签订，对担保合同等合同的签订应有更严格的限制。
5.2 合同条款
合同条款一般应具备八个要素：当事人的名称或者姓名和住所（必须是全称）；标的；数量；质量标准；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。除以上条款外视具体合同而设置应有的条款。
5.3 责任规避
合同约定的内容主要站在有利我方角度考虑，原则是我方权利越多越好，义务越少越好。并视具体合同而设置应有的条款；合同履行条款的设置原则：合同相对人履行在先，我方履行在后。在约定我方付款期限时，要充分留足公司报销流程时间，以免不能及时付款而造成违约。
5.4 合同标准文本使用
企业应根据业务内容制订标准合同文本并鼓励使用，没有标准文本可适用的合同由承办部门起草合同文本，经律师修改并出具法律意见书。
在“职责-流程-要件-文本”四位一体合同管理模式下，要出台合同管理的具体要求，比如：应杜绝线下合同、事后合同等；要将合同管理纳入合规绩效考核中，将合同审签及时率等指标作为绩效考核的指标；定期进行合同履约情况的统计，反馈统计情况；建立企业内部合同管理群，沟通合同审签信息；根据业务政策调整企业合同文本，做到合同与业务同步；加强与外聘律师的沟通，提升合同管理人员的法律素质。[1]通过以上工作，企业合同管理应该能取得较好的管理效果。
【参考文献】
【1】战飞.企业合同管理常见问题及对策[J].经济师，2012（02）：254-255.
