刘国栋
摘要：随着信息技术的飞速发展和全球数字化浪潮的兴起，企业面临着前所未有的机遇与挑战。在这一大背景下，财务管理作为企业决策的重要支撑，也需要实现从传统到数字化的深刻变革。本文旨在探讨数字化转型下建设智慧共享财务管理体系的必要性与战略价值。建设智慧共享财务管理体系成为企业提升财务运作效率、优化决策流程的当务之急。这不仅能够加强不同业务部门之间的协同，打破“信息孤岛”，更能提高财务数据的实时性和准确性。同时，通过引入大数据、机器人等先进技术，智能化财务系统的建设将为企业提供更为智能、精准的决策支持，促使企业更具市场竞争力。
关键词：数字化；智慧共享；财务管理；大数据；机器人
DOI：10.12433/zgkjtz.20240929
一、智慧共享财务管理概述
（一） 定义
数字化转型下的智慧共享财务管理是指借助先进的数字技术和信息化手段，将企业财务管理的各个环节进行整合和优化，实现信息的高效共享和智能化决策的一种管理模式。其核心在于整合各财务业务模块，建立数字化平台，实现数据实时共享、业务流程智能化处理，以推动企业财务管理的全面升级。
（二）核心意义
1．业务层面价值
在业务运营中，数字化转型下的智慧共享财务管理带来了革命性的变化。通过打破传统财务数据的孤立状态，实现财务数据的实时共享，企业能够更加精准地了解经营状况，有效降低操作成本。此外，通过智能化的财务系统，企业可以实现更高效的财务流程，包括报账、发票管理等，提升业务处理的效率，从而释放更多精力专注于核心业务。
2．决策层面优势
在决策制定层面，数字化转型下的智慧共享财务管理体系为企业提供了更为精确和全面的数据支持。通过大数据分析，企业可以更准确地了解市场趋势、客户需求等信息，为制定战略规划提供有力支持。智能化的财务系统还能够实现财务数据的智能化分析和预测，为领导层提供更为科学的决策依据，从而增强企业在市场竞争中的应对能力。
二、数字化转型下智慧共享财务管理面对的挑战
（一）经验不足
首先，财务人员在数字化领域的实际操作经验相对较为匮乏。由于数字化转型是近年来迅猛发展的新兴领域，许多财务人员对于新技术、新工具的使用和应用尚未形成深刻的认识和经验积累，财务人员需要不断学习和适应，以跟上数字化转型的步伐。
其次，企业在智慧共享财务管理体系建设过程中，面对的不仅仅是技术层面的问题，还包括组织架构、流程设计等方面的挑战。财务人员需要具备更多的全局观和战略眼光，但由于传统财务管理注重的更多是日常的账务处理，对于整体战略和数字化转型战略的认知和理解较薄弱。
最后，由于数字化转型需要团队协同合作，财务人员面临与其他部门协同的挑战。缺乏足够的协同经验和有效沟通机制导致“信息孤岛”，财务与其他部门之间难以形成紧密的协作关系，影响数字化转型的整体推进。此外，智慧共享财务管理体系需要财务人员对数据隐私、信息安全等方面有更深层次的认知。缺乏经验使得财务人员在保障数据安全和隐私的问题上出现盲区，从而带来潜在的风险和问题。
（二）业务与财务部门沟通困难
首先，业务与财务部门往往存在着不同的专业术语和业务语境，导致双方难以达成共识。财务人员通常侧重于财务报表、会计准则等专业领域，而业务人员更注重产品销售、市场需求等业务方面。这种专业术语的差异使得业务与财务之间的沟通显得复杂而困难。
其次，信息共享的不足是业务与财务部门沟通的另一大问题。传统上业务和财务往往独立运作，信息流通存在壁垒，导致业务人员难以获取实时的财务数据，财务人员也难以准确了解业务的最新情况。这种信息不对称导致部门之间的沟通效率低下。
最后，业务与财务部门在目标和指标上存在差异，增加了沟通的复杂性。业务部门通常注重市场份额、销售额等业务指标，而财务部门更关注财务健康、成本效益等财务指标。这种差异导致很难就共同的业务目标形成一致的认知，从而使得数字化转型的方向和目标难以明确和共享。
（三）系统运行问题
一是技术系统的复杂性使得企业在实施数字化转型时容易面临系统运行不稳定的问题，主要是由于涉及大量的硬件、软件以及各类集成组件，系统的运行容易受到外部环境、设备故障等多种因素的影响，降低了系统的可靠性。
二是不同业务部门使用不同的系统和工具，导致系统集成问题。各个业务部门会采用独立的系统和工具，而这些系统之间缺乏有效的集成机制，导致数据不一致、信息传递滞后等问题，影响整个智慧共享财务管理体系的运行效果。
三是安全性问题。随着数字信息的增加，财务数据的安全性问题变得尤为重要。系统面临网络攻击、数据泄露等潜在风险，这不仅威胁到财务安全，也对客户信任感造成不良影响。
四是系统运行问题还包括系统性能瓶颈、数据质量问题等。由于业务规模的扩大，系统会面临性能瓶颈，响应速度变慢，影响用户体验。同时，由于数据量的增加，数据质量问题变得更加突出，包括数据准确性、完整性和一致性等方面的挑战。
三、数字化转型下智慧共享财务管理建设策略
（一）打造信息化大数据集成平台
首先，企业应建设一套信息化大数据集成平台，以实现业务和财务数据的集中管理和实时共享。该平台能够整合不同业务部门和财务系统的数据，建立一套标准化的数据模型和统一的数据标准，从而降低信息障碍，提高数据的一致性和准确性。
其次，信息化大数据集成平台应具备强大的数据处理和分析能力。通过引入先进的大数据技术，平台处理海量的数据，并通过数据挖掘、分析等手段为业务和财务人员提供更深层次的洞察。这有助于业务人员更好地理解财务数据的背后含义，促进双方更加有针对性的沟通。
再次，平台需要支持灵活的数据查询和报表生成功能。为了满足不同业务部门的需求，平台应提供直观、易用的界面，支持用户根据需要自定义查询和报表，从而更好地满足不同层级、不同职能的人员的需求，促进信息的共享和传递。同时，平台的安全性和隐私保护措施也是不可忽视的。在构建平台时，企业需要采取有效的安全措施，包括加密技术、身份认证、访问控制等，以保障财务数据的安全性，确保敏感信息不受未经授权的访问。
最后，企业还应通过培训和推广活动，提高业务和财务人员对信息化大数据集成平台的认知和使用能力。通过培养人员对平台的熟练应用，更好地推动人员的有效沟通，形成更紧密的协作关系。
（二）引入PRA机器人，提升效率
首先，企业选择适用于业务与财务流程的PRA机器人，并将其引入相关环节。PRA机器人能够模拟人类进行操作，通过自动执行重复性、规律性的任务，解放业务与财务人员的时间，使其能够更专注于高价值的决策性工作。例如，PRA机器人用于自动处理报账、票据核对、数据录入等日常繁琐的任务。
其次，PRA机器人可以实现不同系统间的无缝集成。通过与财务系统、业务系统等进行集成，PRA机器人在不同系统之间快速传递和同步数据，提高信息的实时性和准确性。这有助于消除因系统不一致而导致的沟通障碍，促进业务与财务数据的协同处理。
再次，企业通过定制化和培训，使PRA机器人更好地适应特定的业务与财务流程。定制化可以确保PRA机器人更好地满足实际需求，适应不同的业务规则和流程。同时，培训业务与财务人员，使其能够更好地与PRA机器人协同工作，提高工作效率。同时，引入PRA机器人也需要强调信息安全和隐私保护。企业在引入PRA机器人的过程中，需要确保其符合相关法规和标准，采取措施保障数据的安全性，防范潜在的信息泄露和风险。
最后，企业建立监控和反馈机制，定期评估PRA机器人的运行效果，并根据反馈结果进行调整和优化。这有助于确保引入PRA机器人的策略能够不断适应企业发展和变化的需求。企业提升业务与财务之间的沟通效率，实现任务自动化和数据协同处理，释放人力资源，提高工作效率，为企业的数字化转型注入更多的活力。
（三）构建智能业财系统
1. 智慧报账系统
智慧报账系统通过自动化报账流程，实现了从费用申请到财务核算的全流程数字化。员工只需在系统中输入信息，系统便能自动验证报销单的合规性，自动生成报账记录，并进行财务核算。这不仅减轻了员工手动填写报账单的负担，还降低了报账过程中的错误率。系统具备智能识别费用项目的功能，通过先进的图像识别技术，能够自动识别票据上的费用项目，并将其与财务体系对接，实现快速而准确的费用核算。这有效地减少了因手工录入导致的错误，并提高了费用核算的准确性和实时性。智慧报账系统能够实时生成财务报表，为企业提供及时的财务数据支持。通过数字化的方式，管理层随时了解财务状况，作出更加迅速和准确的决策。这对于企业在竞争激烈的市场中更好地把握经营方向具有重要意义。
2. 智能票据系统
智能票据系统通过图像识别技术，能够自动识别票据上的关键信息，包括金额、日期、商家等，实现了对票据内容的全面数字化。这不仅提高处理速度，还避免了因手工录入而可能产生的错误，为财务人员提供更为准确的数据。智能票据系统支持与其他系统的集成，能够自动将票据数据同步至财务系统，实现业务与财务数据的无缝对接。这有助于消除业务与财务之间信息共享的障碍，减少信息传递滞后，提高人员协同处理的效率。智能票据系统还提供实时的票据跟踪和管理功能。通过系统的数据分析和监控，企业随时追踪票据的审核和报销进度，降低报销流程的耗时，使整个流程更加透明、高效。同时，智能票据系统也可深入挖掘发票池等其他功能，不仅可实现采购、销售、费用等增值税的相关业务的协同账务处理，还可在税务筹划方面做到快速的响应及决策，这使得企业在税务处理环节、会计核算环节、实际业务环节实现数据的有效链接及闭环管理。
3. 智能审核系统
智能审核系统通过自动化的方式，对财务数据进行全面审核，系统根据预设规则和算法，对财务数据进行实时监测和分析，快速发现潜在的异常和错误，有助于在错误发生之前及时发现，提高审核的及时性和准确性。系统支持对财务数据的多维度审查，包括金额、时间、业务类型等。通过综合考虑多个因素，智能审核系统能够更全面地评估财务数据的合规性，减少了漏审和误审的风险，提高了审核的精确度。智能审核系统还具备学习能力，能够根据历史审核经验不断优化审核规则。通过对大量数据的学习和分析，系统不断优化自身的审核算法，适应企业不断变化的财务环境，保持审核的灵活性和适应性。
4.智能财务分析系统
智能财务分析系统根据监管需求、对外披露需求、业务管理需求等，通过预设及搭建符合企业需求的财务分析模型，智能提取相关数据，从不同维度对企业的经营情况进行分析，快速地发现经营存在的问题、潜在的风险、业务结构的安排、投融资的控制以及企业未来发展的方向等，有助于财务赋能企业发展、支持企业战略，强化财务人员在顶层架构设计中的参与度。智能财务分析系统不仅支持内部历史数据的分析，还将外部同行业数据、相关区域政策文件、产业链及上下游等相关数据综合研判，对企业的现状运用SWOT、因素分析法等方法全方位分析。这不仅提高财务对企业战略引导作用，还强化对企业合规及风控的参与度。
（四）推动财务人员转型升级
在数字化转型的背景下，财务人员具备更强的信息技术能力，能够熟练运用财务软件、数据分析工具等。通过系统的培训计划，使财务人员掌握新技术，提高数字化工具的使用能力。要求各部门之间更紧密协作和沟通，要鼓励财务人员参与业务部门的决策和规划，财务人员应积极参与业务部门的讨论，了解业务流程，更好地为业务决策提供财务支持。这有助于打破业务与财务之间的信息壁垒，促进更紧密的协同工作。
财务人员不仅需要深厚的财务专业知识，还应具备一定的业务理解能力，鼓励财务人员进行跨领域学习，拓宽业务知识。通过了解业务模式、市场环境等，财务人员能够更好地为财务决策提供有价值的信息。企业通过激励计划、交叉培训等方式，鼓励财务人员主动学习拓展相关领域知识。同时，推动财务人员参与数字化工具的开发和优化。财务人员对于数字化工具的使用体验和需求是关键因素之一。企业可以设立专门的团队，由财务人员参与数字化工具的设计和优化过程，确保工具更符合实际业务需求，提高财务工作效率。企业通过设立与数字化转型相关的绩效指标，将财务人员的数字化转型能力纳入绩效考核体系。这有助于激励财务人员更加积极地参与数字化转型，推动个人职业发展和企业整体业绩的提升。
四、总结
综上所述，企业在数字化转型进程中，通过引入智能化系统、强化数字化工具，能够优化财务流程、提高效率，实现财务数据的准确管理。然而，数字化转型是一个持续演进的过程，仍需不断改进和创新。未来，随着技术的发展和业务环境的变化，企业需要持续关注新技术的应用，不断优化智慧共享财务管理体系，以适应不断变化的市场需求，实现财务管理的智慧化、共享化，推动企业持续创新和健康发展。
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