■ 高 放 张璟波 李 爽
近年来，公立医院（尤其是大型公立三甲医院）呈现出多院区发展趋势，一定程度上优化了医疗资源分布，提升了优质医疗资源可及性。“十四五”时期，国家将引导、规范公立医院多院区发展模式。相较于单院区，多院区管理难度增大，面临同质化服务难保障、运营成本增加、人力资源紧张、文化冲突等难题[1-2]。本研究针对多院区行政会议管理难点，以具有3个院区的北京市某公立三甲医院（以下简称案例医院）为例，探讨如何通过高效、务实的会议组织管理提升会议效果，为提高多院区协同一体化管理水平提供可靠保障，助力多院区医院高质量发展。
1 多院区医院行政会议管理问题和难点
医院内部跨部门会议管理中，往往存在计划性不够、针对性不强、议题不明确、材料准备不充分、参会范围不明晰以及会议效果不理想、落实不及时和重复开会等问题[3]。多院区医院跨院区组织行政会议则面临更大的难度和挑战。
1.1 会议基本要素组成难
时间、地点和人物是组织有效行政会议的三大基本要素和重要前提。多院区会议组织难度大的重要原因之一即会议基本要素组成难：（1）会议时间选择难。就案例医院而言，全院职工中，有140名中层干部、主任助理和行政助理。其中，临床、行政“双肩挑”干部106名，占比76%。如何合理选择会议时间和决定每次会议时长以减少对临床工作的干扰，需要科学论证。（2）会议地点确定难。跨院区会议地点的确定需要综合考虑各院区距离、交通条件等因素。选择哪个院区作为会议召开的主场，决定着会议组织者和参与者的时间成本。此外，新冠肺炎疫情常态化防控背景下，会场条件能否达到疫情防控要求是会议组织者必须考虑的问题。（3）参会人员确定难。参会人员的选定需要结合会议目的，既要重点突出，又要具有普遍性和针对性。以参会人数最小化为原则，避免占用太多人不必要的工作时间。
1.2 会议内容和程序设计难
首先，多院区会议组织工作一般缺少归口管理部门，进而缺少对会议内容和程序设计规范性的把关。其次，现有多院区医院行政会议程序繁琐。合理简化会议程序，做到节奏快、效率高，是会议管理需要关注的难点之一。再次，多院区院级管理会议既存在注重形式和规模、忽视会议内容的问题，又存在会议内容单薄、空洞，仅是简单强调的问题。目前，行政管理活动日趋复杂化、民主化、法制化、科学化和高效化，有效的行政会议涉及的内容更广、目的更明确、效益更高[4]，只有合理设计会议内容、突出重点，才能通过行政会议管理抓医院重点工作的布置和落实，从而促进多院区协同一体化管理水平的提高。
1.3 会议内容贯彻落实难
会议精神和会议内容的传达落实难，监督执行需要层级体系管理和持续监督[4]。会议内容的贯彻落实是召开会议的根本所在。“决而不行”的会议，效益无从谈起[5]。因此，医院需要确定落实主体，即落实会议精神和内容的第一责任人，以及确定监督责任部门，构筑会议决议监督落实体系，确保会议取得实质性成效。
2 多院区医院行政会议管理实践
案例医院目前通过开展院周会，在实践中采取以下重点举措，以提升多院区行政会议管理水平。
2.1 加强制度建设，保证会议内容言之有物
2.1.1 加强制度建设，统筹管理安排。确定每周召开一次会议，会议名称简明扼要，即院周会。由院办进行会议制度建设，制定会议计划和实施方案，广泛征求意见后经院长办公会讨论通过，在中层干部范围进行院周会制度宣贯。会议发言包括行政部门主任和分管院领导发言、临床/医技科室涉及全院工作部署的会议发言、临床/医技科室中层干部进行上一年度科室工作总结和计划汇报（每周2人次），以及院长进行会议总结及工作要求发言。发言题目和内容至少提前1天以幻灯片形式提交院办，由院办审核并把关。原则上院周会不进行工作请示、问题讨论，会议内容不涉及部门/科室之间的工作协商。
2.1.2 规范会议内容，提高会议质量。会议内容分为两类，即通知、决定、文件学习类和医、教、研、防重点指标类。第一类会议内容注重科室内的传达知晓，例如传达布置上级文件及会议精神；传达布置院长办公会、党委会有关内容；发布全院性通知及有关规章制度等。第二类会议内容注重科室的执行和落实，每月、每季度进行指标更新，会上公布，强化PDCA闭环管理。例如，通报医、教、研、防重点指标要求；总结本周工作，布置下周任务等。每个会议发言内容要紧扣医院工作核心，讲者言之有物，听者受之有感，督导有依有据。
2.2 科学论证会议要素，精心组织实施
2.2.1 人物要素。科学论证参会人员范围是会议有效与否的关键之一。案例医院在院周会会议制度中明晰参会人员范围，确定为院领导班子、全体中层干部、主任助理和护士长，确保参会人员固定化。避免因人员变动而反复进行会议通知，造成会议组织效率的降低，也避免因人员频繁变动，使会议执行的监督失去抓手。
2.2.2 时间要素。为确保会议内容的及时性和有效性，院周会时间安排在每周院长办公会和党委会之后，以便相关决议能够及时布置、传达和落实。此外，调研得知，案例医院76%的中层干部和主任助理是医院“双肩挑”干部，是管理的核心力量，门诊、手术、会诊等临床工作分布在不同院区，参会时间需要得到保障。综上，会议频率定为每周1次，并严格限制会议时间，即周四下午16：00～17：00；每个发言时长控制在5～10分钟，会议总时长不超过1小时，保证会议的高效率。
2.2.3 地点要素。地点要素即院区和会议室要素。根据参会人数，以及后疫情时期疫情防控间隔座位的要求，每个院区确定适宜大小的会议室；会议主场尽量选择讲者和大多数参会人员所在院区，确保面对面传达会议信息，其他两个院区作为分会场。每个院区会议室均具有可视化设备，可以提供多院区同步视频，同时采用人脸识别系统进行会议考勤。
2.2.4 保障要素。由院办、信息中心、宣传中心专人组成会务保障团队，明确分工，充分做好会前准备工作，包括确保视频、幻灯投影、电脑、话筒、音响、人脸识别、灯光、空调等设备和系统正常运行，避免因设备或系统故障干扰会议效果；做好摄影、摄像和会议内容记录；对有必要进行新闻报道的会议内容做到及时组稿发布。
2.3 搭建监督落实体系，发挥行政会议管理效能
2.3.1 会议记录与传达。院办在每次会议前收集好发言题目和幻灯片，制定会议议程，会后第一时间形成会议报告，在医院协同办公系统上发布，保证会议文件的及时下发。
2.3.2 明确落实第一责任人。院周会明确行政部门和临床/医技科室主任是院周会传达和落实的第一责任人，要及时向职工传达会议精神和内容，讨论部署工作和问题整改。院办在会议报告下发后每周三进行查收报告情况的督导，监督第一责任人的落实情况。
2.3.3 搭建监督落实体系。建立由院办、医务部、门诊部、医疗保险管理办公室、医患关系协调办公室、运营管理办公室和纪检监察办公室相结合的监督体系，各负其责进行会议内容的落实督导。此外，按照“谁发言谁负责”的原则，由发言部门负责人监督指标的落实，不合格的要求整改或给予处罚。督导形式分为下科室现场督导和再次上会公布督导。
2.3.4 严肃会议纪律。院周会制度明确要求无特殊情况不得缺席、迟到和早退，确有特殊情况不能参会的，需严格落实会议请假制度，即事先在协同办公系统提交请假申请，经院办审批后方可请假。院办负责院周会出席情况的记录，按季度进行汇总通报。严格执行保密制度，会议上的所有资料和内容仅供医院内部管理使用。
3 实践效果
案例医院通过落实以上举措，在多院区行政会议管理实践中取得良好成效。（1）经统计，2021年度上半年共召开院周会21期，发言98人次，其中行政部门干部管理发言39人次，临床/医技科室干部交流发言25人次，院领导发言、总结33人次，其他1人次。会议内容规范且明确，严格落实院周会制度。（2）参会人员基本全部按时签到参会，平均参会率为96%，未参会人员全部履行事先请假手续，没有无故缺席现象。（3）会议内容和精神传达落实率较高，且在监督下执行意识明显提升。第一责任人及时查阅会议报告率为94%，经过反复督导要求，不能及时查阅会议报告的人员执行意识明显增强；经下科室现场监督，科室召开核心组会议并向职工传达会议精神的落实率为100%，个别科室还能做好传达签字记录；医、教、研、防短期指标要求完成率较高，长期指标完成率有待进一步观察和统计。（4）经简单随机抽样调查，参会人员对院周会的满意度约为90%。
4 结语
多院区行政会议是行政管理工作的重要手段和组成部分，因此管理者需要加强思考、勤于实践和总结，研究新形势下高质量、高效率的行政会议管理办法、形成管理机制和体系，使行政会议成为多院区管理的抓手，进而提升多院区协同一体化管理水平。
