曹友桂 王惠丽 王兴虎 柳维玺 司怀军
摘要：高等教育教学质量是高等教育改革中最受关注的话题之一。作为保证高等教育教学质量的重要措施，高校教学评估已然成为各个高校工作的重中之重。而各学院教学秘书职位是学院设置的教学管理工作的重要岗位，各院教学秘书是学院管理教学业务的重要力量，是高校从事教学管理的主要工作人员。随着我国高等教育教学评估的改革和发展，其对高校教学管理的相关行政人员，特别是教学秘书提出了越来越高的要求。本文主要分析高校教学评估对教学秘书岗位的工作人员在工作意识和工作职责方面提出的更高要求。
关键词：高等教育教学评估；高校教学秘书；意识和职责
中图分类号：G642 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）48-0019-03
高等教育教学水平评估是国家教育行政部门对高等学校本科教学办学水平的综合测评，是检查和评价教学质量和学校教学工作的主要手段，其目的是促进学校按照教育规律不断明确办学指导思想、加强基本建设、改善办学条件、深化教学改革、强化教学管理、全面提高教育教学质量。高等教育教学评估的原则是以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设。教学工作水平的评估工作是由学校自我评估、专家组现场考察和学校整改三个阶段构成。根据教育部办公厅关于印发《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》的通知要求，普通高等学校本科教学工作水平的评估指标体系中，教学秘书最直接相关的一级指标是教学管理，二级指标是管理队伍和质量控制。本科教学评估是一项高难度、大责任、重任务的工作，涉及教学管理的方方面面。教学秘书的工作决定了他们必须具备三重角色：管理者、服务者和沟通者，且这三种角色是有机统一的。作为高校的专职教学秘书，他们应该对学校关于学生管理及教学管理等各项政策及实施标准掌握透彻，这样才能为学生及教师更好的转达和解读。作为最基层的管理者，教学秘书的业务工作实际上直接接受教务处指导，各类文件及通知经请示学院主管教学副院长后直接通知学生和教师，执行过程中任何疑问都首先反馈至教学秘书。如果他们对相关政策解读不到位，将会误导学生和教师，导致教学秩序混乱。在实际工作中，教学秘书主要服务于教师和学生，服务于整个教学工作，主要完成教务处的相关工作，如下达教学任务、征订教材、学籍管理、毕业证和学位证初审等工作，还有组织教学实践及大学生科研训练的申报、中期检查、结题验收等工作。他们是教务处和各院系、教师之间的桥梁，也是协调领导、教师、学生、教务部门关系的主要人物。可见，教学秘书岗位在常规教学管理中及高校教学评估中至关重要，因此，在新的教育教学改革过程中，对高校教学秘书的日常工作提出了许多具体要求。本文将做详细阐述，主要从思想意识及工作职责两方面概述。
一、五种工作意识
1.学习意识。一个专职的教学秘书，对所在学院的相关专业要有全面的认识，只有这样，才能对本学院各专业教学计划了如指掌，也只有对专业教学计划有深刻认识，才能在教学计划修订过程中提出建设性的意见，而具备专业知识背景又在教学管理岗位的专职教学秘书才能将专业及管理巧妙融合，为人才培养提出可行的、专业的建议，促进教学及管理相长，将教学管理推向新的高度。专业知识是基础，管理能力、协调能力、沟通能力等也是影响教学秘书工作开展的关键因素，没有良好的沟通协调能力就不能将学校政策、领导意见、教师意见、学生疑问等准确及时的传达，就不能有效地开展教学管理工作。除了专业知识和管理能力两大基石以外，教学秘书还应该具备管理学、心理学、哲学等相关高等教育知识，在实践中不断提高理论研究能力和创新能力，积极参加教学管理方面的培训或学习，与兄弟院校教学秘书交流教学管理工作的经验，不断提高业务水平。
2.责任意识。教学秘书直接为学生、教师服务，将学校的政策、制度、文件传达解释给每一个学生和老师，涉及的事情烦琐细小，但是对每一个学生和老师来说，却涉及教学的每一个关键环节，这极大地考验教学秘书的耐心、细心和责任心，只有把它真正当成自己的事情去办才能确保万无一失。对教学秘书来说，工作做好了也许根本看不出来，但是，出现错误，很可能就是严重的教学事故，甚至影响到学生毕业证、学位证等重大问题。因此，树立责任意识，热爱教学秘书岗位，乐于奉献是每一个教学秘书必须具备的素质。只有真正爱岗敬业，无论任何时候都对学生、老师负责到底，热爱自己平凡的岗位，默默无闻为教学各个环节服务，不断付出自己辛勤的劳动，才能成为一个尽职尽责的教学秘书。
3.服务意识。教学秘书是学校岗位中真正的服务人员，要为学生、教师、领导、学校教务处各科室服务，需要在这些服务对象之间进行信息沟通与协调，起到承上启下、左右协调的桥梁和纽带作用。相对于专职教师来说，教学秘书要坐班，时间上不自由，专业上不精通，待遇上不如专业教师，发展空间也不如专业教师，这样很容易造成他们心理不平衡而失去热情，降低责任意识。只有具有强烈的责任感，对服务工作有极大热情，对待学生和老师耐心细致的人才能做一个称职的教学秘书。这种服务意识要求教学秘书深刻认识到自己在教学管理中的重要作用，并且把教学管理目标的实现当成自己的目标，以主人翁的态度认真思考，勤奋工作，细致踏实，按时、按质按量完成教务管理的每一个环节，在日常的工作中时时刻刻保持这种高度的责任意识。
4.质量意识。近年来，我国高等教育规模不断扩大，招生规模扩大，校区扩建，生师比也随之不断扩大，这极大地影响了高等教育的质量。随着我国高等教育规模的快速发展，深化教育改革迫在眉睫。而教育改革的核心，在于提高高等教育的教学质量，改革高等教育管理体制，真正让高等教育为社会培养有用人才。提高高等教育的教学质量，培养有用人才是一个大课题。教学秘书只是这个大厦的一个小螺丝钉，但也是其中的关键一环，这一环出现问题将会影响整个大厦的质量。教学秘书是教学管理中最基层的管理人员，也是容易出现问题的一个阶层。基层教学管理的质量是保证教学质量的基础，也间接影响整个高等教育的教学质量。
5.法律意识。依法治校是高等学校的发展方向，教学秘书在教学管理过程中也会涉及到各种管理制度及高等教育政策，他们必须建立起正确的法制观念。没有法律意识来约束自己的管理行为，没有制度意识来规范自己的管理程序，有意无意中会侵害教师、学生的合法权益，因此，学习高等教育相关的法律知识，树立法律意识也是每个教学秘书必修的课程。只有了解相关法律知识，才能更好地为师生服务，保护师生权益，赢得学生老师的尊重和认可。
二、四大工作职责
1.教学管理。教学秘书要协助学院分管教学的院长及系主任制定和组织实施本学院各专业的教学改革方案、教学工作计划、课程建设规划、教学管理规定等；协助教师办理课程调整，并将教务处批准的课程临时变动情况及时准确通知到各学生班组和有关教师；协助学校做好各种教学检查工作，协助教学院长检查本学院教学计划的执行情况；在规定时间内，协助教学院长编制下学期的教学任务和开课计划，并将其发送给任课教师。领取、收发各项实践教学环节表格和上报数据，协助学院做好毕业答辩、毕业论文、各类实习的组织实施工作；依据教务处和学院领导的要求，协调各方关系，安排本单位的各项教学活动，协助教学事故的调查、认定和处理工作，从而维护正常的教学秩序。
2.学生管理。教学秘书要每学期进行学籍清理，常看每位同学的学业进展，办理学业警示、退学、休学、复学、提前毕业、保留学籍、延长学习年限等相关事宜；建立学籍档案，按要求及时报教务处备案，统计学生的注册情况，登记学生人数变动；组织新生报到注册工作；核对各类数据和表格，为本科教务管理信息系统数据库建设提供基础数据；提供本学院应届毕业生毕（结）业、学位授予资格审查名册；组织发放学位证书和毕业证书，接受补办毕业证、学位证，办理学历证明等；安排毕业班学生办理各项毕业相关的学历认证、电子注册和电子摄像等工作。
3.教材管理。教学秘书要协助学院组织教师开展教材质量评价，反馈教材使用意见；及时准确填报预订教材的清单并上交教材管理部门；协助教材管理部门审查预订教材情况，同时协助教师选定优秀教材，统计本学院教师用书，通知教师申报教材建设项目，统计学院每年教师主编、参编教材等事宜。
4.档案管理。学院教学相关的所有基础数据的收集、整理、归档等工作都由教学秘书完成，甚至每年的教学质量报告都由教学秘书撰写初稿，因此，学院各类教学活动的准备活动、过程记录、新闻报道撰写、总结材料的初稿等都由教学秘书完成，收集整理学院各类教学基础数据、教学检查活动及其总结材料、教学研究和教改项目资料。并且，教学秘书要归档并保管每学期教学大纲、专业培养方案、教学工作总结与计划、教师任课表、教学进度计划表等教学文件；保管本单位教师的教学业务档案和各学期、各班级课表、学籍、考表、成绩相关材料；收集、整理、报送并归档毕业生的毕业鉴定表、实习成绩、总结材料和毕业论文工作。除完成上述工作外，教学秘书还为教师、学生提供遗失密码查询工作，协助学员进行评教工作，协助教务处完成学生的重修、选修工作，承担双学位学生、1+2+1留学生的课程设置安排等工作。
根据以上工作的特性，高校教学秘书要加强业务学习，不断提高政治思想素质，主动学习、认真负责，遵守各项教学管理制度，认真做好教学环节各项工作，甘心做好细致的服务者、积极的协调者、严谨的教育者、创新的实践者，才能让学院乃至整个学校在高等教育教学评估中应对自如，取得优良的成绩。
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作者简介：曹友桂（1982-），女（土家族），湖北五峰县人，硕士，研究方向：高等教育管理。
通讯作者：司怀军，男，教授，博士生导师，学院院长。
