编译 张磊
为了满足法规遵从的需要,企业迫切需要找到一个适合自身实际需求的内容管理解决方案,以便随时随地获得所需的信息。企业在文档处理方面面临的最大挑战是如何有效地进行信息管理,以保障业务流程的顺畅。
响应速度要快
过去,企业可能会选择一个专门的文档捕获解决方案,比如一个批量化的文档捕获解决方案、一个表单处理解决方案、一个业务流程管理系统或是一个企业内容管理系统,以满足业务的需要。但是现在,在亚太地区,越来越多的组织机构希望寻求一套端到端的内容管理解决方案,以满足整个业务流程的需要。
随着业务流程运转的速度越来越快,企业需要更好地管理与业务运转密切相关的各种信息。借助互联网、手机、掌上电脑以及其他数字技术,用户可以持续不断地访问各种信息。
与十年前相比,信息的捕获、使用和存储的速度提高了数倍。今天的用户对系统响应时间的要求变得更为苛刻。
随着交易从纸张到电子化的转变,人们对纸质文件处理的期望值随之提高。举例来说,花费几个星期的时间来处理文档是客户无法接受的。客户希望只用一天时间就能完成全部的文档处理工作。
一些先进技术的运用可以加快关键数据的检索速度,使得用户的请求在短短数秒内就能得到响应。目前一项非常流行的技术是企业级闪存驱动器技术,它有效地提高了应用软件的性能。企业级闪存驱动器使用闪存来存储数据,可以提供比传统的硬盘驱动器更快的响应速度。
企业级闪存驱动器正逐渐成为高交易频率环境下业务处理系统所需的一项关键技术。
文档数字化是第一步
以前,文档捕获都是依靠具有扫描功能的设备来完成的,并且需要相关人员进行操作。为了提高效率,企业正通过数字化和其他捕获技术来实现文档的捕获,并将文档捕获集成到内容管理的整个工作流程中。
金融服务、保险、医疗、石油和制造等行业涉及大量的交易处理流程。为了保障这些流程的顺利进行,企业有必要利用数字化技术把大量的纸质文档和其他类型的源数据内容转换为数字化形式。此外,合规性的要求进一步推动了文档数字化的普及。
集中扫描为文档的管理、跟踪和核查奠定了基础。在企业中,文档特别是敏感文档要能够被自动识别,并且能够传递给适当的部门或个人。这样做的好处是,可以降低文档处理的成本,提高文档处理的效率,并加快整个业务处理流程的速度。
交易型内容的管理流程
要实现对交易型内容的良好管理,需要解决各种各样的技术和应用难点。高效的交易型管理流程首先要做好用户交互信息的捕获和存储,并将所需的文档保存到单一存储中。
理想的情况是,所有与业务相关的交易型数据都保存为虚拟文件,其中包含与每个案例、文件、交易或客户相关的所有内容。虚拟文件可以有效地分发和组织,不会丢失和忽略任何信息。其中,队列管理功能可以保证系统自动地将信息分发给正确的人,从而提升响应速度。
一旦文档被数字化并存入到单一的存储系统中,关键数据就可以很容易地被取出和访问,并且可以智能地响应客户的请求。企业的员工也可以搜索、访问相关文档,并对文档做注解。再结合强大的元数据搜索功能以及目录浏览功能,信息检索将变得更加快捷。
一般来说,在数据内容处理的过程中会存在一个点,位于该点的文档不再是活跃的。这些文档需要被长久、可靠地保存起来。这些文档仍然可以被检索,如果文档发生了任何形式的改变,系统会自动生成一条新记录,包含相关的修改信息,比如谁做了修改、何时改变的元数据等。
过去几年中,由于电子邮件数量剧增,人们开始关注电子邮件的归档问题。许多厂商通过并购手段进入电子邮件归档市场。目前,归档系统的可扩展性问题是用户最关心的。
管理整个生命周期
不管采取何种方式对文档进行捕获、存储和处理,都应该考虑是否能够满足以下要求:以方便、快捷的方式响应客户需求;消除低效率的、昂贵的纸质环境,尽可能减少文档管理中的错误,避免文件丢失的风险;能够管理所有类型的业务信息,并能将这些信息关联起来,转化成各种数字文档形式,共享同一个虚拟文件夹;按照实际的业务需求、行业标准或合规性要求,对业务流程进行全面控制。
一个优秀的内容管理解决方案可以使企业对数字内容的整个生命周期进行管理。
