刘 颖

哈尔滨市城乡规划设计研究院，黑龙江 哈尔滨 150010

传统繁琐的档案管理方式，不仅使得档案管理所需库存不断增大，从而占据大量的空间，而且，档案查找相对困难，形成了人力物力的大量浪费，随着电子计算机在档案管理中的应用不断深入，极大的提高了工作效率，使得档案保存期限更长，也更安全，并且以其占用空间小，查找方便、快速成为现代档案工作的重要组成部分。

1 现代档案管理工作需要计算机技术的有效应用

伴随着社会的发展，对档案的利用越来越深和细致，相应地提高了档案管理工作的要求，这就需要在档案管理与利用的过程中，能够使其做到快速、准确及全面地进行查阅与使用。在档案管理工作中应广泛的应用计算机技术，这可以为其提供科学的管理方法和现代化的管理手段，并为开创现代化的档案管理工作创造必要条件。档案资料大部分都是在日常的管理工作中形成的，传统的手工管理不可避免地会造成了档案资料存储的不规范；流程不科学合理；内容准确性较差；低下的档案利用效率等情况。

总的还说，传统手工操作的档案管理已经不能适应当前快速发展的形势要求。计算机的介入使得档案管理工作从大量、重复的手工劳动中逐渐被解放出来，极大地提高了工作效率。此外，为档案工作的创新提供了强有力的技术支持的还有：网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术。计算机的特点是存储量大、及处理速度快、输出形式多样，因此，极大地提高了档案管理和利用的效率。运用计算机来进行档案信息的采集、整理和传输，即方便又快捷，又可实现档案信息的共享。这说明计算机技术的应用是现代档案管理工作的迫切需求。

2 档案管理中计算机技术应用原则

1）档案管理未来的发展趋势主要依托计算机技术来实现。二者交叉渗透、相互促进、相互发展将会形成科技档案一体化的发展格局；

2）档案计算机技术应用要走创新和跨越式的发展道路，使档案管理工作更加科学、规范。档案管理要不断增强创新能力，且要充分利用先进的科技成果，通过发展自主知识产权推动计算机技术在档案管理中更深层次的应用；

3）为使档案科技化工作健康有序的发展，档案计算机技术应用应加强管理、交流。有计划的开展合作、分工协作及优势互补；

4）档案计算机技术应用要提高档案利用价值，就应走开放道路。在健全相应法制的基础上，建立国家和世界信息的信息共享机制，利用互联网来实现信息的共享；

5）计算机技术应用到档案工作中，必须要注重信息安全的建设。在档案管理信息化建设中的核心要素就是信息安全的管理，要在国家有关主管部门的指导下，和按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作是最最重要的原则；

6）推进档案科技的现代化。档案管理服务部门应积极进行技术研究，开发，应用，加快科技应用的步伐。档案计算机技术应建立开发，流动，联合，竞争机制。将成为推进档案科技现代化的主体。

3 档案管理中计算机技术的具体应用

档案管理电子计算机技术是包括收集、存贮、加工、传递、输出档案信息各环节在内的计算机应用系统。档案管理计算机技术的内容主要包括数据库的建立和应用软件开发两方面的技术。

1）档案数据库的建立档案数据库的建立就是依据确定的档案数据库信息源，收集建立数据库的原始材料，根据档案应用软件的开发目标和要求，做好相关的着录准备工作，设计科学合理的档案数据记录格式，把已经着录的相关档案数据录入计算机数据库，并建立档案数据库性能评指标的全过程。档案数据库按其包含的信息可分为目录型、事实型和全文型档案数据库等3种类型。

2）档案管理计算机应用软件的开发对档案管理计算机应用软件的开发，离开实际需要和客观条件，就脱离了实际。系统分析的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。确定档案管理软件应达到的各种指标和功能，最后选出最佳实施方案，形成应用软件的系统说明书；四是将系统说明书的要求转化成一个具体的系统设计方案；五是根据系统设计方案，为每一个模块用选定的计算机程序设计语言编写计算机源程序及进行程序测试的过程；六是进行系统维护。对档案信息和档案实体实行辅助管理的档案管理软件具备的基本功能：（1）档案数据库的建立，按设计要求，具备对各类档案目录或原文件信息进行输入、存贮、修改、删除等功能；（2）档案自动化整理、编目。根据基本要求，具备对有关数据类目设计、数据统计等基本功能，或能根据用户要求增设项目及分类号的自动标引功能；（3）档案检索查询。根据查询要求设置责任者、形成时间、档号等多条件或模糊条件查询；（4）辅助实体管理。具备对档案接收、移交时间、鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。

4 档案管理工作中计算机技术的有效应用，要求档案管理人员素质与技能的提升

在当前计算机技术飞速发展的时代，在计算机上可以实现文件的自动登记、归档、着录、检索和信息网络传递及安全利用。这就要求档案管理人员不仅要掌握计算机系统和网络安全防护知识还要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，这是确保管理活动记录的完整性与信息的安全性。人事档案管理人员还应强化学习意识，积极参与单位组织的培训课程，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

提高档案管理人员信息化工作技能。从思想、理论到方法的运用是从根本改变来实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，这就要求管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，让档案管理人员更多的获取计算机、网络、信息工程等方面的知识，不断提高他们的工作技能。

5 结论

计算机技术的飞速发展，促使档案工作中计算机技术的迅速应用与普及。目前，档案管理已逐步进入网络化、信息化管理阶段，档案信息也在逐渐向数字化发展，这对于传统的档案管理工作方式来讲，无疑是极具挑战的。因此，深入探讨计算机技术在档案管理工作中应用的方向，更好的管理好、利用好档案，进而推动档案工作进一步完善具有十分重要的现实意义。

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