陈诚
摘要：伴随我国信息化技术的飞速发展，电子发票逐渐成为一种新的发票开具与管理模式，不仅体现企业经营发展过程中“无纸化”趋势，还有效与信息化系统相结合，提升企业管理水平。本文将结合电子发票在企业报销过程中的具体运用，提出可能存在重复报账的潜在财务风险及相应解决措施。
关键词：电子发票；财务报销；重复报账
一、概述
（一）含义
电子发票是信息时代的产物，采用税务局统一发放的形式给商家使用，发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，分配给商家，在电子发票上附有电子税局的签名机制。（1）
（二）特点
首先，电子发票的发行将节约企业印制成本以及管理成本，减少纸质发票的资源浪费，降低企业成本负担。
其次，电子发票与信息化系统相结合，可以实现发票资料电子化管理与统计，方便企业及时掌握相关发票资料信息。
（三）意义
电子发票的推广与实施对我国经济发展而言具有重大意义。对于消费者而言，电子发票也是消费者购物凭证以及维权的重要依据，并且易长期保存，不用担心遗失风险。对于企业来说，电子发票的运用可以使企业更加规范化运营，降低企业更多的成本负担，也是我国电子化迅速发展的必然产物。
二、电子发票在企业报销过程中的运用以及潜在财务风险
（一）在企业报销过程中的具体运用
根据国家税务总局的通知，电子发票的法律效力、基本用途及使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同，也可以作为费用报销的依据。因此，员工在取得电子发票后是可以用其进行财务报销的。结合目前企业的实际情况，也为规范电子发票的报销程序，提高财务报销工作的效率，企业财务部在进行报销事项的合规性审核时，往往要求报销人将电子发票以及相关发票查验结果均打印后作为原始报销资料附上，具体流程如图1所示：
（二）电子发票在企业报销过程中潜在的财务风险
由于电子发票具有可重复打印的特点，因此，可能会面临由于员工重复利用电子发票进行报账而给企业带来的财务风险。
例如：某企业员工于2018年3月因项目接洽，宴请A客户发生餐饮招待费200元。该员工在向餐馆支付费用后取得相关电子发票，于是待其返回公司后立即按规定填写相关报销单并完成报销审核流程。在同年5月，该员工又因业务接洽发生餐饮招待费200元，但由于此次是赴项目所在地进行现场考察与工作协调过程中发生的宴请行为，而项目由于地处偏僻，周围餐馆大多为个体户，该员工未能取得相应发票，因此，该员工为处理个人因公垫资问题，很有可能利用3月份取得的电子发票进行重复报销。
三、解决建议
为减少上述潜在问题相关风险，本文提出如下建议：
（一）规范企业报销流程
企业应进一步规范电子发票的报销流程，具体可以采取如下措施：
1.要求员工在取得电子发票时，需要同时保留消费时对应的付款凭证或消费小票等，作为电子发票唯一性的附证，并在报销时需要同打印出的电子发票同时提供。
2.要求报销人在打印的电子发票及发票查验信息上均签名并对“该发票仅报销一次，发票真实有效且未重复报账”进行承诺。
（二）加强电子发票管理
企业应进一步加强电子发票报销管理，财务部可指定专人在接收电子发票后对相关信息进行登记，例如将发票号码等唯一性信息建立专项台账，且在财务报销合规性时增加对该电子发票是否重复报账的审核环节。
考虑到电子发票查重登记人员的工作量与实际可操作性，企业可以结合自身情况，规定相应有效报销时限，例如企业可以规定员工若取得电子发票，必须于电子发票开具后一个月内进行财务报销，若超过期限规定则不予报销。
（三）提高财务信息系统建设
建议企业加强信息化建设，建立相关“数据池”来规避电子发票重复报账的风险。例如企业完善财务信息系统建设，在合规性审核时，财务人员需将电子发票上传至企业的“查重数据池”进行比对，数据池会保存该发票信息，同时自动比对数据池中已有的发票信息，一旦发现此次上传发票与已有发票重复将发出警告提示，财务审核人员将不予通过该笔报销事项。甚至企业可以通过设置，在财务报销系统中发出报销申请时就增加上传电子发票环节，对于系统识别出的重复报账发票，报销人将无法生成报销单，可以从源头规避可能带来的财务风险，有效提高各部门工作效率，降低企业管理成本。
电子发票是我国财务信息化改革的必经之路，是整个财务信息化发展水平的必然产物。而我国想要真正实现电子发票无纸化还需要相关法规、企业财务制度、财务信息化系统建设的进一步建立与完善。随着电子发票的应用与广泛深入，电子发票必将取代纸质发票，财务信息化系统也将实现自动化与智能化。
注释：
总理两提电子发票为什幺？http：//www.sohu.com/a/192356638_118622，搜狐2017-9-16。
参考文献：
[1]李平.完善我国电子发票管理的几点建议[J].国际税收，2016，04.
[2]邵露.电子发票对会计的影响探讨[J].会计改革与创新，2016，01.
