许芬艳 王喜广东科学技术职业学院
后示范建设背景下的高职院校教学秘书工作思考与创新
许芬艳 王喜
广东科学技术职业学院
随着国家示范性高等职业院校建设不断深入，教学秘书在高校教务教学管理中的重要性愈加凸显。通过对后示范建设背景下高职院校教学秘书的角色认知，教学秘书作为高职院校教学基层管理者、教学服务人员后分管领导的管理助手。教学秘书队伍建设存在处理信息量增大，心理压力大；工作难度加大，协调关系复杂；发展空间不够，人员流动性大等诸多问题和矛盾的制约。
后示范建设高职院校教学秘书
近年来，随着国家示范性高等职业院校建设，示范性高职院校在校企合作办学体制、工学结合人才培养模式、自主招生、增强社会服务能力等方面进行了有效的探索，出现了工学结合班、现代学徒制班、中职班、订单式培养班，引领全国高职院校的改革与发展方向。在国家示范性高职院校建设的大背景下，教学秘书在高校教务教学管理中的重要性愈加凸显。以笔者所在的学校为例，2016年3月顺利通过了国家示范性骨干院校的验收，现进入后示范建设阶段，后示范建设和规范管理必然对教学秘书工作提出了更高的要求，为此，教学秘书要做好本职工作，必须与时俱进，创新性开展工作。
一、后示范建设背景下高职院校教学秘书的角色认知
在后示范国家高职院校建设中，教学秘书是高校教务教学管理中的重要组成部分，也是高职院校基层的教学管理者、教学管理服务人员、教学分管领导的参谋者和教学管理助手，主要职能是教学运行管理、教学质量监控管理、教学档案管理等。高职院校教学秘书是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用，其工作的好坏直接或间接地影响到学院的教学的正常运行和质量的提高。
以教学秘书的日常工作为例，从学生方面分析：编制新生名册、编排班级、订购教材、制定不同专业的教学计划、安排课程、安排学生考试与考查、打印学生成绩单等，均属于教学秘书教学管理的职责范畴，从教师方面分析，课程表的制定及变化、教师工作量的统计、教师教学质量的测评等一系列教学工作。
目前，我校实行校、院（系）二级管理模式，学校教学管理主要体现在宏观计划、规划和方向的制定发布；二级院（系）则既是办学的主体，又是办学的基础。准确把握教学秘书的角色定位，提高教学秘书的素质水平，是实现院（系）教学管理规范化的重要保证。因此，重视教学秘书工作，对于维护高校教学秩序，加强教学管理、提高教学质量具有十分重要的意义。
二、后示范高职院校建设教学秘书工作创新的必要性
在后示范高职院校建设中，教学秘书队伍建设受到诸多问题和矛盾的制约。过去那种简单认为教学秘书仅是简单的重复性工作，在工作过程中也不需要用很多脑力，只要心细，把领导交代的任务传达到教师和学生本人就完成了任务。这种观念明显具有陈旧性和滞后性，已经远远不能适应示范性高职院校教学管理的需要。正确认识教学秘书队伍面临的问题，深入分析问题背后深层次的原因，提出合理可行的解决对策，对于推进教学秘书队伍的建设具有非常重要的现实意义。
（一）处理信息量增大，心理压力大
随着示范性院校建设不断深入，特别是以专业建设为重点来加强内涵建设，使学校、学院（系）的工作重心及权力下放，学校教学管理由过去的直接管理转换成为宏观管理，形成以二级院（系）为主的二级管理模式。一些学校把原来属于教务处的教学管理任务下放到二级学院（系）完成，二级院（系）的教学自主空间增大，任务也随之加重。
以笔者所在学校为例，学生人数已经超过2万人，教师的数量也随着学生的增加而增加，而教学秘书的编制并没有增加，使得教学秘书任务更加繁忙。个别高职院校教学管理方法滞后，未建立现代教务信息管理系统，甚至沿用传统笔和纸的管理方式，这大大增加了教学秘书的日常工作量。同时，由于教学秘书工作的忙碌、繁杂。教学管理工作任务具有集中性、突发性等特点，这让教学秘书疲于应付教学管理部门下达的各项教学管理事务和日常管理事务，使得教学秘书经常日夜加班。如果某一环节出错，将影响整个教学秩序，长期高度紧张的工作状态使得教学秘书的心理压力过大，容易产生失误，给身心健康带来不利影响。
（二）工作难度加大，协调关系复杂
后示范高职院校建设要求不断深化内涵建设，为了适应示范性高职院校的建设，教学秘书需积极参与到本院（系）或者教学管理部门组织的专业、实验实训基地、课程体系和教学改革等项目建设中去。这就要求教学秘书适应和把握国内外高等职业教育发展的最新动态，学习先进管理经验和示范高职院校建设的成果，不断更新职业教育工作理念。
后示范性高职院校需要改革体制机制。随着后示范性建设的深入，过去学校及职能部门制定的规章制度作为二级院（系）进行管理运作的依据，已经不能适应示范建设的要求。二级院（系）亟需新建一套新的体制机制。教学秘书作为二级院（系）领导的重要助手，是制度的规范化建设的重要参与者，需要做大量的调研工作和信息收集，与社会各界联系更加频繁。教学秘书主动与社会交流机会增加，需要进行纵向协调、横向协调和左右协调工作。这都对教学秘书的协调沟通能力提出了挑战，要求教学秘书必须具备更高的素质。
（三）发展空间不够，人员流动性大
教学秘书属于行政编制，又属于教辅人员，走教育教学管理路线。对于行政管理人员而言，职务的高低将直接影响薪酬待遇，行政人员的岗位津贴是按照行政级别来分发的，而职务的晋升的通道相当狭窄。虽然教学秘书在二级院（系）管理中充当指导者、组织者、协调者、服务者等多种角色，但其工作量大，责任压力大、工作难以量化、考核和评价难以客观，因而在绩效考核、职称职务晋升、进修培养等方面与专业教师存在很大的差距。特别是待遇低、晋升难严重影
教学秘书来源多样性是加剧了人员流动，教学秘书的来源不确定，素质参差不齐，有的是优秀留校毕业生，有的是社会上招聘，还有的由专业教师或管理部门的人员兼任，来源多样化。因为工作繁琐，人员的流动性也非常大，新上岗的人员往往没熟悉工作流程就得上岗，还有很多人刚熟悉岗位的工作便转岗或跳槽，给教学部门和教务管理部门带来很多困难。这种人员来源的多样化和工作的流动性，给整个教学秘书队伍带来了很多不稳定的因素。
另外，教学秘书队伍还普遍存在其他问题：教学秘书的工作条件不完善，教学秘书的专业知识缺乏，教学秘书的工作创新能力不够，教学秘书的付出与回报相对失衡，教学秘书的心理不适现状等。
面对上述种种问题，后示范高职院校教学秘书工作按照原来的机械式、简单听从领导指令的传统工作思维，已不能满足当前工作的需要。这需要教学秘书拥有创新思维观念，创新管理方法，牢固树立为教师服务，为学生服务，为教学服务的工作理念，确保二级院系教学工作的顺利推进。
三、后示范高职院校教学秘书工作创新的对策
（一）培养创新意识，建立现代教务信息管理数据系统。培养创新意识。随着后示范建设的深入，教学秘书应该深入学习贯彻教育部十六号文件精神，特别对高职院校的专业建设、课程建设、教材建设、师资队伍建设应该有深刻的理解，在观念上进行创新，要充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。要敢于采用新方法、新观点，突破原有条条框框，利用现代化管理手段和技术更快更好的做好工作。
建立现代教务信息管理数据系统，这是高校领导管理、教师教学与科研重要管理工具。通过各种网络信息收集、组合及共享等交换方式，利用现代信息处理技术进行筛选、综合及处理，获得教学活动中的各种信息，建立现代教育信息管理数据系统。教学秘书利用现代教务信息管理系统，可以向各级、各类教育管理部门及社会有关部门传送与反馈，使各种高校的教务管理工作的指导性文件得到安全、准确、高速交流，最终达到教学管理手段现代化的目的。
教学秘书要积极学习新的办公软件或技术。随着办公自动化的进一步发展，信息化的教学管理模式将代替手工时代，教学秘书的工作方式和服务手段也要发生根本性转变，要适应新形势，掌握新技术，提高工作效率，熟悉Windows操作系统、Office文字和数据处理软件、学校教学管理系统等外，还应该掌握最新信息通信工具，如QQ群、微信群，建立学院的教学QQ群、微信群等，提高信息传递的效率，注重工作的时效性。通过教学管理系统，如教师调课管理等，让日常事务更加便捷，使教学管理实现制度化、规范化、科学化和现代化。从而让自己从重复性的工作中解脱出来，更好地为学校师生服务。
（二）提高创新能力，寻求高效协作的方法。随着后示范建设的不断深入，高职教育体制的不断改革，教学秘书必须适应新的形势，提高工作创新能力，深刻认识高等职业教育全面提高教学质量的重要性和紧迫性。加强高职教育理论的研究，在人才培养模式、实验实训基地建设、师资队伍建设、课程体系革和教学方面有更深刻的理解，突破原有的观念，充分发挥主观能动性，敢于采用新方法，利用现代化的技术和管理模式解决新问题。
教学秘书作为学院领导的助手和参谋，需要参与教学中的各个环节，经常与学校教学职能部门、学院领导、学院教师、教学督导专家和本学院学生联系，需要掌握现代沟通技能，提升协调能力，才能解决教学中遇到的各种难题。教学管理协调是多层次、全方位的，对上要为领导服务，对下要为教师、学生服务，横向与其他职能部门进行协调沟通，上传下达，沟通左右，联系内外，调动师生积极性，用集体的力量创造性地完成教学工作。
同时，人才培养模式创新、课程设置更新、专业深化整合，使得各教学专业之间的必须要相互协作，作来实现教学的目的，使得教学秘书之间得联系交流更加紧密，由于教学秘书的工作职责大体相同，应定期组织教学秘书进行交流座谈，探讨工作过程中的共性问题和难题，应加强教学秘书之间思想交流，相互协商、协助，避免走弯路、走错路，工作也可保持一致性。
（三）营造教学秘书实践创新的优良工作环境。高校管理的核心是教学管理工作，校为教学秘书的创新提供一个良好教学改革环境，为教学秘书创新管理、改革提供主动创新、自由发挥的空间，提供良好的政策。
提高教学秘书的综合素质，提高业务水平。学校要鼓励和创造条件让教学秘书和教学人员一样有机会外出深造，包括学历进修和技能进修。除了学历的提升，教学秘书需要不断业务学习，参加与专业技能相关的计算机培训、教务系统应用等各项培训，对具体工作进行指导和培训，改善工作方式，提高工作效率。不定期出资让教学秘书参加全省的或全国的教学管理交流会议，到具备更高管理水平的特色院校去交流学习，通过外出取经，提升自我工作能力。
拓展职业发展空间是激励教学秘书的关键。教学秘书属于教辅人员，必须考虑教学秘书的晋升途径与通道，让教学秘书队伍能够吸引更多的优秀人才，好用且留得住，特别是80后和90后教学秘书，更看重个人兴趣和自我价值的实现。教学秘书平时多忙于琐碎的教学管理工作，加班加点是常有的事，也没有很多的时间及精力来钻研科研学术，考虑其工作的特殊性，在评优评先或者职称评聘的时候，对于教学秘书应该制定一定的政策给予倾斜，充分体现人文关怀。
制定合理的薪酬制度激励教学秘书群体提高工作绩效。教学秘书又属于行政编制，行政人员的岗位津贴是按照行政级别来分发，职务的高低将直接影响薪酬待遇。因而，要提高教学秘书的经济待遇，并且其薪资待遇应该与相同职称、相同学历、相同工龄的其他教学人员对等，尽可能体现劳动付出与报酬间的平衡。
在后示范建设的中，高职院校应充分认识到教学秘书工作的地位及重要性，建设一支高素质、可持续发展的教学秘书队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、发展内涵建设、提高教学质量等方面的重要作用，全面推进国家示范性高职院校的建设。
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许芬艳（1985.4-）女，湖南湘潭人，广东科学技术职业学院经济管理学院讲师，研究方向：会计、教学管理；王喜（1978.2-）男，广东茂名人，广东科学俄技术职业学院经济管理学院，讲师，研究方向：思想政治教育、教育管理。响了工作热情和工作积极性。大多教学秘书认为个人的价值观没有得到很好的体现，使得教学秘书感到前途渺茫，从而产生职业倦怠，造成人员流动性大。
