谢静
（龙岩交发睿通商贸有限公司，福建 龙岩 364000）
一、商贸企业内部控制管理常见问题分析
（一）内控环境弱化
商贸企业内控环境弱化主要体现在组织架构、内控意识等方面。其中，组织架构方面，层级划分不合理，权责分配不明确，没有遵循不相容岗位相互分离的原则进行岗位授权，岗位之间没有形成相互协调，相互监督的制衡机制；同时，岗位设置不合理，职责不明确，导致职能混淆或交叉，一些重要岗位缺乏有效控制，容易出现控制失效风险。内控意识方面，主要表现在商贸企业基层员工对内控制度了解不足，企业缺乏对内控建设的宣传和引导，没有将内控目标与员工岗位目标相联系，员工参与度不高。
（二）风险管控滞后
商贸企业对于风险管控相对滞后，往往是事后处理多于事前防范。风险管控机制不完善是造成企业风险管控滞后的主要原因，商贸企业未建立独立的风险评估部门，各部门对于风险控制的参与度、配合度、重视度不高；企业缺乏完善的风险评估体系，即没有建立风险识别分析模型，对企业的风险点识别不准确，导致不能及时针对风险制定相应的防范策略。另外，当前部分商贸企业虽然建立了风险评估小组，但是仅将重点放在供应商的价格优势及经销商的资信评估方面，没有全面、系统的对所有业财活动进行风险评估，如对业务流程、资产安全、财务报告等风险评估不足，导致风险管控效果不佳。
（三）内控活动不规范
在采购方面，部分商贸企业缺乏完善的预算体系，采购前未结合经销商需求等要素编制全面、准确的采购预算，导致采购资金无法合理最优化配置，或资金不足无法完成采购业务或资金过剩造成浪费。缺乏完善的授权审批流程，尤其是采购及销售业务，由于缺乏规范的审批程序，审批权限界定不明，导致常常出现越权审批的情况，无法发挥内控的监督约束作用。采购验收缺位，由于商贸企业的特性，其本身不参与生产环节，也不设仓库，是一个直接批发货物的过程，这使得采购验收缺位，不仅无法对供应商提供货物的规格、质量、价格等进行考核，同时也无法知悉货物是否遵循合同要求，一旦采购货物质量存在问题，不仅会造成巨大经济损失，还会影响商贸企业声誉。此外，在激烈的竞争环境下，部分企业为了快速扩大市场规模，增加利润，选择通过信用赊销的方式来开展销售业务，在增加销售量的同时也增加了企业的应收账款规模，由于缺乏对经销商的综合全面评估，导致企业大量应收账款无法及时收回，不仅给企业带来坏账风险，还易导致企业出现资金链断裂。
二、提升商贸企业内部控制的有效对策
（一）营造良好的内控环境
首先，商贸企业要明确战略定位，在分析和预测企业经营现状和未来发展方向的基础上，制定战略目标，战略目标是企业内部控制执行的方向。其次，明确权责，细化岗位分工，对不相容岗位进行分离，有效的内控机制必须以完善的岗位约束机制为基础；应进一步明确总经理、业务副总、财务副总的职权，如总经理负责制定和调整企业发展战略、审批年度工作计划、经营预算、业务合同等；业务副总负责组织经销商资信调查、开拓市场、购销谈判、制定信用等级评价制度、审核购销合同等；行政副总审批信用等级评价制度，审核产品报价、赊销额度、预算额度等。明确细化管理层权限，可以实现职能间既相互协调又相互监督[1]。最后，在具体岗位设置方面，要实现采购岗和销售岗的分离，同时要定期轮岗；对于采购业务应由两名以上业务人员负责，实现采购预算、询比价与请购审批、供应商选择、合同签署等职责的分离。此外，商贸企业应重视提升全员内控意识，定期针对关键岗位组织培训学习活动，使员工认识到实施内部控制的必要性和重要性，明确内控目标的实现与自身利益目标息息相关，以此调动员工积极配合内控工作的开展。
（二）健全风险评估体系
风险控制是商贸企业加强内部控制必须重视的问题，面对复杂多样的市场环境，商贸企业重视风险评估，可以有效回规避风险。第一，风险识别，商贸企业可以通过建立共性风险目录，召开风险评估会议等方式定位企业的风险点，明确风险类型，主要有以下四种：1．财务风险，企业缺乏预算管理体系导致资金使用盲目及资源浪费；资金周转不畅；财务信息失真；经销商资信评估不准确，导致应收账款无法及时回收，引发坏账损失；2．运营风险，采购计划制定时对市场价格和需求评估不准确导致采购成本增加；采购验收不规范造成资产损失；3．市场风险，市场竞争加剧，压缩企业市场份额；行业发展趋势变化，行业壁垒等；4．法律风险，汇率变化对进出口业务产生影响；合同漏洞、不合理引发纠纷；经营纠纷、财务纠纷。第二，风险分析，商贸企业在明确风险点和风险类型后，可以通过建立风险分析模型评估各类风险发生的概率，并根据风险危害情况划分风险等级，在此基础上通过矩阵表罗列出各风险点发生概率、危害程度及风险概率，对于风险发生概率高、危害值高的风险重点关注，并提前做好防范措施。另外，可以结合矩阵表分析企业内部控制的薄弱环节，并针对性地制定调整方案。
（三）优化设计内控活动
1．供应商管理
在供应商管控过程中，应以国家相关部门联合发布的《内部控制配套指引》为依据，可以结合企业实际情况针对供应商制定规范的评估标准，选择出合格的供应商，编制供应商清单，优先与资信状况良好、供货及时、质量合格的厂家建立长期合作关系。商贸企业应完善OA系统，在系统中增加供应商数据库模块，对各个供应商单独建档，通过多种渠道完善供应商档案信息，具体要包括供应商名称、类型、地址、联系方式、产品质量、经营状况、行业信誉、生产能力、供货能力、工艺水平等相关信息，可以借助大数据分析技术对市场产品价格进行实时监控，及时更新价格库[2]。在评定供应商是否具备准入资格时，应由业财部门共同制定评定标准和规则，为了供应商考评的客观、公正，可以由编程人员设计一套完整的评定程序，由系统根据相关信息自动划分供应商等级，具体如下：业务人员通过网络、电话等方式了解产品市场，并获取产品报价，在发现新的产品供应商后提出考察申请，分别由业务副总、财务经理、总经理审批通过后，由业务员实地考察供应商，并将获取的供应商信息录入OA系统数据库，由系统结合相关信息自动完成划级评分，经再次审批通过后形成供应商清单，在采购时综合评级信息和经销商需求选择最佳供应商，对供应市场和供应商履约情况进行实时关注，并及时更新相关信息，在每年末对供应商进行综合评估，及时淘汰不合理供应商。
2．质量验收管理
产品质量直接影响企业商业信誉，对于企业的长期发展至关重要，因此商贸企业应重视强化质量验收管控，把好产品质量关。商贸企业具有一定特殊性，属于贸易中介，内部未设立验收入库程序，因此应通过销售合同对货物验收工作明确约定，即在经销商接收货物后，将验收报告和大幅收据及时递回商贸企业，由商贸企业行政部门根据单据进行核查，如果发现与采购货物的数据、质量、规格等不符，则应及时指派专员进行实地查验，如检验后确定存在产品问题，可以由业务部门与供应商协调通过换货或者补货的方式处理，如供应商拒绝配合，则商贸企业应由业务部门及时启动紧急采购计划，通过二次采购为经销商补发存在问题的产品。
3．应收账款管理
针对信用赊销下产生的应收账款，企业应对经销商的经营状况、企业规模、资信状况等进行评估，重视应收账款的管理[3]。商贸企业应合理授信，可以制定规范的信用管理标准，对经销商信用进行考评，以明确信用限额，如可以由业务员对经销商资信情况进行全面考察，将经销商经营实力、资金状况、行业信誉等信息纳入OA系统经销商信用档案库，由系统依据信用管理标准自动对经销商进行信用评级，并生成赊销额度及时限，经审批通过后，业务人员可以在授信额度范围内向经销商销售产品，若赊销额度超过系统限定，仍需继续赊销，则必须由业务员再次申请，并签订清收责任书。对于超限赊销经销商，业务员在开展销售业务过程中应作为重点关注对象，具体关注经销商资信、账龄、结算方式、退货频次等内容，以免影响支付，同时对于OA系统中的经销商信息也要同步更新。商贸企业应以年度为周期，开展对经销商的综合评估，以确保销售质量。此外，商业贸易企业多利用票据贴现的方式来保障资金流，但是由于票据贴现的不规范性，常常诱发风险，给企业带来损失，因此在办理票据贴现时要注意防范风险，企业应对贸易的真实性进行审查，可以到实地对申请经销商进行调查，查验贴现企业提供的购销合同、增值税发票的原件，并在上面加盖“已与原件核对一致章”，信贷人员不能因为长期经销商，忽视对经销商购销合同及增值税发票原件的核对，只要求经销商提供复印件。
三、结束语
内部控制水平是衡量企业管理水平的重要指标，对于商贸企业建立现代化管理体系至关重要。就商贸企业发展现状来看，由于今年突发状况的影响，对于我国商贸企业，尤其是进出口业务产生了较大影响，出现明显下滑，据相关数据显示，2019年我国货物贸易进出口总值为21.54万亿元，而2020年1-2月，货物贸易进出口总值只有4.12万亿元，同比下降9.6%，商贸企业发展面临较大挑战。作为商贸企业，要提升经营效率，应重视发挥管理先导作用，以管理驱动效益，通过完善的内控机制强化对业财活动的约束、控制，保障资产资源的科学配置，实现效益最大化目标。
