冯志鹏
摘要：本文简要研究了高校科技档案的管理。
关键词：高校科技档案管理
全球高等教育竞争、交流与合作的背景下，学科建设与科研工作作为高等学校建设与发展的全局性和战略性任务而倍受各界的广泛关注。高校科技档案作为一种新型的档案门类，近年来得到了迅速的发展，并且在高校管理与发展中不可替代的重要作用日益凸显。如何进一步研究和掌握高校科技档案的功能与特点，对其实施有效管理，从而更好地实现其价值，已经成为摆在高校科技管理者面前的时代命题。
1 高校科技档案的特点、功能及其有效管理的重要性
科技档案是反映科技、生产实践活动的相关科技文件，是对保存备查的一种直接记述。高校科技档案是高校师生以及科技人员在从事科研技术开发活动中直接形成的，按要求归档的文字、图表、声像等各种物质载体形态的历史记录的综合，具有保存价值。一般来讲，高校科技档案同其他档案在性质上存有区别：其一，它特指高校师生和科研人员是在科技、生产活动中产生的，是一种科技信息及其载体。其二，它是高校科研人员认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。其三，它是保存起来以备查考的科研文件，它与一般科研文件的区别在于它履行了相关手续，采取集中保管。
1.1 高校科技档案的特点
1.1.1 具有浓郁的学术性特点。高校教师的科研活动是从事“高深学问”的学术活动，其劳动的目的、对象和手段都极具自身特点。当代高校教师所面对的劳动对象是身心发展渐趋成熟，思想自由，个性张扬且具有一定的专业知识的大学生，劳动产品是社会所需的各类高级专门人才。高校教师的劳动特点决定了高校科技档案具有浓郁的学术性。
1.1.2 具有高深的专业性特点。作为高校科技档案突出的特点之一，专业性集中表现在其形成领域和内容性质两个方面。高校中，任何一项科研或生产活动都是在一定的专业领域范围内进行的，高校科技档案作为这些专业活动的原始记录，具有鲜明的专业性特点，此外，高校科技档案从内容和性质方面来看也具有专业性特征。可以说，高校科技档案这一高深的专业性特点是实现高校对科技档案进行科学有效管理的重要决策依据。
1.1.3 具有鲜明的多样性特点。高校科技档案所记载的科研活动的内容和方式的多样性决定了高校科技档案丰富多样，具有鲜明的多样性特点。
1.1.4 具有较强的成套性特点。高校科技档案的基本特点之一就是以课题（项目）为基本单元成套形成的，一个科研课题的档案材料就是一个有机联系的整体。
1.1.5 具有偏重基础研究的特点。这一特点与高校自身的定位及功能紧密相关。通常情况下，高校科研的实践应用性弱于基础研究性，这也恰恰反映了目前高校在“产、学、研”相结合方面的薄弱所在。作为教育大省的陕西，却还暂时不是经济强省便是例证。
1.2 高校科技档案的功能
高校科技档案同其他科技档案一样，具有四大功能，分别是：知识储备功能，情报功能，依据凭证功能以及促进经济发展功能。
前两个功能比较明显。就依据凭证功能而言，是因为要节约人力、物力、财力，提高产品质量，要想使得科技、生产活动能够有序有效进行，那幺就需要完整准确的科技档案作为依据。而它表现在科技档案则是科研成果定型的依据，是项目或课题再研究或恢复研究的依据，这在某些专业技术领域尤为重要。如油田档案对于其生产的依据作用，对于维护、使用、检修工程对象，对于设备使用、维护和管理，对于特殊需要时进行科学决断等等。
至于促进经济发展功能，则是指科学有效的科技档案管理可以在一定程度上降低或者说是节约科研技术开发和生产活动中的活劳动以及物化劳动的消耗，具体表现在：科技档案可以重复使用，这样节约了设计工时，有利于提高经济效益；利用科技档案可以进行科技方面的交流与协作，避免了重复劳动，有利于取得社会经济效益。可见，管理好利用好科技档案，是发展内涵扩大再生产的重要条件，充分发挥科技档案的作用，不仅可以提高经济效益，同时也可为社会创造必要的价值与财富。
1.3 高校科技档案管理的重要性
基于以上认识，我们不难体会到高校科技档案管理工作是高校各项工作的重要组成部分。因此，加强高校科技档案管理具有极为重要的意义，主要表现在以下三点：①高校科技档案能直接反映高校科研活动的原貌与进步，体现整所学校的科研水平。所有的科研活动记录只能在档案中找到最真实、最具体的反映。②高校科技档案为科研强者的更高一步攀登提供基石，为初涉科研的新人提供教材。③科技档案是国家资源，是社会财富。保管好档案、利用好档案是社会赋予科技档案管理人员的神圣责任。
2 目前我省高校科技档案管理工作存在的问题
2.1 重视不够，机构不健全，缺乏必要的人力财力作保障。当前，各高校普遍存在这样一种现象：重视科技图书轻视科技档案，重视科研开发轻视科技档案管理。由于各高校对科技档案管理工作重视度不够，在人员配备上考虑欠周，使得高校的科技档案管理人员多为科研处兼职，他们大多缺乏专业的档案管理知识，系统性的培训参加的也不够，因此对科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的概念知之甚少，或只是泛泛了解。加之他们需要承担的其他事务比较多，不可能把全身心的精力投入到科技档案的管理上来，这样势必会对高校的科技档案管理工作造成影响，从而一定程度上制约着高校科技档案管理工作的有效开展。
2.2 缺乏科学规范的科技档案管理制度。目前，国内一些高校的科技档案管理制度并不健全，甚至有些高校还没有建立这一制度，有些高校制度虽然有了，却由于种种原因无法执行。这些现象导致高校的教学、科研部门与科技档案形成部门之间的管理权限不明确，科技档案的相关工作，包括收集、整理和归档处于分散零乱状态，使得目前大多数高校的科技档案无法形成规范化，管理工作缺乏系统性和完整性，无法做到集中化。另外，在高校科技档案管理的工作中，科研与建档这两类工作并没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，从而导致职责分工不明确，缺乏行之有效的制约手段。
2.3 科研人员档案管理意识不强，使得科技档案集中管理难。大多数高校科研人员把主要精力和大量时间都放在了科学研究实践活动上，他们一般都比较重视科研项目、科技成果以及奖励，而轻视科技档案的收集和整理工作，缺乏档案意识。另外，还有一些科研人员只考虑个人荣誉和利益，将本该归档的科研资料当作个人资源占为己有，科技档案主管部门若不主动找他们收集相关档案，他们一般情况下是不愿主动上交的，甚至有的科研人员还以关键技术资料保密为由，拒绝科技档案主管部门收集他们的档案。有些高校的科研人员虽然上交了科技档案，但却无课题来源记录、审批记录以及其他方面的详细资料，只是上交了最终的鉴定材料。这些现象在高校的科技档案管理工作中时有发生，导致一些重要的科研项目形成的科技档案不齐全、不完整，造成一些高校的科技档案管理水平与科研工作不相适应的现状。
2.4 管理条件差，设备落后。目前，各高校对科技档案的现代化管理研究和培训较少，电子化、网络化程度不高，使得科技档案的纸质材料明显多于电子档案。这种现象不仅不利于高校通过网络途径查找和利用科技档案，而且也不利于提高科技档案的查找效率，从而降低了高校科技档案的利用价值，无法满足高校科技档案的日常管理需要。
2.5 对既有科技档案的利用率低。有些高校的科技档案虽更新较勤，分类较细，但研究性不够，不能为高校的发展起到应有的参考作用，有些高校甚至仅仅是为了需要建立科技档案而建立，建立完后很少加以修正和补充，更别说起到参考作用了。在对高校既有科技档案利用情况方面的调查中显示，有一半以上的科技档案利用率情况属于一般水平，查阅较少。究其原因，是由于高校科技档案的建立及管理过于分散，导致互相参照对比、管理研究的困难，最终使得科技档案无法充分利用。
3 德鲁克的有效管理理论对高校科技档案有效管理的启示与借鉴
3.1 德鲁克有效管理理论概述
3.1.1 基本内容。曾被西方尊称为“现代管理之父”的管理大师彼得·德鲁克，在他1966年出版的《有效的管理者》一书中提出了着名的有效管理理论。其主要内容包括七个方面：管理者必须有效；有效性是可以学会的；管理者必须学会管理自己的时间；管理者必须着眼于贡献；管理者必须重视“长处”；管理者必须集中精力于少数主要的领域；管理者必须做有效的决策。这本书自问世以来便广泛受到各层次管理者的欢迎，曾先后被译成多种语言流传于世界各国。书中所着重阐述的“有效管理理论”不仅在管理界普遍适用，同时也适用于其他各界。当然，对于高校科技档案管理自然也不例外。
3.1.2 基本原则。第一，注重成果。管理重在追求或取得成果，所以说检验管理的标准就要看是否达到了目标，是否完成了任务。第二，把握整体。管理者要把握好全局，着眼于整体，将整体发展理念贯穿于整个管理过程。第三，专注要点。专注要点意在强调在管理的过程中专注少数真正重要的东西，通过培养专注要点的能力和技巧提高管理效率。第四，利用优点。利用优点并非指那些需要重新建立和开发的优点，而是指现有的优点。第五，相互信任。管理者需要在所管理的部门或组织中赢得周围人对他的信任，这样才会使工作氛围更加和谐，工作业绩更加突出。第六，正面思维。管理者应该意识到发现并抓住机会比解决问题更重要，也就是说管理者在平时的管理中要把注意力放在机会上，但并不意味着可以忽视存在的问题。任何一个有效的管理者都能够看清问题和困难，并且不加以回避，积极地寻找解决办法和机会。
3.2 对高校科技档案有效管理的启示与借鉴
吸纳并借鉴德鲁克的有效管理理论的基本理念，结合高校科技档案的特点和功能，笔者认为：一方面，上级管理层要在机构、人力和财力等方面努力克服现存困难，解决具体实施中的问题；另一方面，直接从事科技档案管理者，应在工作理念与方式上重新定位和思考，实现对高校科技档案的科学有效管理。
首先，要坚持管理的创新性。要实现对高校科技档案的有效管理，必须坚持勇于创新，与时俱进。否则，档案管理工作将无法适应日新月异的科研发展。特别要充分利用好现代科技新手段，积极开发新型的系统管理工具。在人才、硬件和环境上不断进行创新。
其次，要注重管理的适用性。虽然并不是我们每个人今后都可以成为优秀的管理大师，但这并不能妨碍我们对管理适用性的学习，尤其在对高校科技档案管理的工作中，管理者更要乐于学习成功的科学有效的管理知识。
其三，要养成良好的思辨性习惯。管理中要养成能够全面、动态地看待科技档案管理有关问题的良好习惯，而不是盲目地急于实施。
其四，要严格把握务实性的基本原则。“务实管理”与“有效管理”在高校科技档案管理中是相辅相成的。我们每个人无论在学习、生活还是在生产、实践中，都需要用“有效性”去弥补生命和时间的不足。然而，我们一方面要看勤奋认真的工作态度，另一方面更要看实实在在的结果。高校的科技档案管理工作亦然，作为高校科技档案的管理者要避免脱离科技档案管理的目的来进行管理。
最后，不要仅仅局限于档案管理者的自我管理，还要注意各种外界因素对科技档案管理产生的多重影响。
参考文献：
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[2]高柏，张颜春.高校科技档案管理的几点思考[J].兰台内外，2013(06).
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