孙园
摘 要：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是一个国家机构、社会组织和个人的一面镜子，记录了它们发展过程中的点点滴滴，所以档案资料的收集与管理对于它们下一步的发展有很重要的借鉴作用，对软实力的提高也有不可低估的作用。本文对我们做好化工检测报告的档案资料的收集与管理，提高软实力进行简单的阐述。
关键词：档案资料;收集和管理;软实力
化工检测报告的档案资料可以反映出一个单位历代产品的质量是否合格。通常化工检测报告检测的是产品的性能、产品的指标是否合格 、产品的应用领域、以及产品的酸碱性、溶解性、是否有毒、是否可燃烧、是否符合国家各项指标，产品没有检测报告是不允许出厂的。每次出厂都会产生相关的记录作为档案的一种收集起来。收集和管理档案资料有助于单位在发展中及时弥补过去的不足，改错和发展同时进行提升整体的软实力。
1 档案资料的收集与管理的基本要点
1.1 在收集档案资料时必须要确保其初始性和真实性。在收集档案资料的过程中会遇到各种各样的问题，比如档案太陈旧有些字迹已经模糊;比如为了某种原因而要修改原始的检测记录等等，面对这类问题如果我们按照主观愿望去收集是不可取的。档案的珍贵性就在于它的初始和真实，收集时一定要依照客观公正的原则，不能掺杂任何外力因素，初始真实的检测报告对于化工单位的发展是大有裨益的。
1.2 分订成册时要遵循一定的规律便于需要时查找。档案的收集正是为了以后的查找借鉴，所以，我们在收集整理的过程中，就要按一定的规律将档案资料分门别类的装订成册，为以后的查找增加更多的便利。
1.3 要保证档案的有效性和完整性。收集的档案资料要保证内涵丰富，格式符合要求填写内容完整以及表达准确，这样的档案才完整才有效。
1.4 要统一归档文件的编制格式。在档案资料收集和管理过程中要对归档文件的编制格式进行统一，如卷宗的页号的形式如何表现出来，编制的位置;该在案卷的封面和脊背记录的内容，如何记录;备考表的内容和作用以及案卷装订的相关要求等等。只有用统一的方法归档才能使得档案管理工作进行的更加顺利。
1.5 档案在装盒方面也要注意。归档文件要按照档案文件的先后顺序装入盒内，要与归档文件目录中对应条目的排列顺序相一致，要保证检索到文件条目后能找到该文件。档案查看完毕归档时也要注意将其按顺序装入相应的档案盒中，而且档案装盒时还要注意将同一事由的归档文件放在同一档案盒里，根据文件的多少选择档案盒的厚度。
1.6 要注意做好相关的保密工作。档案记录了一个企业单位的发展过程中的点点滴滴，对企业的进一步发展有十分重要的借鉴意义。档案收集和管理人员要本着为全心全意为企业服务的宗旨，严格保守企业重要的档案文件信息，千万不可因为自己的一时疏忽给企业发展带来不必要的损失。
2 怎样做好档案资料的收集与管理，提升软实力
2.1 工作人员——增强档案意识，真正在档案收集和管理上下功夫。在社会主义市场经济的条件下，化工单位的经营方式要作出相应的调整，那幺档案资料的收集与管理工作也要因时而变，档案资料收集和管理人员应主动提高自己的档案意识，在档案收集和管理领域敬业务实。若在档案收集过程中档案资料有了新的内容便应立刻将原有内容更新，保证档案资料具有时代性和及时性。不仅如此，还要积极主动去学习档案资料相关的法律法规以及最新的档案资料收集管理知识，提高自己的文化素养，真正尽自己所能将所学运用在档案资料的收集和管理上，为自己争得荣誉，为单位带来更多的潜在收益。
2.2 档案部门——根据单位发展规划和未来设计做好档案资料收集和管理工作。档案资料是一个单位基础和发展成果，是所有员工兢兢业业努力工作的展示，同时它也受单位的发展规划和未来设计的影响。 单位的发展通常都有一定的方向性，而档案资料的收集和管理也应该是有方向的，应保持与单位发展方向一致。一个单位在实际发展中一定会产生各种性质的运作文件，这些都是作为档案资料工作人员所要收集的，工作人员应该将产生的文字，数据，图片等等各种形式的资料一并收集整理，每一阶段的各种资料都要进行追踪处理实时更新，不能停滞不前，要有能力进行一定的分析整合。在单位经营状况出现问题时，可以及时找到这些发展前期所留下来的文件，从中找出问题，使其快速地回到正轨。
2.3 工作单位——培养专职人员进行档案资料收集与管理。所谓“专职人员”就是和普通的档案资料收集与管理人员不同，他们有专业的档案知识，有精湛的处理档案问题的技能，有强烈的档案意识，有丰富的档案阅历。一个专职人员对档案的了解要胜过多个普通员工，档案资料对一个单位的发展有重要作用，专职人员对档案资料的收集和管理作用也十分重要。所以要培养一批专职人员进行档案资料的收集与管理，达到事半功倍的效果。
2.4 全体工作者——各司其职，互相配合，有条不紊，提升软实力。每个单位的顺利运作都离不开所有人的配合，化工单位也是如此，档案资料的收集和管理工作更是如此，因为档案工作的特殊性，需要各个部门人员的配合，所以在日常工作中各个部门的工作人员不仅要做好自己的本职工作，也要积极配合档案部门人员的工作，在工作上保持密切联系，可以使得各个部门的发展成果及时得到更新，确保客观公正的将单位运行状况收归档案，以备日后的检查借鉴，全公司上下形成良好的氛围，有利于提升单位的软实力。
3 结语
在现代制度下，我们化工单位的运行和发展更加自主化，人性化。对于化工检测报告相关的档案资料收集和管理也变的越来越自主人性化。但是档案资料工作毕竟是一份反映单位发展历史的报告，必须是真实完整有效的，所以提高档案资料的收集和管理能力是作为该部门工作人员所必须要思考的问题，要不断的总结改进工作方法提高工作质量，确保档案资料收集工作的齐全准确完整系统，将单位整体的软实力不断提升。
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