潘倩莹

[摘 要] 随着咨询系统的广泛应用，高校的办公事务繁琐、重复、数量大，高校也开始实行OA系统管理。探索了资讯系统的应用，为行政管理工作更加高效、规范、人性化提出了几点可行性建议，从而简化人工，做到系统化的低碳环保化办公。

[关 键 词] 行政管理；OA办公系统；独立院校

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）16-0246-02

随着中国经济的不断发展，整个社会对高等毕业生的要求进一步提高，高校开始大规模扩招和对外发展，随之带来的是高校机构的不断完善。由于师生数量增多，各类事务细致繁琐而且涉及多个部门的分工合作，所以传统的办公方法已经无法满足目前的工作需求。为了更好地满足社会的服务功能，必须借助现代科技手段来提高资源和行政管理水平。

一、XH独立院校的背景

XH独立学院是企业和品牌学院合作公共承办，2005年经教育部批准设立并当年招生的一所综合性全日制普通高等院校。学校秉承母体学校的优良办学传统和理念，打造品牌学校。现有2个校区，教学设施齐全，环境优美，交通便利，并且校车往返中山大学与各个校区之间。在校生有2万多人，学校学科布局全面，专业特色明显，符合社会需求。现有39个专业，目前正处于上升阶段，独立学院目前正在实行二级管理。

二、XH独立院校的现状

XH独立学院机构的内部主要由教师教学、行政管理（教务管理、教辅管理、实验室管理等）这两大部分组成。教师教学主要通过网络等多媒体资讯系统收集汇总专业知识来系统地传授给学生，学生通过在教室里上课来获得知识。行政管理主要是辅助教师教学、对外宣传活动等工作，目前行政管理工作的现状如下：

1.学校的行政部门，即人事处、财务处、教务处等（主要是将学校领导层下达的通知通知到各院，同时对外联系比较多，如外事处要与国际学校谈合作了解资讯信息，人事处要对外招聘人才发布资讯等），各部门联系密切。各院系资料归纳整理，如教师做项目科研，从申请到领导审批、经费下拨、办事报账等流程以及这个项目涉及的不同部门的数据资料的提供；实习基地的相关企业资料、合同存档、举办活动等大量信息的归纳存档等，如果还是依靠传统的办公方式，已经无法满足提高服务质量和拓展服务的功能。

2.各院系主要接受来自行政总部的通知文件，这种通知的下达方式一般是通过QQ、邮件，每天都有大量的资讯信息，一旦遇到临时离开等其他情况，很容易遗漏重要通知，导致无法正常完成工作；另外，工作群一般都只有相关工作人员接收资讯信息，也只有相关的负责人才知晓信息内容，正式通知一般相对官方，很多具体实施的方法没有详细说明，很多时候下面收到通知不知道如何开展工作，如果每个院系的人都去私下发通知或问相关工作者，就会增加发通知人员的工作量，如果在QQ群讨论，又会面临刷屏。XH学院办学以来，一直沿用这种聊天工具的资讯信息系统，如何有效地开展工作，让更多的领导层知晓学校的整体工作进度和流程，还需要进一步研究和探索。

3.为了避免遗漏通知，一般的重要通知都会以红头文件的纸版下发给各系秘书，各系秘书收集汇总，时间久了，会产生很多的纸版通知，占用办公储藏文件空间，不但不低碳环保，同时也不便于提取。

4.院系在需要请示领导或者需领导签字的情况下，还要去打听领导的行程，XH学院分两个校区，领导办公一般在旧校区，偶尔也会到新校区办公，而大部分的院系行政人员在新校区，所以如果有审批的文件就要来回找领导，如果每个办公室人员都打电话询问领导的行程，领导每天接电话的次数就会增多，从而影响领导的正常工作。

5.两个校区之间没有固定的传送文件人员，所以各院系部门的行政人员凡是涉及跨校区办事时，需要离开岗位，导致遇到其他事情无法及时处理。

三、XH学院实行资讯系统的重要性

资讯系统主要是一种整合资源化的管理，其目的是有效地提高效率，优化办事流程，提升核心竞争力，使整体价值实现最大化，同时可以增强学院的整体和系统模块之间的联系性和协调性，使复杂的问题简单化。

XH学院分为两个校区，两校区之间需要1小时的车程，学校的报告请示等流程一般需要层层领导审批，材料也是两个校区直接搬来搬去，文件盖章也是由两个校区间人员往返携带，工作起来很不方便。如果采用资讯系统，可以满足不同用户的需求，可根据不同的办公系统相应调整，OA办公系统具有一定的灵活性，通常可以分为代办事务、交办事务、已办事务、工作计划、通讯录、公文管理、资源管理、学院信息管理、部门院系内部管理、会议及经验交流等。通知可以直接在网站上发布，这样不仅可以解决QQ刷屏、遗漏通知等问题，而且办事人员不用在两个校区往返找领导签字，可以通过IT网络上传扫描文件，领导也可以在OA办公系统上批改文件，实行高效管理，对一些需要收集汇总、资料采集、数据分析等的材料可以解放人工，用资讯系统代替，从而提高行政管理工作人员的工作效率，实现高效管理。

四、资讯系统的使用研究

学院可以利用资讯系统收集信息后，进行提取、清洗、转换、分类，同时网络传播和交流可以更方便地把个人知识转换成学院知识。

资讯系统是否可行，对习惯性用QQ聊天工具、见面找领导签字（方便见面和领导说明报告内容）、年长的不太适应电脑软件操作的老教师可能会有一些障碍，还需要学校召开资讯系统培训会，定期安排网络人员解决操作使用问题，每个部门、院系都需要安排专人负责，促使资讯系统在学校广泛的使用。资讯系统有很多功能，如教师上课也可以利用资讯系统进行学生考勤、学生课堂作业考查、学生成绩评分等，所以资讯系统的运用，不仅可以方便行政管理工作的开展，还可以促进教师教学。

五、XH学院实行资讯系统的应用分析及建议

在行政部门运用资讯管理系统，有助于行政人员更好地收集文件、管理文件、提取和分析文件，但是由于办校以来都是用的QQ等大众广泛使用的聊天工具办公，所以在一定的时间和范围内让他们改变办公形式，还有一定的困难，需要每个部门大力宣传和鼓励，并给予技术指导。

XH学院在2016年开始试行OA系统，当时的OA系统内容不完善，仅限于发通知和考勤，学校也没有正式发文要求一定要使用OA系统，为避免文件通知不到位，学校行政人员是QQ群共享文件和OA系统一起发，导致OA系统就成为一个通知收集和汇总的软件，没有规范使用，更没有起到提高工作效率的作用。

经过后期的不断完善，2016年学期末召开了一次OA系统的操作培训会，大致介绍了新开发的OA系统的用途和使用说明，并且通知有不明白的地方可以向网络部门咨询，会议结束后大部分人员都忙于工作没有及时跟进OA系统，导致依然还是不能规范使用。

针对以上情况，建议学院应该采取以下措施：

1.学校层面应该及时监控每个院系部门的使用情况，到每个部门去做培训指导，仅仅靠培训会上的介绍无法针对性处理每个部门实际中遇到的具体情况。在领导层面，确定领导固定在系统批阅文件的日期，这样对一些较急的文件可以尽快在领导批阅的时间前提交OA系统，减少人员两边校区找领导签字的麻烦。对年纪有些大的员工或者不愿意改变办公方式的员工，首先要让他们从意识上去接受这个工作方式和系统，然后采取积极鼓励的态度，也可以采取一些强制考核制度，督促他们使用OA系统。

2.各院系开展的活动通过校官网、QQ群、OA系统、图书馆等具有收录功能的资源系统进行归纳整理收录。学校各系的部门要分工明确，要细分到员工，把各自部门及岗位的历年资料整理收集，完善内部系统的资料，统一上传到资讯管理系统里，所有资料系统在同一个系统里面操作，区分不同的模块，整个学校的资源共享，如涉及不同部门所需提供的相关资料可以自行到系统提取，减轻各部门及管理人员的工作量，减少提取工作的重复程序，便于统一管理。

学校各部门除日常收集系统外还需建立一个分析模块，如财务处除上传日常的工作外，还应针对各部门的预算、编制、管理总结分析，相关部门也可以通过系统查询的方式查看所用经费情况等。

3.传统的上课方式是由教师在讲台上授课，学生在教室里听，如遇学生人数多的情况下，考勤点名就会占用大半节课的时间，而且一些学生还存在请假、旷课、或者跟不上课堂进度等情况，如果采取资讯系统，则可改变这种情况，如通过打卡软件APP进行考勤、提交作业、参与课堂作业等，教师可以通过APP资讯系统及时分析出学生所学知识的掌握程度。部分专业课、公选课等教师可以录制微课，设置固定的上课时间，不要求学生上课的地点，学生只需要在上课时间打开APP等教务系统就可以学习，这样学生可以随时打开系统进行自主学习。同时，把优秀的课程录制成视频作为精品课程资料库，不同专业的师生可以共享资源，互相学习拓宽眼界，也可以让学生脱离课堂学习，只要在规定时间内登录系统就可以和教师在线上课，灵活方便，年轻的学生和教师也容易接受。

总之，使用并完善资讯系统，无论对学校还是对员工都是提高效率、解放人工的途径。在新的系统使用过程中也必然会遇到困难，只有不断地根据实际工作中遇到的问题进行完善和调整，从实际出发，勇于创新，敢于实践，才能实现高效无纸化办公，发挥资讯系统真正的作用。

参考文献：

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