胡志恒
（秦皇岛市引青管理局 东线工程管理处，河北 秦皇岛 066001）
行政记录是指民政、工商、税务等政府行政部门在行使其监督、管理和服务等职能，如办证、登记、检查、保险、培训、税收、付费和罚款等过程中对事物及其变化所作的文字描述和记载。是其收集、记录并保存在文件、档案中的公民、法人等行政监管对象的资料记录。
1 行政记录在统计中的具体应用
2011年4月，国家统计局《“十二五”时期统计发展和改革规划纲要》中指出，加大行政记录在统计工作中的应用，强化部门行政记录信息的整合，促进行政记录向统计信息的有效转换。行政记录被广泛的应用于统计调查中，比如GDP 核算、评估指标匹配性与经济分析。主要表现在以下几个方面：
（1）统计调查的替代
《中华人民共和国统计法》第十条明确规定：凡通过抽样调查、重点调查、和行政记录能取得统计数据的，不得制发全面定期统计报表。在法律上，确定了行政记录对于统计调查的替代作用。使用行政记录，通过数据关联、资源共享等手段代替统计调查中的同口径部分，既可以提高统计数据的质量，又能简化统计调查的内容，更好地节约统计调查成本。例如，在备受关注的人口普查中，公安部门的户籍人口和外来人口资料、民政部门的死亡人口遗体火化资料、卫生部门的新生儿资料、物业公司的业主资料，都是非常重要的关于人口的行政记录。随着行政记录应用的不断发展以及数据可链接资源的不断丰富，使用行政记录进行政府统计必将逐步扩展到社会和经济统计等更多领域。
（2）统计数据的验证
使用行政记录，进行数据之间匹配性分析，加强相关性、逻辑性研究，来评估验证数据质量。例如，税收、财政收入、进出口、用电量等有关部门的行政记录和实物量指标，是GOP 数据质量评估的重要参考。将行政记录与实际的调查数据相结合，能够增强统计数据的准确性、匹配性，能够提高统计公信力。
2 在统计工作中应用行政记录的优点
行政记录的目的不是统计，但是行政记录可以为统计提供信息。行政记录在统计中的应用是一种新的统计工作思路，目前，世界各国都以将行政记录应用到了统计工作中，并已经取得了不少的成功经验。在实践应用中，行政记录在统计中应用具有以下优点。
（1）统计中使用行政记录可以降低统计成本
统计工作中，通过政府部门之间的协调，将行政记录直接作为统计数据，可以免去向调查对象开展调查，进行访问，填写调查问卷等程序。这样一来，不但大大节省了统计调查经费的支出，而且减少了调查的过程，缩短了统计调查的时间，使统计调查单位的统计成本近似为零，而且，通过行政记录运用还有助于减少被调查者的负担。即便不能将行政记录直接转化为统计数据，普查和经常性统计调查也可以将相关的行政记录作为有效的调查框，比如，调查对象的地理位置、联系方式和一些基本特征。在人口普查中就大量使用了各部门的行政记录信息。
（2）统计中使用行政记录可以提高政府统计的准确性
行政记录是为本部门的管理与控制而设立的，所以行政记录是对社会经济现象进行数量描述的最主要形式，能真实地反映其运动、变化过程。目前，绝大多数行政记录反映的都是由公民本着自愿原则主动提供的，这样就保证了行政记录的真实性。即便罚款等行政记录反映的不是自愿行为，但是这些行政行为的本身往往具有强制性，一旦发生都需要记录备案，也就保证了行政记录的客观性。这样一来，通过行政记录转化而来的统计数据的准确性是很高的；少了统计调查的环节，直接把行政记录转化为统计数据还减少了统计工作中抽样误差、以及无回答等非抽样误差的出现，大大提高了统计数据的质量。
（3）有些统计资料必须从行政记录中获得
有一些统计数据是无法通过正常的统计调查能够取得的，比如出版发行数据，可以从相关管理部门的备案资料中轻松获得，而通过统计调查取得这些数据，不但浪费统计资源，增加统计成本，而且还容易存在统计误差；再如，人口调查中死亡人口信息，就只能通过民政部门关于遗体火化的行政记录中获得。
3 使用行政记录应注意的问题
行政记录可以直接或者间接的转化为统计数据，但它不等同于统计资料，两者之间在取得目的、信息来源、信息量的包含度等方面都存在不同，故此，在行政记录的应用过程中应特别注意以下几点问题：
（1）两者分类不尽相同
国民经济核算已经形成一套严密的方法论体系，而在很多部门的行政记录数据中，行政部门并没有采用这一分类，这样就造成了两者在分类上的差异。
（2）两者时间记录规则不尽相同
在经济统计中一般将日历年限作为核算的时间记录标准，但是有些行政记录数据为满足行政管理的需要，将核算期调整为与日历年限不同的时期。例如，对于出生人口，公安机关规定，出生人口数只包含上了户口的新生儿，而不包含已经出生未做户籍登记的那部分新生儿，但是人口统计则按实际发生的时点来统计具体的出生人口数。
（3）行政记录的保密性和隐私性
行政记录和统计调查一样，也涉及到保密性和隐私性。引用相关部门的行政记录时，必须根据有关部门的相关规定正确引用，注意保密。比如，引用行政记录时，不能涉及有关国家机密。再如，对于一些被调查公民和企业不愿意公开的住房、收入等重要信息，即便是在行政部门的登记备案，也应负有保密义务。
研究开发行政记录在统计中的应用在我国具有重要的现实意义。加大行政记录的运用，已经是政府统计发展的新趋势，并将成为政府统计改革的重要部分，是不断完善统计调查的方法，提高我国统计科学性的重要内容。从国外一些国家的政府统计发展趋势看，由于从传统方式得到统计数据的艰难性也前所未有的增加，这也体现了加大行政记录应用的必然趋势。从我国看，目前行政记录正在逐步应用，但是，距离能够广泛的应用于各个领域，并将解决行政记录与调查数据之间的差距以及质量控制方法还是有一点距离，势必是任重道远。
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