林建强
摘 要：人事档案关系着一个单位工作人员的考核、调动、升职、职称评定等诸多事项，是人才使用、人事任免工作的重要依据。本文以机关事业单位人事档案管理为例，就人事档案的重要意义、其管理中存在的现实问题进行研究，并对此提出合理化建议。
关键词：机关事业单位;人事档案;管理;研究
一、机关事业单位人事档案管理的重要意义
机关事业单位人事档案是对干部的工作经历、思想政治、学识水平、业务能力、工作实绩的真实记录，是人才信息储备的重要载体，是人才信息来源的主要渠道。干部人事档案，不但可以真实深刻地反映出其成长历程及工作业绩，而且还是各级党组织客观公正评价和正确使用干部的重要依据。做好干部人事档案管理工作，是维护干部合法权益、夯实人才基础的重要前提，对于国家人才战略的发展起到积极的推进作用。
二、当前人事档案管理工作的状况
（一）档案收集不及时，档案材料缺失严重
在档案材料收集过程中，相关工作人员缺乏归档意识，对需要存档的材料缺乏判断标准，不能按要求及时分类归档，对日常工作中形成的档案资料不注意收集，致使档案出现材料不全、信息不完整等问题，部分单位档案缺失严重。
（二）档案管理方法落后，信息更新不及时
目前，大多机关事业单位在档案的收集、整理、保管、检索以及提供利用等方面，仍然采用传统的管理方法，特别是档案材料的检索，许多还需要依靠手工来完成，档案管理方法落后，这在很大程度上影响了人事档案管理工作的发展，加之相关工作人员缺乏动态管理意识，对于人事档案的管理，往往只局限于个人以往信息资料的收集、整理和保管，而忽视档案信息的及时补充和更新，造成部分人事档案材料跟不上个人经历的变化， 内容单一，更新滞后，缺乏系统性、完整性。
（三）档案保管措施不到位，不利于档案的安全保管
一些单位未按标准设立单独的档案室，只是在办公室放置简单的档案柜存放档案，达不到“防潮、防虫、防尘、防火、防盗”的五防要求;在档案使用过程中不能按照规定严格办理借阅登记、不能及时归，存在着档案丢失和损坏的问题;保存的档案仅限于纸质材料，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，不利于档案的安全保管，跟不上时代发展的步伐。
三、干部人事档案管理的建议
（一）强化意识，不断加强人事档案管理人才建设
一要开展相关法律、法规知识培训，强化工作人员的法律意识、保密意识，提高其思想政治素质;增强工作人员的档案管理意识，养成及时归档、标准建档、严格管档工作习惯。二要通过档案工作业务培训、继续教育学习等形式，使档案管理人员掌握和完善人事档案管理工作基础知识，实现人事档案管理的专业化发展，通过交流互动，学习档案管理方面的先进经验。三要实行严格的考核奖惩制度，定期对工作人员进行专业知识测试，引导人事档案管理人员不断提高自己的业务水平。
在现代科技高速发展的新时期，对人事档案管理人员的基本素质和业务能力提出了更高的要求，只有不断提高和强化管理人员的技能，才能实现档案管理的现代化发展目标。
（二）规范操作，真正实现档案管理科学有序管理
人事档案要实现科学、有序、高效的发展，必须遵循时效性、有序性和完整性的原则。一要把内容繁多、数量巨大、条目繁杂的人事档案及时、完整地收集整理，对于需要存档的信息进行认真梳理，分清主次，分类堆放，严格审查，及时补充，做好登记，以此保证人事档案信息资料的完整齐全;二要进行科学的分类，实现人事档案整理工作的规范化，根据人事档案的内容和形式的不同，对档案进行不同的分类处理、系统排列和基本编目，实现归档文件的科学化和系统化;三要遵循方便利用的原则，既要保证人事档案的完整性，又要保证查阅人事档案的便捷性，开展标准化的人事档案管理工作，最大限度地提升人事档案的利用价值。
（三）加大投入，切实保障档案管理安全有序发展
一要加大资金投入，建设符合国家规范要求的人事档案室，配备服务器、交换机、打印机、空调机、除湿机、复印机、扫描仪等一系列硬件设施，同时要加强软件设施建设，安装专业的软件系统，配备专业的管理人员，按照横向打造硬件设施、纵向开展信息化管理的思路，全面整合人事档案管理的有效资源，提高档案管理的水平。二要在保存纸质档案的同时，将已经形成的纸质档案资料进行电子化处理，采用双重保障的方式，增强档案的安全性，提高档案利用率。三要加强制度建设，建立人事档案信息化管理制度，使人事档案的信息化管理工作有据可依、有章可循，成为人事档案信息化、科学化、高效化发展的保障。用户若需要查询人事档案的相关信息，在获得信息获取权限之后，可在相应范围内进行查询。四要保证人事档案信息的安全，人事档案涉及个人信息，关乎个人利益，一旦出现泄露，将会造成不可挽回的损失。通过先进的技术手段的运用，在严格的管理制度约束下开展工作，才能对人事档案的信息进行有效的管理、合法的应用。
机关事业单位档案管理工作要多方参与，开拓思路，进一步完善软硬件设施，加快档案管理标准化、制度化和规范化建设进程，才能确保人事档案管理工作高效、安全、有序发展。
参考文献：
[1] 陈军.事业单位人事档案管理规范化水平提升策略探讨[J].经营管理者.2017，（20）：290.
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