田伟
关键词：档案管理;电子档案;重要性;问题
1 电子档案管理工作的重要意义
就电子档案管理工作进行分析，档案所包含内容诸多，其中，主要以机关事业单位信息、人力资源信息为主，传统档案管理多为纸质资料，大量的纸质资料极易产生丢失与破损现象，一旦出现此类问题，极易影响机关事业单位稳定运行，不利于机关事业单位人力资源管理工作开展。要想强化档案管理工作，提升档案管理效率与质量，在档案管理过程中应结合大数据技术，将各类信息汇集为电子档案，进而做好档案管理工作，借助大数据技术做好档案信息的管理与保存工作。就目前档案管理工作进行分析，大部分档案多以电子形式存在。将各类档案聚集在一起，有利于做好档案管理工作。电子档案管理模式有利有弊，优势为档案保存效率、应用效率得到提升，而劣势则为网络环境复杂，如管控不当，或是电子档案管理平台受到攻击，都会增加机关事业单位或是个人信息泄露风险，不利于维护档案安全性，难以保证大众信息私密性，不利于维护现代社会发展与进步。因此，在新形势的档案管理工作中，应选择适合的管理方式，充分发挥电子档案管理作用，提升档案管理质量[1]。
2 分析电子档案管理工作存在的问题
2.1 管理人员水准不齐
大数据出现时间相对较晚，部分管理人员并未意识到大数据技术重要作用，亦难以将大数据技术与自身工作相结合。部分机关事业单位电子档案管理人员，其电子档案管理水准相对较低，很多机关事业单位内部电子档案管理人员并不是专职岗位，多为其他岗位人员兼任。这些兼任的工作人员，有着各自工作，难以花费更多时间与精力去学习大数据技术，难以将大数据技术与电子档案管理工作相融合。再加上，部分机关事业单位的档案管理人员年纪偏大，难以接受电子档案管理方式，更难以适应电子档案管理工作所提出的全新要求。受到这些因素影响，导致电子档案管理人员水准不齐问题出现，最终影响电子档案管理工作开展，难以发挥电子档案管理工作应有作用。
2.2 电子档案管理设备落后
部分单位在档案信息管理工作中，并未投入充足资金，致使大数据设备更新不及时。电子档案管理设备落后，势必会影响电子档案管理工作开展。再加上，很多机关事业单位档案管理方式相对传统，多为人工管理模式，即便引入电子档案管理设备与平台，这些设备与平台依旧形同虚设，难以发挥电子档案管理设备与平台应有作用，严重阻碍机关事业单位电子档案管理工作开展，不利于实现电子档案管理与创新[2]。
2.3 电子档案管理制度有待完善
就当前的电子档案管理工作进行分析，部分机关事业单位多应用传统档案管理方式，并未结合大数据时代背景，对传统档案管理方式加以优化。此种现象，是不会导致档案管理工作制度不完善，档案管理流程不规范等诸多问题。机关事业单位对传统档案管理所存在的问题并未进行及时分析，致使档案管理工作较为随意，无规范管理制度。机关事业单位档案管理制度不完善、不科学，势必会影响机关事业单位档案管理效率，降低档案管理质量，在档案管理工作中出现信息遗漏或是档案破损等诸多问题。档案存在破损与丢失问题，不利于机关事业单位管理与评估工作开展，更难以在机关事业单位内部推出电子档案管理方式，无法应用档案价值，难以创新传统档案管理方式[3]。
3 大数据背景中创新电子档案管理的有效途径
3.1 提升档案管理人员综合水准
要想使大数据技术得到合理应用，提升电子档案管理水准，在实际工作中，首先，应以提升管理人员综合素质为主，只有这样，才能提升档案管理人员的数据信息的处理与分析能力。与此同时，在大数据时代背景下，还应做好人员培训工作，以提升人员综合素质为主要工作，并在这一基础之上，构建完善数据库，发挥档案数据库作用。在这一过程中，作为机关事业单位的管理人员，应给予电子档案管理工作高度重视，聘请专业人才做好数据库的维护与更新工作，确保电子档案数据库稳定运行，更好地支持电子档案管理工作。其次，应结合大数据时代要求，创新传统档案管理方式与理念，只有结合大数据时代背景，借助大数据技术，优化以往档案管理方式，在大数据时代背景中，引入更多先进技术，在档案管理工作中，采用全新管理理念，进而构建高素质档案管理队伍，使其掌握电子档案管理所需专业知识，以此为基础，不断提升档案队伍管理人员综合水准，满足大数据时代对档案管理人员提出的全新要求。最后，为保证档案管理工作顺利开展，在实际工作中，还应结合以往档案管理工作存在的问题进行分析，不断优化以往档案管理工作存在的问题，满足档案管理工作创新要求，创新以往档案管理途径，为电子档案管理工作开展打下坚实基础[4]。
3.2 增强电子档案管理设备与人力投入
在大数据时代背景中，要想创新以往档案管理方式，并提升档案管理质量，在实际工作中，必须要增强电子档案管理工作所需设备，增加设备投入，首先，应做好设备选择工作，在设备选择工作中以计算机设备为主，选择具有存储功能的计算机，在设备选择工作完成后，应结合电子档案管理工作要求，引入电子档案管理系统，并将电子档案管理系统安装至计算机设备中，为后续电子档案检索、分析等各项工作开展提供可靠平台。与此同时，在电子档案系统选择前，需要结合机关事业单位内部电子档案管理工作实际要求，选择适合的档案系统。要想完成此项工作，需要不断强化人员管理，引入更多专业能力强的档案管理工作者，充分发挥电子档案作用，提升档案信息应用价值。最后，在传统档案创新工作中，需要引入复合型人才，并在大数据背景下，创新以往档案管理工作模式，不断优化传统档案管理方式，以创新为基础，做好电子档案管理工作，最大限度提升电子档案管理工作效率。
3.3 优化以往档案管理体系
在大数据时代背景中，要想不断提升档案管理质量，创新档案管理方式，在实际工作中，逐渐引入大数据技术，构建电子档案管理新体系，使电子档案管理工作得到大幅度提升。要想创新传统档案管理方式，规范档案管理行业发展，在实际工作中，应重点关注本单位档案管理工作实际情况，结合本单位情况进行分析，构建适合机关事业单位、符合时代发展的电子档案管理体系，进而统一档案管理标准，优化以往档案管理方式，并在大数据技术帮助下，做好档案数据收集、存储与分析工作等，并在这一过程中，遵循全新档案管理体系，做好档案管理监督工作，更好地规范机关事业单位内部档案管理工作，提升机关事业单位档案管理质量。与此同时，在档案管理创新工作中，还需要借助考核与评价等不同方式，充分调动电子档案管理工作人员积极性，使其主动投身于电子档案管理工作中，并在考核与评价方式帮助下，不断提升自身电子档案专业知识与管理技能，在大数据时代背景下充分发挥自身能动性，优化档案管理方式，激励并促进档案管理人员成长，创新以往档案管理方式，促使传统电子档案管理形式迈向电子档案管理趋势。此外，应结合大数据时代背景，对国内电子档案发展进行分析，结合大数据时代背景，制定适合档案管理的体系，在实际工作中，制定适合电子档案管理创新的体系，在科学、完善的管理机制支持下，规范电子档案管理流程，不断提升电子档案管理质量。最后，应结合大数据时代背景[5]，结合电子档案管理与创新方式，在这一过程中分析国内外档案管理与创新经验，不断创新档案管理工作，进一步提升档案管理能力，创新以往档案管理方式，充分发挥档案作用，更好地为人民服务。在实际工作中，应尽量消除档案管理体系与创新之间的“隔阂”，切实维护档案管理工作开展，创新档案管理途径，在大数据技术支持下实现档案数据信息共享目标，在档案管理与创新过程中，需重点关注档案管理技术，结合档案管理理念与大数据技术，构建档案管理与创新的共享机制，使档案管理与创新工作得到全面优化，消除以往档案管理工作遇到的难题[6]。
4 结语
在大数据时代背景下，以往机关事业单位档案管理工作弊端逐渐凸显，为解决这一问题，创新以往档案管理形式，拓展档案管理路径。在实际档案管理过程中，应明确档案管理意义，并分析档案管理存在的不同问题，最终结合大数据技术，在大数据技术辅助下，创新以往档案管理模式，不断强化电子档案管理人员培训工作，使电子档案管理人员综合素能得到提升，并在档案管理创新工作中，增加更多的资金与设备，为电子档案管理工作开展提供硬件基础。在完成上述工作后，还应构建科学档案管理体系，规范档案管理工作，拓展档案管理途径，充分发挥电子档案作用，维护社会发展，做好档案管理工作，充分发挥各类档案应有价值。
参考文献：
[1]王文明.浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作[J].中国管理信息化，2017，20（01）：182-183.
[2]刘燕.档案管理工作如何加强电子信息档案管理[J].机关事业单位改革与管理，2015（20）：21.
[3]崔萌萌.如何做好电子信息档案管理的保密工作[J].科技风，2015（14）：268.
[4]王梅.网络环境下涉密档案安全保密体系构建[J].黑龙江档案，2014（06）：21.
[5]丁晓玉.在信息时代下档案管理中的保密工作[J].赤子（上中旬），2014（23）：249.
[6]张贵芬.浅谈信息时代档案管理中的保密工作[J].中小机关事业单位管理与科技（下旬刊），2013（12）：50-51.
