摘 要：近年来信息技术不断发展和完善，开始渗透于社会生产与人们生活的各个环节，其中以档案管理的信息化改革为主要表现。伴随着信息社会的到来，使得传统模式下档案管理受到巨大冲击和影响，导致信息规划中心的档案管理各项工作难以高质量、高效率的进行。本文结合信息化档案管理概念、现存问题展开分析，进一步提出信息时代下档案管理优化措施，以供参考。
关键词：信息时代；档案管理；现存问题；措施
1 信息化档案管理概述
信息化档案管理概况来讲是指档案相关行政管理部门同意规划和组织下，将现代化信息技术高度融合在档案管理的整体工作中，进而实现对档案信息和资源实时获取、收集、整理、存储以及查询等综合利用性能。信息化档案管理本质内容为将传统管理模式下的纸质版书本内容转化为信息时代的数字化和电子化内容。
2 信息时代档案管理工作现存问题
2.1 档案管理保密性和安全性不够
近年来信息技术日渐成熟，加快了社会现代化发展进程。档案管理的各项工作也由传统手工录入升级为自动化信息操作。通过运用计算机网络，大幅度强化了档案管理工作质量和效率，节省了人力与物力成本，并且办事流程更加简单和便捷。但是在实际运用信息技术时也存在着诸多问题，其中以档案管理保密性和安全性较低为主要风险。网络信息技术作为一把双刃剑，在没有运用信息技术之前如果有人想要偷盗档案必须要亲自到达档案存放的现场，使得盗取难度较大。而运用信息技术后，网络黑客能够采用远程操控和管理计算机实现档案信息私自篡改或数据盗窃，并且不要求人员到达存放现场，不会留下偷盗痕迹。此外，档案数据一旦遭到损坏，想要再次修复难度非常大，加上档案数据信息的多样性和复杂性特征，如果遭受黑客侵入，会导致部分档案信息永久性丢失。针对国家档案信息情报机构，如果发生了数据泄露，会对国家安全产生严重影响。
2.2 档案信息化管理水平低
由于信息技术开始广泛应用与社会各行各业，使得信息技术专业人才需求量不断增加，而现有的院校教育却没有重视对这一方面内容的培养，没有设置信息技术专业，造成信息技术专业人才的整体缺失，严重影响了档案信息化管理的发展进程。由于档案规划中心的工作人员对管理模式和理念依旧处于传统层面，与实际社会发展情况脱轨严重。档案管理人员习惯传统的工作模式，对信息化管理的专业知识培训力度不够，使得档案管理人员专业能力迟迟得不到提升。
2.3 档案价值的鉴定难度加大
概括来讲，档案鉴定主要是对档案真伪和本身价值的确认与核实。其中，档案真伪主要是档案信息的真假程度，实际进行档案真伪鉴定过程中要求综合性分析档案内容真实性，对档案信息标志、载体以及来源等要素进行检查。由于信息化管理的档案信息和数据非常容易被复制，使得信息源流失。档案载体过于同一性，使得档案信息在复制后失去了其唯一性作用，更是在无形之中加重了真伪便捷的难度。档案价值则是档案内容和信息对个人发展或社会发展的推动作用，通过科学检定方式与标准来判断档案是否具有实际价值。档案真伪作为价值判定的前提条件，如果档案内容和信息存在错误，那幺这个档案就已经不具备价值。
2.4 档案管理软件不合理
现阶段已经有部分的档案管理机构开始使用计算机技术才展开各类档案管理工作，但是由于管理软件的差异性，使得一部分机构采用相对完善和先进的方式管理档案；而另一部分机构依旧采用传统模式来展开档案管理工作。其中，也存在着一些机构使用档案管理工作时没有对区域内各相关单位软件进行统一要求，导致档案信息和数据查询利用存在问题，进而影响到档案管理整体网络的搭建和发展。
2.5 档案管理体系不健全
现代化信息技术广泛应用也加重了管理部门的监控压力，虽然陆续颁布了一些管理制度，但是却与实际情况存在差异。总的来讲，现有的管理制度主要是针对传统模式下的档案管理工作，无法满足信息化管理需求。
3 信息时代档案管理措施
3.1 搭建档案信息化管理保障体系
档案安全作为信息化管理主要内容之一，全面掌握信息时代下网络发展的各类风险因素，确保档案信息化管理保障体系的实用性。加强对网络计算机建设的覆盖面管理，对计算机使用安全程度进行强化。管理人员培训环节需要重视对安全保障这项内容的延伸，定期对计算机平台展开检查，同时备份档案信息和数据，避免由于计算机故障而造成的档案信息永久性丢失。此外，档案管理的日常工作中需要实施监督和管理档案储存与运行情况，协调档案管理体系和网络平台两者间关系。加强对网络平台的监督，针对重要档案和机密性文件，要求对网络访问进行限制，最大程度上降低网络病毒入侵。档案管理机构要求对所有档案信息进行实时关注，针对泄密事件或异常情况及时上报并采取针对性措施，将档案损失进行降低。
3.2 重视档案信息化管理知识培训
目前档案管理工作人员需要具备信息化技术操作能力，高度要求档案管理人员业务水平。信息化管理人员需要培养严谨态度，熟练掌握档案管理软件使用流程和数据录入保存。定期进行管理人员业务培训和考核，对工作人员形成约束作用。此外，按照教育角度进行分析，要求职业院校和各类高校增设信息专业科目，聘请经验丰富的专业人才来讲解实际操作知识，培养档案管理与信息技术两方面知识相协调的复合型人才。
3.3 树立档案信息化管理意识和模式
档案信息化管理作为社会信息基础性建设的核心内容，除却国家机密外，要求相关工作人员积极扩张档案信息化管理服务性能，确保获取更多有效信息，增加信息效益。将区域档案管理的建设归纳为国家整体信息建设内，提高档案管理信息化模式和意识。一方面，积极宣传信息技术，与新闻媒体有机配合，满足社会档案信息化管理工作的要求。另一方面，增强对信息化技术了解程度，不断完善档案信息化管理体系，将信息化管理的宣传工作融入到人们生活中，进而扩大档案管理效益，并且实现社会档案管理意识的形成。
3.4 改进和调整信息化管理制度
管理机构需要不断调整和改进信息化管理制度，实现对档案内容和信息利用规范性与管理安全性，最大程度上发挥档案信息作业和效益。一是，针对网络技术和计算机操作需要严格按照国家相关制度要求。二是，针对常规类档案的管理需要采用行业内标准要求。三是，重视对档案信息化管理体系的搭建，并且不断提高管理体系的标准化程度。
4 结束语
现阶段信息时代发展脚步不断加快、信息技术日渐完善，使得档案管理的工作迎来了发生新机遇。作为国家信息规划中心的主要管理工作，要求相关工作人员必须高度重视档案管理日常工作中各类安全问题和保密问题，制定针对性解决措施，确保信息时代背景下档案管理的工作质量和效率稳步提高。
参考文献
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作者简介
胡芳（1972-），女，汉，从亊档案管理工作。
