何荣生
摘 要：随着科学技术水平的提升，信息化技术手段被广泛的应用到档案管理上，在提高档案管理的效率性上起到了很大的促进作用。对此，本文结合计算机信息技术手段，以高效离退休档案管理为例，系统的分析信息化环境下高校离退休档案管理的方式方法。
关键词：信息化环境；高校；离退休档案；管理
我国已经快速迈进人口老龄化时代。对于高校而言，离退休人员规模也正在不断扩大，随之而来给离退休工作档案管理工作增加了难度，传统的档案管理模式逐渐暴露了其不足之处。所以，在信息化环境背景下，结合计算机网络技术取代目前人工繁琐的操作，实现校园离退休职工信息的数字化管理成为了目前档案管理改革的必然趋势。对此，本文笔者通过多年的档案管理工作经验，对信息化环境下高校离退休档案管理的方式方法有如下见解。
1 改进档案管理体制，健全档案管理制度
高校管理层要积极面对高校离退休人员增多的形势，改变传统落后的档案管理方式，首先要从改进档案管理体制着手，加快高校档案管理的信息化建设，提高整体离退休档案信息服务水平，在档案管理方面要遵循国家对档案管理的各项制度，围绕《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》、《普通高校档案管理办法》等要求，制定统一的信息化技术应用标准，让高校离退休档案信息更加规范化和一体化。其次，高校管理层还要健全管理制度，要认清离退休人员的人力资源优势，他们具备较高的政治资本、知识资本和社会活动资本，必须要加强对这类群体的档案管理认识，是档案管理工作有章可循、有法可依。
2 构建离退休人员档案数据库
高校档案管理者需要收集离退休人员的基础信息，如工作期间的任免、奖励、职称评聘、工资、学历、业绩、科研及岗位变动等，还有一些综合信息内容，如退休时的归属单位、家庭住址、家属联系方式、健康体检资料、基础社会关系等档案资料。建立档案信息管理数据库，更加方便进行数据获取和共享。随着高校离退休人员队伍的不断壮大，对离退休人员的管理问题也日益突显出来，社会化管理必然会成为一种新的发展趋势，而档案管理是社会管理的基础。所以，构建离退休人员档案数据库，改善了传统离退休人员档案资料零散现象，如部分在原单位，部分在社区，可以方便高校档案管理人员展开工作，推进离退休人员档案社会管理的进程。
3 提高档案信息检索的便捷性
高校离退休档案管理信息化需要应用现代信息技术手段，通过计算机软件和网络技术，实现对离退休档案信息的在线检索和查询，突破了档案检索的时间和空间的限制，给档案管理人员带来了更多的便捷性。档案管理人员只需要利用模糊查询、分类查询和组合查询等方式，就可以对离退休人员个人信息进行检索，大大的提高了检索的工作效率。这种信息化检索方式还避免了出现人为失误的现象，比的档案信息查阅更为省事省力。
4 加强高校离退休档案管理的安全防护措施
在高校离退休档案管理信息化建设中，网络能够为档案管理提供各种服务工作，但是由于受到各种不良因素的影响，高校内部网络环境较为复杂，存在着很多的潜在威胁，必然会对高校离退休档案管理信息化建设带来一些网络安全方面的不利影响。所以，高校必须要加强高校离退休档案管理的安全防护措施，安装防火墙、杀毒软件、设置密钥等等，访问者必须要通过密码才能进入离退休档案管理系统，一旦非法者出现入侵情况，防火墙将自动隔离，给出警报提示，给高校离退休档案管理提升了有利的安全保护能力。
5 引进高素质人才，加强员工培训工作
高校离退休人力资源档案管理工作是一个较为专业、系统的工作，要求高校档案管理人员的业务素质必须要具备档案管理知识基础，懂得离退休管理及人力资源开发等方面的知识。所以，必须要构建高校档案管理人才队伍。一方面，引进高素质人才，通过从高校招聘档案管理的专门人才，提高高校档案管理人才队伍的专业水平；另一方面，还要与时俱进提高自身对计算机信息技术方面的学学习，定期给予人员的信息化培训，从而加快档案管理的信息化建设。
6 结语
高校离退休档案管理利用信息化的科学技术手段，构建离退休人员的档案系统，可以更好地维护离退休的合法权益，有效的落实离退休干部的政治待遇、生活待遇，促进社会和谐建设，还可以提高高校档案管理效率，利用计算机就可以对高校离退休人员的信息资料进行收集、处理，可以做到随时查询、随时修改，逐步实现了高校离退休人员档案资源管理的数字化、信息化和网络化，有效的提高了高校离退休档案的管理水平。
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