申广娜

摘 要：随着信息技术的快速发展与“互联网+”政策的推广，信息技术在生活中的应用范围越来越广，连各个事业单位的档案信息管理都开始采用电子信息化。本文将对事业单位电子档案的管理重要性以及管理中出现的问题进行探讨分析，帮助事业单位电子档案管理的更好利用。

关键词：事业单位；电子档案；管理；利用

信息技术的快速发展使生活中信息技术的利用越来越普遍。信息时代，事业单位的档案管理也开始采用信息技术进行管理了，但是在事业单位使用信息技术对档案进行管理的过程中，还是会出现或多或少的问题，下文将对这些问题提出解决对策，以便事业单位电子档案管理工作做得更好。

1 事业单位电子档案管理与利用的重要性

电子档案的管理与应用得益于信息技术的快速发展与普及，相较于传统纸质档案管理来说，电子档案管理更加方便高效率。传统档案是由人工对信息进行录入和档案归类工作，工程量浩大工作内容繁琐不说，人工录入容易出现差错不能保证档案的准确性，且在后续的查找内容过程中，查找工程庞大，浪费大量时间。纸质档案保存也不容易，纸张会随着时间的变化而出现不同程度的损坏。而电子档案信息录入时，利用信息管理技术在录入过程中直接对信息进行归档，减轻了信息档案管理人员的工作量，并且电子档案是以电子文本的形式记录在电脑设备中，减少纸张使用，节约了事业单位的档案记录管理成本。使用信息管理技术进行归档管理不仅提高工作效率，还能保证信息准确性，并且在后续的信息查找工作中，根据归档类型能快速查找到自己所需要的信息，高效便捷。在档案管理工作中，如果档案出现相关信息收集不齐全的情况，传统档案管理是需要对档案通过拆卷重做来增添信息记录的，工作内容大。而电子档案只需要要将档案查找出来。在电子档案中添加上去就可以了，相对于传统档案来说更为方便。档案管理记录主要就是为了使后续工作中能更好的为人们信息查阅做服务，相对于传统档案来说，电子档案的利用率更高。传统档案采用人工形式来记录信息，这种方式的记录主要都是根据记录者自己的理解来记载的，客观性不够强，会影响立卷工作的质量。而电子档案记录相对来说客观性会强一点，将工作人员从繁琐的工作中解放出来，有更多的时间去对其它档案进行研究，能为查阅者提供更好的服务，从而提高档案的利用率。

2 电子档案管理与利用存在的问题

2.1 技术性与安全性的问题

电子档案管理是随着信息化时代到来而发展起来的管理方式，依托信息技术进行管理，所以电子档案管理对于信息的要求就较高了。电子档案常于电子文本的形式储存在计算机设备内，对于储存环境要求非常高，这些设备需要先进的制造技术确保设备性能良好对电子档案进行安全有效的存储。电子档案不同于传统文本档案，它不能直接的进行阅读，需要特定的读取软件才能打开读取，而目前如何对技术含量较高的读取软件进行普及也是电子档案管理中的一个重要问题。电子档案管理需要完善的软件来辅助，而软件在系统更新和兼容性上也存在着一些技术性的难题需要解决。

安全性对于档案管理来说十分重要，而电子档案以电子文本的形式记录，它本身就可以被重新改写，且改写痕迹容易掩盖。电子档案储存在计算机内，互联网上隐藏的电脑病毒和黑客的恶意攻击都是影响电子档案安全性的重大隐患。

2.2 电子档案内容不够完善

电子档案内容的不完善会影响电子档案的使用情况。归档不明确就是电子档案内容不完善的一种情况，电子档案相对于传统档案来说，会储存许多音频或影像资料，但在采集存储过程中，归档要求不明确，大量信息不能有效的被处理且许多资料不能被更好地进行归类应用。许多原有的重要档案被以传统档案管理方式记录在纸张上，当需要这些档案来辅助工作的进行时，在文字档案转化为电子信息档案的过程中，转化过程缓慢，转化工作未完成就无法有效地对档案信息进行利用。

2.3 电子档案管理过程无法规范操作，管理人员业务素质不高

电子档案管理要求管理人员能熟练的使用信息设备，但有时管理者对于信息设备的使用不够熟练导致在信息归档工作中对重要信息错误储存，不方便后续的利用，并且极其容易发生信息泄露的问题。有些信息档案管理者在信息档案备份工作中没有做到规范要求进行操作，在备份工作中没有进行档案备份或者备份不明确，这些电子档案管理过程中的不规范操作都会导致档案电子化管理工作的困难进行。

电子档案的管理工作对于档案管理者的专业素质要求极高，而由目前的情况来看，缺少相关人才或者相关人才培养方案，这也是档案电子化管理中的一大难题。

3 电子档案管理与利用中问题的解决方法

3.1 加强安全性提高设备性能，完善档案内容

电子档案的存储要依托计算机设备，要想电子档案能更好地被管理利用就需要提高对存储设备的要求，保证设备的性能和使用时间。对读取软件的普及帮助电子文本信息的查阅工作进行。还要提高电子档案储存安全性，确保不会因为信息泄露而为事业单位带来无法估量的损失。在提高安全性方面，除了通过防火墙和杀毒软件等对黑客病毒的攻击采取防御之外，还要使用密码管理或者多级权限等保证信息安全，防止信息的泄露。并对电子档案信息进行完善，方便工作使用，时常更新系统，保证电子档案工作的更好处理。

3.2 电子档案管理工作人员的素质提高

虽然电子档案管理是在计算机设备中进行的，但它主要被电子档案管理工作人员进行使用，所以提高电子档案管理工作人员的素质在电子档案管理与利用工作中也是相当重要的。要制定相对应的工作制度来规范约束电子档案管理工作人员的使用，除了工作要求外不得对电子档案信息进行非法使用，严禁私自篡改与泄露档案信息。还要经常性的对电子档案管理工作人员进行技术知识方面的培训以及职业道德的培养，推动电子档案管理工作的有效进行和合理运用。

4 结束语

信息技术的迅速发展使事业单位的档案开始走向电子化管理，但管理过程中出现了或多或少的问题，解决管理中出现的问题才能帮助电子档案更好地利用。

参考文献

[1]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].当代经济，2011（06）.

[2]张俊英.基层电子档案的管理与利用[J].硅谷，2010（04）.

[3]王丽梅.谈电子档案在事业单位档案中的重要作用[J].黑龙江史志，2014（05）.