周佳波
摘 要：随着计算机的出现和逐步的普及，信息对整个社会的影响逐步提高到一种绝对重要的地位。信息量、信息传播的速度、信息处理的速度以及应用信息的程度等都以几何级数的方式在增长。档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，只有做好档案管理工作的信息化建设，才能满足新时期档案管理工作的需要，才能真正实现信息时代下创新档案管理工作的目的。本文对信息时代下档案管理工作创中所面临的问题和对策进行分析，探讨信息化时代档案管理的创新方法[1]。
关键词：信息化时代;档案管理;创新;方法
随着中国经济的高速增长，中国信息化有了显着的发展和进步，并随着信息技术在企业中的应用的不断深入显得越来越重要，未来甚至许多企业就是只依靠信息化建设而生存。档案管理工作要紧跟时代潮流，在发展中不断创新，信息化建设是档案工作的重要途径，能提高档案工作的效率，促进档案管理工作的发展。
1 档案管理信息化的含义
档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设必须遵循三条基本原则，即文档一体化、双轨制和确保网络安全。
2 档案管理信息化的特点
1）保存手段更先进。传统档案的保存手段有：纸质、图片、照片、录音等，会因为时间的变化，各种原因导致信息毁坏，常常要花费大量的时间和金钱去保存档案。而现在通过档案管理信息化，把档案借助计算机网络，做成电子版，能更好的保存档案。
2）节省储存空间。传统的档案都是由实体的，需要相当大的一个空间来进行保存，档案信息化，把档案做成电子版，变成虚拟的保存在网络上，大大的节省了储存空间。
3）提高档案管理质量。利用信息技术进行档案管理，能够充分发挥信息管理优势，实现资源的有效整合和利用，从而实现档案管理数字化，提高档案管理质量。
3 管理信息化建设的内容
1）档案信息的数字化建设。档案信息的数字化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则有：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容分为档案目录信息的数字化，以及档案全文信息的数字化两个层次，存在着技术还不成熟且不经济;数字化的对象问题;合作问题。
2）档案网站建设。档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站有服务、宣传、交流等功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。
3）数字档案馆建设。数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。它是一种无形的信息组织与利用环境而存在，通过存取档案信息的网络化运行，以存取为中心。现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础，数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求，数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者是相互依赖、相互促进的关系。
4 信息时代下档案管理工作创新中存在的问题
1）相关法规制度不完善。在档案管理信息化中没有完善相关法规体系，在建设档案管理信息化的过程中，需要非常漫长的时间，以及需要很多的步骤才能完善信息化数据库。所以在数据库建设的过程中，相关的法规体系不够完善，工作的过程中容易出现混乱，影响工作人员的工作效率。
2）档案管理人员素质低。档案管理看似是很简单的工作，但是它需要强烈的责任心，因为档案管理枯燥乏味，需要良好的职业道德来支撑繁重的工作。档案管理又有一定的专业性，需要档案管理专业知识和一定的信息技术才能胜任，目前，我国档案管理人员很少是科班出身，缺少专业知识和信息技术，影响了档案管理信息化的创新工作[2]。
3）档案管理服务手段落后。我国档案资源在档案查询和对接方面技术落后，很多档案管理人员在工作中还是采用的传统服务手段，手工检索和编辑，工作的效率低下，并且还经常不按时归还档案资料，严重影响了档案信息的完整性和安全性。
4）档案管理的规划落后。由于权限、资金、规范的限制，导致很难制定出统一的规划方案。没有一套先进的档案管理规划。影响产生电子文件的生产以及电子档案部门的信息化建设。由于为档案的数字化信息化正在建设中，发展过程中不断变化，所以，档案信息化本身具有很大的不确定性，导致了信息化档案不够全面和真实。
5 信息时代下档案管理工作的方法
1）提高档案管理理念的创新。在进行档案创新过程中，首先需要创新管理理念，在进行档案管理期间针对档案管理功能为基础展开优化，提高对于档案功能的发挥，提高档案实用性。加大档案信息化管理的重视，提高信息化创新手段，改善档案管理人员的管理素质，提高管理意识，坚持做到与时俱进的进行档案管理，实现档案管理质量提升的基础上，重视档案管理价值的发挥，更好的提升档案信息化管理的实现，提高档案管理效率[3]。
2）完善相关法规制度。因为档案管理工作的制度不完善，容易影响档案管理工作的开展，容影响档案管理安全，因此，在档案信息化管理创新的同时，相关部门要完善相关法规制度，一定要重视档案资源的安全问题。加强网络平台的安全建设，确保我国档案信息的安全。
3）提高档案管理人员素质水平。在企业档案管理中，保持档案管理人员良好的政治素养是做好档案管理工作的基础，档案管理员的素质水平，决定了档案管理工作的效率和质量。因此，企业要对档案管理人员的政治素质、科技素质、业务素质、经济素质进行全面提升，针对性开展教育培训工作，将能力强、水平高、品质好的人员放在档案管理岗位上，并对其进行信息技术、计算机技术培训，使得档案管理人员成为全新的复合型人才，从而更好的推进企业档案管理工作[4]。
4）创新服务方式。在信息时代的基础上创新服务方式，提高档案管理工作的效率，这就要求档案管理机构首先要创建档案馆网站，及时地将收集到的数据和信息实现电子化和网络化。其次，要创建“电子档案数据中心”，将各个部门和单位的电子档案进行统一管理，实现有条件的网上查询和共享。此外，要在线收集相关的数据信息和资料，开展在线服务模式，提高档案资源的利用率，实现其应有的服务价值[5]。
6 结语
综上所述，信息化时代就是信息产生价值的时代。信息化是当今时代发展的大趋势，信息化时代档案管理的创新迫在眉睫，档案管理对每一个企业有着重大的意义，所以，需要充分地利用信息化技术对档案管理工作进行创新，提高档案管理工作的效率和质量，保证档案管理的安全性。
参考文献
[1]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界，2012，（20）：78-79.
[2]李文龙.关于信息化时代档案管理的创新探讨[J].黑龙江科技信息，2017，（17）：295.
[3]高平.探究信息时代下档案管理工作的创新[J].吕梁教育学院学报，2017，34（3）.
[4]李然.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].才智，2017，（27）：252.
[5]惠宇红.信息时代档案管理工作创新与实践探讨[J].办公室业务，2016，（3）：148-148.
