摘 要：本论文就太和县自然资源和规划局档案管理信息化的现状进行了收集、分析以及如何应对的策略性、意见性措施;进一步阐述太和县自然资源和规划局档案管理的发展趋势是信息化及信息化管理，并论述了其发展趋势的优势及前景。这些将对今后太和县自然资源和规划局档案信息化管理提供重要参考依据。

关键词：档案管理;信息化;发展趋势;现状;措施

1 太和县自然资源和规划局档案管理信息化的重要性

1）随着信息技术的突飞猛进的发展及其在各个领域的广泛应用，为档案信息资源整合、信息管理、资源开发创造了得天独厚的条件，信息就是资源就是效率。当前，档案信息化成为档案管理的大趋势，其优势已经显着显示并被人们认可。档案管理也不例外，太和县自然资源和规划局档案对太和县自然资源和规划局管理活动进行记录，其中包括了，土地征用以及征收的各种数据资料，土地登记的原始资料等等。随着经济的发展，太和县自然资源和规划局档案管理工作量开始变得越来越繁重、数据也日渐庞大，纸质资料存放、寻找、调用方面的管理也越来越具有难度。传统的管理模式已不能适应发展的需要。太和县自然资源和规划局档案管理信息化具有管理规范化，能方便收集、归档、整理、统一的标准等优势。因此，档案管理信息化成为太和县自然资源和规划局档案工作的一大趋势。为更好地利用信息化管理成为的这种优势，如何更好地完善太和县自然资源和规划局档案管理值得我们深思。

2）信息化是现代社会革命性的技术突破，其主要载体计算机计算速度非常快、计算精度也具有高度的准确性、同时其具备存储信息以及逻辑判断、自动批处理等特点。人们通常运用计算机的这些特性进行传输文件、接收文件以及查找特定的文件，还能识别特殊要求的文件，比如到期销毁文件等，大大提升档案、文档的管理和利用。在太和县自然资源和规划局档案管理中，可以运用计算机归纳、整理、收集、检索各种档案资料，比如土地利用情况、耕地保护情况、建设用地的登记、不动产登记发证等，并且可以为其编制目录便于检索。

3）太和县自然资源和规划局档案信息处理系统具有判别、筛选等功能，另外也具有输入信息、输出信息、修改信息、打印信息、统计信息、检索信息、删除信息以及汇总信息等。太和县自然资源和规划局档案信息化的管理不会像传统保存纸质档案那样占用大量的空间，其具有占用较小的空间、较大的信息量、较强的应用能力、较快的信息传送。并且能够实时的提取所需的档案信息资源，大大提高了工作效率，是太和县自然资源和规划局档案管理的质的飞跃。电子文件是以新的信息载体，通常以磁性材料以及光学材料来作为档案的载体，必将慢慢占据主体地位而替代纸质档案。使太和县自然资源和规划局档案管理工作效率产生实质性的飞跃。因此，我们要转变原有的观念、更新知识、不断学习新的事物以及经验，摸索太和县自然资源和规划局档案管理信息化的科学方法，进而形成高效率以及合理的太和县自然资源和规划局档案管理制度。

2 太和县自然资源和规划局档案管理信息化现状

太和县自然资源和规划局档案的类别很多，有三大类分别为土地管理档案、测绘管理档案以及矿产管理档案包含十三小类。因此类别很多，资料也相对丰富，虽然各部门也在推行档案信息化，但是由于体制、利益、软件限制等各方面的因素使得档案信息共享化还不够充分，影响工作效率。

1）太和县自然资源和规划局档案管理信息化的规范化工作有待提高。由于各种原因，太和县自然资源和规划局档案管理部门存在基础业务薄弱，不同档案的差别性很大、系统软件移植性较差;档案电子化、自动化尚无统一的标准。不能够较全面的推广、实施，延迟了太和县自然资源和规划局档案管理信息化的发展。

2）太和县自然资源和规划局档案管理归档程序混乱，存储不安全。电子信息文档的归档是使用计算机对存档完毕的有保存价值的电子信息进行整理、分类并转化成为统一的电子文档的工作。而太和县自然资源和规划局档案管理部门并未就电子信息的归档做出统一的规定及要求。电子信息的存储载体有的是电脑硬盘，有的是光盘等，形式不一，不利于资料的安全存放。

3）太和县自然资源和规划局档案室以及设备配置较低，设备更新不及时，对录入后的资料保管不够重视。电子信息档案有优点，也有缺点，对于存储的电子信息资料，如果发生病毒攻击、存放载体损坏，会造成数据丢失。因此，必须加强对后期的电子信息数据的维护工作，加强数据库的管理、设备的投入及维护，加强防病毒工作，以及定期对数据库异地备份、加密工作，确保数据的安全。

4）太和县自然资源和规划局档案缺少复合型人才。电子信息的归档不仅需要太和县自然资源和规划局工作人员具备相关档案专业的知识，而且还要求具备计算机的操作能力。这样的信息高技术人才缺乏，特别是档案管理以及信息处理的复合型人才，需要着力培养或者引进。把太和县自然资源和规划局档案管理信息化推向实质化的工作中去。

5）太和县自然资源和规划局档案管理信息的开发利用以及资源共享不够。为社会服务是档案功能的初衷和目的，电子信息化为这一目的的实现提供了新的载体，提高了档案的使用效率。但是，由于各种因素，其开放及共享程度远远不够，资料共享有限。

3 太和县自然资源和规划局档案信息化管理发展趋势

1）太和县自然资源和规划局档案管理信息化的主要特征。（1）信息化文件可以在太和县自然资源和规划局档案信息化管理的日常工作中随时归档，以及在某一工作时间段归纳归档。另外，文件还可以把相关文档、信息放到服务器上，供相关人员调阅、索引、查找，实现文档信息的便捷传递性。这样就保证了文档的及时传输、便捷保管及其效率和完整性。（2）信息化档案可以随时编辑和修改并且不留痕迹，因此，作为档案固定文件资料，在管理过程中，要对电子信息文件进行加密处理、身份信息真伪以及数字签名等等，这样才能保证信息数据的原始性、真实性、准确性，不至于在信息传输、调用过程中出现信息的错误。（3）为了在以后方便查询、检索，在对信息化文档进行新建、归档的时候可以根据分类、检索给予其文件相应的档案号、分类号并且对应其唯一的文件编号，另外应该在归档的时候给予其关键词、标题以及备注说明等。（4）太和县自然资源和规划局档案系统在日常工作中必然会使用多种软件，这种状况也形成不同的文件格式，这也就需要文件档案归档的时候对文件使用通用的、统一的文件格式，这样以便于文档的传输、存储，更有利于便捷的阅读文档信息。而传统的纸质档案已经不能适应当前档案信息化工作的要求。

2）实现太和县自然资源和规划局档案管理信息化的优点。（1）实时的记录、收集资料并归档。在档案信息处理过程中，能够有意识地收集、整合资料，不易造成资料的存放遗失及存放空间的庞大，不同于传统纸质档案的资料整理方式。（2）电子信息能做到按要求规范、统一的标准。在处理档案管理信息的过程中，使用电子化的方式在对其信息进行收集、分类、整理、归档过程中很容易做到统一的格式、规范的要求。（3）管理信息化能做到管理规范，信息传递、调阅方便快捷。电子信息往往以数据方式存储，而传统的纸质档案数千张的庞大的体积甚至一个小小的U盘都完全可以容纳，很方便日常的调阅、管理。同时，系统各部门也可以实现同时调阅、共享、复制同一份文件。实现网络共享，可以为太和县自然资源和规划局系统提供一个开放的资源共享平台，极大地提高其工作效率。

作者简介

朱梅（1973-），女，汉族，安徽省太和县人，本科，安徽省不动产登记中心档案室主任，主要从事档案管理方面的研究。