摘 要：如今，信息技术被广泛应用于各个领域，世界进入了崭新的大数据时代，这也对我国的人事档案管理工作提出了新的要求。如何在大数据时代中抓住机遇，善用信息技术，建设起一个更加有利于存储、分类、分析、共享并且更为安全的人事档案信息系统是当今的人事档案管理人员必须要考虑的。本文提出了现今人事档案信息化工作中所存在的一些问题，并给出了相应对策。

关键词：人事档案管理;信息化建设;大数据

在如今这个信息技术被广泛应用的大数据时代，任何工作建设都免不了要转变工作模式，以与时代接轨。对于人事档案工作来说，大数据时代是一个转型的机遇，也是一个冲击传统工作思维的巨大挑战。人事档案信息化建设是当今时代背景下人事档案工作者必须研究的课题，因为人事档案归根结底是在做“人才”的工作，其工作的主要目的是帮助用人单位及时系统性地掌握人才的信息，进而针对人才的不同特征来进行合理配置，进行人才培养和人才资源分配等工作。所以，紧跟时代步伐，引入新技术、新理念，对人事档案工作进行合理地改进完善有着非常重大的意义。如何抓住机遇，善用信息技术手段去对档案信息进行采集、处理分析，及时发现工作中存在的不足之处，及时改进，切实提高工作效率和工作质量，是每个档案管理人员都必须要思考学习的。

1 当前人事档案信息化建设现状

人事档案管理工作的内容主要是信息收集、信息整理以及档案保存。而在大数据背景下，我国的人事制度也正处于一个深化发展的阶段，在信息收集、管理以及提取利用信息等环节的工作模式上都有了一定的改变，这就为人事档案管理工作提出了更高要求。人事档案信息化工作不是一蹴而就的，需要在从建立信息管理系统平台、档案信息数字化、信息采集数字化、完成云端信息共享等方面入手进行技术与工作模式上的改革，这就要求工作人员从工作理念和工作技能两个方面进行改进。目前，我国的人事档案信息化建设主要存在以下几点问题：

1）人事档案的收集分类存在短板。每一位职工从入职到离职、退休，会经历短则几个月，长则几十年的时间，期间会产生大量档案信息，这就要求档案收集、分类工作及时跟上。然而如今许多地方还在沿用传统模式下的纸质档案工作，没有及时建立数字化的人事档案信息库进行信息采集，更无法尽快地搜集变动信息进行档案更新，这在一定程度上拖低了工作效率，也让档案的长久保存难以实现。

而大数据时代的优势在目前的人事信息分类工作中也没有被体现出来。大数据的优势在于对浩如烟海的信息进行精确地分类管理和分析，而由于人事档案数字化上的不足，数字化信息库中的人事档案信息不全，甚至存在空白，这就让新技术没有用武之地。并且，一些单位虽然将人事档案数字化工作做得较为完善，但所运用的方法还是传统的概要性表格和条目式，这也难以适应如今大数据分类管理的要求。

2）人事档案信息存储面临挑战。传统的人工管理、纸质存储的模式已经无法满足大数据背景下的档案信息存储需求。如今的人事档案管理工作所需要的不只是封存摆放、收发翻阅，而是需要善用其中的信息，对其中的信息进行高速定量分析处理，需要在专业的数据库、系统、云端存储信息，并对其进行高效地分析计算。但是目前，虽然相关技术已经非常成熟，但相关的单位部门却并没有对其重视起来，导致这些单位中的相关工作人员工作方式陈旧、知识结构更新慢、没有及时掌握相关信息技术，无法适应大数据时代的档案存储管理工作要求而不自知。

不仅如此，在一些信息化工作做得稍好的单位，系统安全方面所存在的漏洞也同样堪忧。人事档案是涉及当事人个人隐私的信息，有时还会有涉密信息，一旦系统被不法分子攻击，档案信息被窃取或篡改，后果不堪设想。而人事档案数量大、种类杂，倘若不慎丢失，又没有合格的拦截、警报系统，也难以在第一时间被察觉。

3）人事档案管理工作者的专业素养有待提高。大数据背景下的人事档案工作对从业人员提出了新的要求，以往惯用的传统工作模式和观念已经不能满足当今人事档案工作的要求。但许多单位和部门负责人事档案管理工作的管理者和一般工作人员往往还没有意识到这些新的要求，没有对人事档案信息化建设提起重视，依然沿用传统的工作方式。还有的单位部门虽然开始了人事档案信息化建设的工作，但一来没有更新相应的设备，二来也没有聘请专业人员，甚至也没有对转岗到人事档案信息化建设岗位的工作人员进行足够的培训，有时还会出现行政人员“身兼数职”的情况。不仅如此，人事档案工作的业绩评定也较不完善，绩效考核也容易流于形式。这些问题的存在，将会导致工作人员整体专业素质不高的问题，现有的工作人员没有专业的设备、足够的精力和完备的知识技能去完成人事档案信息化建设工作，而其中一些“老”员工或者“合同工”“临时工”更是存在怠惰思想，认为信息化建设工作就是“走走形式”，不愿主动更新知识储备，长此以往，人事档案信息化建设工作很难顺利进行下去。

2 完善人事档案信息化建设的有效路径

1）善用信息技术，完善人事档案管理系统框架。要做好人事档案信息化建设工作，对信息的完整采集、精确分类是一切后续工作的大前提。要做到这一点，人事档案信息化建设工作需要做到拓宽信息收集的渠道，在精准采集纸质档案内容、实现全部人事档案数字化的同时，与社会各个相关部门联网，及时获取人事档案更新的最新动态，尽可能详尽、迅速地更新每一份档案的信息。在此基础上，相关工作人员要充分利用大数据时代的先进信息技术，依照人事档案管理的相关制度要求和实际需要，构建起能够将海量人事档案信息永久存储、精准计算、分类管理并能连接多个平台信息共享的人事档案管理系统框架，实现从档案接收、退还、更新、比对、展示、查阅、共享、备份、信息维护等全套工作的数字化与智能化。

2）提高信息存储、管理系统的安全性。数字化信息打破了传统纸质档案存储管理的空间限制，不再占据实体空间，电脑、云端可以存储海量信息，但是，数字信息存储和管理对网络信息安全也提出了新要求。人事档案信息搜集、存储、管理、计算、传递共享等工作十分繁杂，涉及的部门、设备、线路多，产生的信息层次多，需要的信息技术支持更多，每一个工作环节，都需要在安全性和保密性非常完善的系统中进行。所以，存储管理信息的系统安全和相关单位、部门的网络安全保障显得极其重要。管理人员需要加强对人事档案信息系统的安全维护，对存储、备份档案信息的电脑、硬盘要及时进行病毒查杀和信息检查，对档案信息检索、传递的线路要进行严格的网络隔离、数据加密工作，还要建立起能够切实防止黑客攻击的网络防火墙，定期检测网络环境，并定期进行对系统的更新维护;同时，更严格控制能够登录系统、查看并使用信息的人员权限，责任到人，严防档案信息外泄。

3）优化人事档案信息化管理的工作团队。人事档案信息化管理工作需要更多具有专业素养的人才参与，所以，首先，相关单位部门的领导应该对该项工作重视起来，加强学习，深刻地理解人事档案信息化建设工作的重要性，避免因自己的疏漏阻碍部门工作的开展进程;之后，相关部门应完善岗位的规划，设立专人专岗来负责人事档案信息化管理工作，向社会招聘信息技术方面的专业人才，并邀请专业人员为目前负责人事档案信息化建设工作的工作人员进行专业技能的培训，提高工作团队的专业技能素养。同时还要对工作人员进行思想观念教育，并且在部门内实施更为严格地绩效考核制度，设置有效可行的奖惩措施，对不合格的从业者及时清退，从而让工作人员在“内”“外”两方面感受到人事档案信息化建设工作的重要性，从而主动提高业务能力，形成更为优秀的工作团队。

参考文献

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[2]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案，2017（02）：71-73.

[3]钟虹.大数据背景下人事档案信息化建设的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（08）：179-181.

作者简介

陈世萍（1968-），女，山西省文水县人，现任职于河南省体育工作大队，人事科，一级馆员，研究方向：档案管理。