金丽红
摘 要：在信息技术不断发展的背景下，文档电子化管理及全生命周期管理得到发展，应用范围愈加广泛，尤其是电子档案管理系统逐渐普及，文档一体化成为现代档案管理的发展趋势。核电在役检查项目电子档案管理工作中，合理地应用文档一体化管理理念和方法，能够使核电项目档案电子档案管理工作质量和效率均得到显着提升。
关键词：文档一体化;核电项目;在役检查;电子档案管理
核电工程项目相较于一般项目，投资较大，对于质量与安全具有更高的要求。为保障核电厂的安全经济运行，核电厂应按国家核安全局法规要求定期对核电厂的系统核部件进行在役检查活动，以确保核安全相关设备的结构和承压边界的完整性。核电在役检查项目受大修停堆检修时间的限制，作业周期一般都不长，最长多达2个月，最短2周。从项目合同谈判、项目实施到项目结束整个作业流程中都形成各式各样的文件，加上我国的核电技术以三代核电AP1000技术、二代改进型技术等多条核电技术路线并存，从中国自行设计、建设和运营管理的首座30万KW压水堆核电站秦山核电站到大亚湾核电站以及三门、海阳核电站以来，公司项目服务规模日益扩大，不同项目不同机组核电项目文件数量、版次较多，文件之间存在复杂关系，对于保管质量和时间均有较高要求。在核电在役检查项目电子档案管理中，合理地采用文档一体化管理方式，是符合文件生命周期理论要求的，并且能够保证对核电项目实现规范化管理，借鉴并合理应用文档一体化管理，有助于核电在役检查项目电子档案管理工作的完善与优化。
1 基于”文档一体化”开展项目档案管理的重要意义
文件生命周期理论属于文档一体化管理的理论基础，基于文件与档案管理的连续和整体需求，针对性地开展全过程的文件档案管理，实现文件档案资源最优化管理和应用。文档一体化管理能够保证文件管理与档案管理的无缝衔接，实现档案管理工作有效的前端控制，通过针对性的监督文件形成与维护，达到文件控制和档案管理信息共享的效果[1]。核电项目文档一体化管理中，需要关注项目实际，并为项目运行服务，保证项目稳定运行的信息资源基础，最大限度地发挥项目档案对于生产运行的服务作用，将档案管理真正地用到实处。
2 核电在役检查项目中文档一体化管理思想的实现
2.1 统一规划前期文档工作，实现标准化前端控制
前期项目文档策划属于项目文档控制工作的重要基础，从项目类型、归档需求及合同模式等因素出发，周密地进行项目文档策划，保证文档工作标准的定制，是十分必要和关键的[2]。首先，项目的文档管理部门应当科学地参与到项目合同谈判当中，对项目文控工作的范围和要求予以明确。项目合同谈判当中，文档管理部门要与设计、施工、设备及商务等部门一道，针对性地讨论和明确项目总承包商范围内的文档工作范畴、要求以及具体的内容和质量要求等，并将相关内容在合同中具体予以明确，保证相应责任落实到具体单位和部门，并为后续工作开展提供依据。
其次，文档管理部门要实际参与档案管理系统设计和测试，针对性的提出文档管理工作的需求[3]。在此基础上设计管理系统各项功能，保证项目文件管理及后续管理系统能够实现无缝衔接，夯实文档管理工作的硬件基础。目前，核电项目中使用的文件管理系统是Documentum系统，其中融入了文件控制管理思维及文档编码体系，能够满足项目文件流转和状态控制的基本需求，并且后续电子档案利用能够顺利实现。
最后，合理构建文档控制程序体系，明确项目文档控制的细化标准。核电项目文件管理规范性与标准化的实现，需要构建完整的项目文控程序体系。同时，项目承包商文控工作也要执行，保证项目中的图纸与文件等，均能够符合文控程序管理要求和业主需求。核电项目档案管理中，需要构建针对性的监督、指导工作链条，保证业主对总包商以及总包商对分包商，针对性地开展文档工作监督与指导。这样才能够使总包商和分包商，均能够实现规范化、制度化的文档管理，保证系统化项目档案管理的实现，提升项目档案管理工作的完整性、合格性与准确性。
2.2 形成“大档案”观念，强化文件管理规范性
大档案观念注重文件和管理工作的合理衔接及同步化管理，最终达到文件档案化管理的目的。核电在役检查项目电子档案管理工作中，文档一体化下“大档案”观念的落实，需要从文件保管双规同步和全周期档案化两个方面实现。
第一，电子文件和实体文件保管双轨同步。通过Documentum文件管理系统，能够实现对核电项目电子文件的受控保管，并进行文件收集、整理及分类等。Documentum文件管理系统存储文件过程中依照的是文件来源原则，也就是基于不同的文件产生单位储存，在文件来源一级目录下，再依照专业进行划分，包含设计、施工、材料、采购、项目控制以及质量控制和项目调试等，在此级目录之下，再依照文件不同的用途进行划分。例如，在项目现场-质量控制目录下，再设置质量记录、质量报告两类文件，系统化地管理质量控制文件。系统当中的文件分类存储，和文档归档中的实体分类原则是基本相同的，这样能够使后续的文档整理工作中，可以最大限度地继承并应用前期的文件保管分类成果，最终实现电子文件与实体文件保管的双轨同步。
第二，全周期档案化文件管理。即在文件控制中将档案管理思想与要求前置，进而保证前期文件管理活动的档案化。在文件控制阶段就要对文件收集予以充分重视，依据国家和行业规范要求以及总承包合同收集文件，保证文件的数量、范围和来源，同时依照质量要求制定页码、字迹和清晰度等编制规格，保证文件微小细节均符合规范要求。临时归档移交文件时，要规范填写记录表格，详细记录文件各项信息，并将整理结果传递到后续组卷当中，提升文件归档率及质量。
2.3 加强监督和控制，保证全程化质量控制
项目文档控制的关键在于控制，前期文件档工作策划、大档案观念落实等，均属于文件前端控制，这一工作有效性的实现，应当在核电项目档案管理中，坚持全过程监督控制，实施全过程质量管理。
第一，编制文件控制指导书，保证整个文件流转过程的有效质量控制。核电在役检查项目按照国家核安全法规以及核电营运单位质量保证大纲的相关要求，建立了民用核安全设备项目质量保证体系，制定了项目质量保证大纲及程序性文件。核电项目的文件类型和数量尤其繁多，工程项目的各个阶段中，不同项目文件具有自身的用途及流转方式。为保证不同类型的文件在流转中能够维持自身的方式与特征，档案管理部门需要文档管理整体程序的保证下，针对性地编制文控指导书，确定各类型文件的流转程序和操作细则。文件质量控制要贯穿整个文件流转过程，对每个环节均做到严格质量要求，实现细节化管理。
第二，构建文件监督检查机制，保证文档管理工作中的质量监督。档案管理部门不仅要构建日常文件检查机制，定期检查相关文档，还要接受业主对文档管理工作的监督检查及指导。公司执行的是“四合一”的质量管理体系，即HAF公司民用核安全设备质量保证体系、TSG公司特种设备质量保证体系、HSE公司职业健康、安全和环境管理体系和ZGT公司质量管理系统，文档检查工作中，需要全面地检查文件的形成、收集、整理和传递等，确保文档的有序、有效和及时性。值得注意的是，针对不同单位以及阶段的文档管理工作，要实施差异性的监督检查和指导，在共性要求下保证检查指导的针对性。当遇到文档管理的难题，需要各个单位和部门共同探究和分析，对于监督检查中发现的问题，应当及时记录并于责任单位和部门沟通，督促其进行整改，并跟踪后续的整改情况，保证全过程质量管理。
2.4 实现文件控制和档案管理的衔接，保证集约化利用信息
核电在役检查项目文档一体化管理的实现，最终表现为文件控制和档案管理的无缝衔接与过渡，实现对文件信息的集约化利用。档案管理中，前期的文件控制成果经由文件管理系统移交到项目竣工文件小组，实现文件控制到归档管理和竣工移交的过渡，并在文件控制与文档管理的整个过程中，合理地利用文件信息。核电项目电子档案管理中Documentum系统的合理应用，能够使员工的档案使用需求得到满足，并为项目竣工验收及后续生产运营奠定基础。文档一体化管理能够保障项目档案信息的集约化利用，提升档案管理和应用水平，为核电项目建设的顺利实施提供保障。
3 结语
核电在役检查项目文档管理工作是一个系统性的工程，在电子文件时代背景下，实现核电在役检查项目文档一体化管理，达到信息资源的集成应用与共享，为进一步提供公司经营的能力和水平，对于项目档案管理工作至关重要。在档案管理工作中，要针对前期文档管理策划、文件控制、档案管理、文档集约化利用等不同环节和流程，采取针对性的档案管理手段，通过文档一体化管理提升档案管理水平的提升。
参考文献
[1]刘敏.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台内外，2020（18）：55-56.
[2]龙雪茹.基于文档一体化管理的核电文档管理系统应用与思考[J].办公室业务，2019（21）：44+46.
[3]魏志成.核电企业文档一体化管理策略探讨[J].办公室业务，2018（21）：171.
