王敏
摘 要：随着中国的化工企业的数量不断增加，使得企业内部的档案数量也呈几何倍数的增加，档案的分类和档案管理成为档案的必然发展内容。现在档案管理依托于电子化的信息手段，呈现出更为统一的管理态势，由于化工厂的建设工程档案有大量的土建、设备、工艺、仪表等各专业图纸及科研资料，整理起来比较复杂，且档案与档案之间的内容容易混淆不清，因此，本文试图分析企业档案门类与分类体系的发展，提出加强档案分类的有关对策，在借助电子索引和分类法的有机结合过程中，有助于提高档案分类管理的效率。
关键词：企业;档案门类;档案分类体系;创新概述
经济的快速发展导致企业档案的数量越来越多，因此，档案管理面临着更新换代的新困境，为了加强企业大分类管理的有效性，提升企业档案管理的综合水平，需要转变思路、借助电子信息化的手段，建立档案分类标准和分类管理规范。对于企业来说，良好的档案分类管理具有非常重要的意义，而且可以快速调动档案管理人员的积极性，并提高整个企业的办事效率。
1 我国企业档案门类与分类体系构建现状
1.1 档案的分类标准比较多元化
由于企业的类型不同，而同类企业中企业的实际发展进程也有所区别，因此，我国目前的企业档案门类与分类标准总体上来说，呈现出多元化的发展态势。目前我国的档案门类划分有按照档案的形成划分，根据档案的内容性质划分，根据档案的载体形式划分，或按照记录信息方式划分等，有的企业还会根据档案的机密程度、档案所有权进行划分，同时对于某些特殊的档案采取依据档案产生的时间线索划分的方法。新增加的档案门类和档案教学资料可能会按照新的档案分类进行讲解，有的企业甚至将科研成果专门纳入企业发展的管理范围之内，但是实际上这些分类标准的过度化，反而使得档案管理从理论角度上出现混乱的局面，而且强行的把不同类别的档案纳入同一管理范围之内是比较牵强的。
1.2 档案门类与分类体系的规划不一定符合逻辑要求
对于企业的档案管理实践来说，常见的档案种类划分为文书档案、科学技术档案和专门档案3大类别。从事生产技术和基本建设等活动的单位中科学技术档案中包含的图纸档案较多，这一档案管理的载体较为单一，但管理难度却非常大。如果完全按照比较笼统的分类来进行档案管理，那幺在一旦出现其他档案类型时就不太可能细致的保存，有时连档案管理人员都不知道某一具体的档案究竟放在哪个类别里，因此，没有办法对新的类别快速归档。档案文件的分类属于档案管理水平的基本功，目前企业的档案分类管理工作往往延续以往管理的经验，而随着企业快速发展，很多新的科技成果和项目也纷纷被纳入档案管理的范畴之内，这对于档案分类工作造成了困扰，增加了企业档案管理的难度。很多研究人员认为档案管理工作目前并没有符合逻辑学的发展原则，甚至与其目的背道而驰。
2 企业档案门类与分类体系的可行性建议
2.1 遵循档案自身的属性归档整理
对于档案的门类划分，需要依据现代企业发展的实际现状，根据档案自身的属性，研究档案的自身分类诉求，根据档案分类的管理标准进行合理化的管理。档案的管理是为了能够遵循档案自身管理的要求，能够根据现代档案管理的分类准则，保持档案本身的特性，又能够让使用者快速地找到资料并且领悟档案本身的精髓。因此，档案管理需要根据化工厂的档案常见资料属性进行门类的选择和界定，不必经年不变，可能会随着企业的逐渐发展而提升管控难度，提升档案分类管理水平，档案管理人员需要自身对于档案的属性异常熟悉。
2.2 按照领域范畴原则和内容性质原则分类
对于档案来说，原始记录就在那里，按照不同原则进行档案的分类和管理，只是为了能够更准确的做好档案管理工作。并且从档案管理的初衷来看，按照领域范畴原则进行档案有效分类整理。鉴于档案管理原则成为分类管理的基本性原则，对于档案的划分应能够根据不同科室使用的档案性质入手，在加强档案管理和调阅的管理中注重检查，有助于减少档案归档错误，并且在应对整理的内容、性质的同时，科学化地借助电子信息手段，做好电子索引、门类条目认定等工作，对于企业的档案进行科学的记录和分类，将统一的类目规范体系应用到不同时期档案管理活动之中，并且注重门类的界定需要经过专家的最初审定。
2.3 注重对于档案管理的职能性质进行细致区分
对于同一个企业来说，不同的部门必然具有不同的职能，化工厂也是如此，化工企业内部有很多不同的职能部门，因此按照职能部门的工作内容分类，可以将其简单的划分为主要职能部门和辅助性职能部门，而主要职能部门多为生产及技术部门，部门内的档案资料多为生产技术类档案。化工企业专业技术部门的档案进行加密保管，而非技术类部门的档案管理也应分门别类，只有这样才能够把企业内部的档案进行有序管理，特别是对于一些专业性的图纸等技术性含量较高的档案，必须要严格规范出入规则，做好借阅登记。同一个机构不同的工作内容可以形成不同的档案分类，按照其基本类的二级以及二级以下类目可以划分为不同的项目设置和性质内容。企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣誉实物和电子档案等13个一级类目（可根据实际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目，二级类目
以下的类目可根据企业实际情况增减。将这些档案使用排架分类，在档案的二级类目之下，利用流水编号大类重新另行编号，加入各类卷宗的目录号加以区别，从而能够按照档案编号、档案全宗号、目录号、分类号、年度号、案卷顺序号等等进行快速的查找，当然这种档案管理号的排列顺序有助于电子化档案录入工作的开展。
2.4 使用电子分类索引法规范管理
现在电子信息技术早已渗透到企业档案管理之中，而且电子信息管理呈现出迅捷的发展态势，电子分类法的出现提升了档案分类管理的有效性，在信息检索效率和自动化成倍提升的同时，实现了档案管理的信息化发展水平节节提升。企业并不排斥使用电子分类法，相反，还利用电子分类方法加速了企业信息化发展的进程，利用电子分类方法分门别类，对于分类的信息随时更新修改快速调取，这是传统的那种方式所不能取代的。化工企业在完善电子分类方法时，要建立快速更新的电子索引，也就是为了提高索引的效率，在档案分类管理中有效的进行分类并利用主要关键词和目录进行查找，这是档案信息内管理提升的有力体现，在搜集大量频次的关键词被快速调取知识，可以考虑不同的语境中，档案管理索引排列的可行性。由于电子档案管理的兴起时间不长，对于化工厂的图纸档案归档的时候，既要进行电子扫描件的归档，还要注重对于分类号的区别，对于其流水编号的分类号的查找必须精准，在电子化档案录入的时候要符合基本档案录入规范，并且建立检查人制度加以监督，确保档案的实际内容能够更加准确，不会出现图纸的编号混乱或者归档错误情况。
3 结论
随着现代企业数量的增加，企业的内部档案数量也在增加，给做好档案管理工作带来了更多的困难，这要求从事档案工作的人员要有扎实的业务功底及较强的管理能力和服务意识，才能够提升企业内部档案管理的水平，让档案成为信息交流和资源交换的基础及工具。
参考文献
[1]宫晓东.我国企业档案管理理念改进[J].档案学通讯，2018（03）：4-8.
[2]刘茂诚.企业档案信息化应用量化考核实践[J].中国档案，2016（01）：60-61.
