刘欣艳
摘 要：随着我国经济的日益发展，政府采购、工程建设活动越发的频繁，国家出台了完整的政府采购和工程建设招投标法律法规，但是对于如何规范管理招投标后的档案工作并未做出具体的规范，本文主要针对招投标后档案如何进行规范化管理进行一些有益的探讨。
关键词：经济;招投标;档案;规范化管理
1 招投标档案规范化管理的意义
随着科学技术的发展、信息化时代的来临，信息的交流越发便利，人们对信息获取的渠道更加广泛。在信息化条件下，通过信息化、科学化 、标准化的档案管理工作，更好、更便利的对档案进行查询和使用，是提高档案规范化管理水平的一个重要方法。
1.1 招投标档案具有记录性，是招标活动的一个真实反映
招标是招标人受采购的委托，按照县财政局下发的政府采购计划，依据《政府采购法》及相关法律法规，秉承公开、公平、公正、诚实信用的市场竞争原则，通过招标采购，让众多投标人进行公平竞争，以最低或较低的价格获得最优的货物、工程或服务，从而达到提高经济效益和社会效益、提高招标项目的质量、提高国有资金使用效率、推动金融投资管理体制和各行业管理体制的改革、提升企业竞争力、健全市场经济体系、打击贪污腐败的目的。因此，招标档案具有完整性、系统性、真实性的特点，是对整个招投标工作流程的记录，是招投标工作开展情况的具体反映。
1.2 招投标档案具有可追溯性，是明确法律责任的重要保障。
招标活动是在公正、公开、公平的法律环境下开展的一项工作，对招标组织单位具有严格要求，对招标组织过程、评审过程、中标结果公示都具有严格的法律规定，是一项具有保密性质的工作。因此，完善的招投标档案不仅对规范招标活动具有记录规范作用，更具有可追溯性，在防范风险方面的作用十分关键。招投标档案中完整的记录了招标的整个流程，通过招投标档案，可以追溯到招投标流程中是否存在违背法律法规的地方，明确各方的法律责任，防范招投标过程中的法律风险。
2 招投标档案规范化管理的现状及存在的问题分析
2.1 招投标档案规范化管理的现状
目前，招投标档案规范化管理工作主要依据《中华人民共和国档案法》开展，还是以传统方式进行纸质档案的收集、登记、备案、存储，还未开展电子档案存储工作，相应的规章制度还不完善，没有统一的招投标档案管理规章制度。
2.2 招标档案规范化管理存在问题
现阶段，很多招投标单位对档案管理工作不够重视，档案管理资源不足和管理手段不高，究其原因主要表现在以下几方面：
2.2.1 档案管理意识淡薄
招投标完成工作后，对招投标档案的管理工作存在不够重视的思想，究其原因，主要是招标人认为招投标工作结束，整个经济活动结束，档案本身不具有经济价值，因而造成人们对档案管理工作的价值认识不足，对其作用把握不准，在思想上觉得档案可以整理也可以不整理，由此忽视了档案管理工作在实际工作中的重要性和必要性，这种淡薄的档案管理意识，使档案管理工作得不到应有的重视，严重制约了档案管理工作的规范化发展。
2.2.2 档案管理专业人员不足
由于对档案管理工作的不重视，大部份招投标单位并没有设立专门的档案管理工作人员，都是由其他工作人员兼任或是临时配备的，没有对档案管理人员进行业务培训和岗前培训，缺乏专业素养，对档案管理工作缺少工作热情和责任意识，缺少全流程管理思想，不具备全流程控制能力，很难把握招投标过程中的关键节点，导致招标过程中的文档不能及时收集、归档，造成招投标档案管理质量整体下降，给招投标档案的后期查阅和使用造成了巨大的损失。
2.2.3 档案管理制度缺失
国家针对招投标档案管理所提出的要求和规定都比较模糊，《招投标法》和《政府采购法》只规定了采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年，但是并没有详细具体规定该如何保存，招投标档案的管理主要依据《中华人民共和国档案法》开展，这种粗放式的法律法规规定，存在着较大的主观随意性，使招投标过程中档案资料的收集、整理和归档没有一个统一标准可循，招投标档案管理工作成为一个薄弱坏节;一部分招投标单位没有建立档案管理制度，对档案的收集、登记、备案、存储、借阅没有相关规定，使得招投标档案管理工作远远滞后于招投标活动的发展速度，一定程度上造成了档案管理的混乱，导致档案遗失、损毁、丢失的现象发生。
2.2.4 档案完整性有缺陷
招标档案完整的记录了招标的整个流程，具有完整性、系统性、真实性的特点，是招投标业务活动中形成的各种有保存价值的文件材料构成的有机整体。但是，由于招投标过程涉及经办人员较多，档案材料比较琐碎，经办人员对于没有经济价值的档案材料不够重视，对档案的收集反馈一般都是被动应付，以致经常发生招投标项目档案缺失、不完整的情况。
2.2.5 档案管理硬件设施有缺口
由于各方面原因，目前普遍存在招投标档案库房偏小、设备老化、存储条件不达标的现象，档案堆积在库房，没能有效的利用，检索、查阅困难;室内温度、湿度没有达到档案存储要求，没有防蛀措施，极易造成档案的老化、损坏。
2.2.6 档案管理手段落后
随着科学技术的发展，我们已经进入了信息化时代，网络技术、信息技术已经深入到我们的生活中，一些招投标单位也将信息技术应用到档案管理工作当中，但是，仅仅停留在档案存储的初级录入阶段，并未将招投标档案电子化录入，查阅仍需人员到档案所在处检索后，到档案室中查找纸质实物档案进行查阅，无法做到网上查阅，没有发挥出信息技术应用到档案管理中的优势，信息化程度较低，档案管理手段仍然滞后。
3 规范招投标档案管理的对策与建议
3.1 加强思想意识教育，提高工作人员业务素质
规范招投标档案管理工作，首先要从思想上转变，对档案管理工作的法制意义和社会价值进行宣传，改变人们对档案管理工作的既有认识，加强思想意识教育，转变思想观念，营造工作氛围，让全体工作人员意识到档案工作的重要性;设立专门的档案管理人员，对其进行专业培训，掌握档案的收集、整理、保管和分类登记等基本知识，提高档案管理人员的业务水平，增强全流程管理意识，把握关键时间节点，懂得档案资料的收集时间、方式、方法，转变工作作风，爱岗敬业、严肃认真，不等、不靠、不要，主动上门收集档案资料，使档案材料及时归档，提升档案质量，规范档案管理工作。
3.2 完善档案管理制度，强化档案收集归档力度
完善档案管理制度，不断探讨摸索适合自身发展的档案管理机制，建立一套系统、实用的档案管理制度，从根本上转变粗放式的管理方式，使招投标档案管理有统一标准可循。从收集、立卷、审核、查询、借阅、销毁各流程环节标准明确，职责清晰，所有的操作环节都有标准可依，真正做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库管有措施，查阅有程序，从细节上保证档案管理工作的顺利开展，从而提高档案管理的工作效率，减少出错概率，杜绝档案遗失、损毁、丢失的现象发生;档案管理人员要与项目经办人员紧密结合，明确招标项目档案由经办人收集、整理、归档，由主管股长负责审核，然后由档案管理人员集中保管，使得项目经办人员积极参与档案管理工作，变被动为主动，主动为档案的搜集、归档、维护提供支持，及时将招投标材料归档，完善档案材料。
3.3 推进基础设施建设，提升档案信息化管理水平
对于目前普遍存在的档案基础设施建设不达标现象，必须要加大力度推进标准化建设工作，达到库房有容，档案能放，室温达标，措施得当的要求，严格按照相关要求建设档案库房，更换老旧设备，实现基础设施标准化建设;同时，提升档案管理信息化水平，利用信息技术，打造信息档案管理平台，充分利用现有的计算机档案管理系统，逐步把原有的招标档案资料输入计算机，使所有档案成为电子档案，直接录入信息平台，实现目录信息和全文信息的有效管理，利用档案管理系统进行信息查阅，对档案进行快速、准确地查找，提高档案工作效率，为项目单位和全社会服务。通过计算机网络系统，将项目全流程材料通过内网系统进行传送，实现档案信息互联互通，供招标工作人员和领导随时查询。
4 结语
推进招投标档案规范化管理，是社会不断发展进步的要求。持续推进档案管理的信息化、数字化发展，在法制框架下实现规范化，不断加强和改进档案管理工作，切实把档案规范化建设落在实处，推动档案管理工作水平的不断提高。
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