范燕玲 刘 瑱

（广西中烟工业有限责任公司，广西 柳州 545005）

1 前言

企业在文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：一是大量的文件存储，文档存储分散，管理困难；二是查找缓慢，效率低下；三是文件版本多，管理混乱；四是文件无法有效协作共享等。特别是对于指导现场生产的纸质工艺管理标准文件，更是要求文件具备有效性和下发的及时性。而指导生产的工艺文件管理工作繁琐且工作量较大，需要不定期地整理核对在用文件，及时下发回收作废文件，管理上很不方便。本文主要针对生产所需的工艺文件管理，通过勤哲EXCEL服务器，建立文件管理信息系统并应用。通过文件信息化的管理减少对其日常管理时间投入，有效提效文件管理效率，并方便指导生产，满足现场生产所需的应用。

2 文件管理系统设计开发与应用

2.1 工艺文件管理实现功能

设计应满足文件数据管理要求，即满足一致性、完整性、及时性、安全性、可追溯性的管理要求。

一致性即数据应在其生产、发布、使用、变更、废止等生命周期中保持一致性。完整性即保证文件的成套性，应为ERP、MES等系统提供数据源。及时性即应保证对所需的数据提供及时、有效的访问手段，在相关部门应及时传递。安全性即应对数据的访问进行授权控制，提供数据的备份和恢复机制。可追溯性即应对数据的产生和更改进行记录和有效控制，应提供快捷查询手段查询所需的数据。

2.2 文件管理模板设计

2.2.1 文件分类

根据企业文件下发的内容，对其进行分类，分建成不同模块。以本系统为例，主要有标准类和通知类。其中标准类分公司级、工厂级、部门级三级，通知类GY、CL、CL-J、标样等。

2.2.2 录入模块设计

确保录入信息完整，便于使用，包含文件名称、文件编号、收文日期、实施日期、作废日期，附件、发文人等。如下：

1）序号自动编号在“A 4”录入=“I F(B 4<＞””，ROW(B4)-3，””)”，序号从1～N实现自动编号。

2）“状态”设置“作废.在用”，当录入“作废”时，通过电子表格条件格式选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，编缉规则说明录入“＝$J4＝”作废””，记录显示红色并划删除线，这样可以明显的区别文件的状态。

3）设置权限，给予作记录的人员添加进入权限用户。

2.2.3 查询模块设计

1）设置当天下发的文件自动显示绿色以作提示，通过电子表格条件格式选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，编缉规则说明录入“=$D5=TODAY()”；格式选择字体绿色，最后选择应用于“=$A$5：$I$5”。则当天的数据条均以绿色提示，方便查询人员查看。

2）表间格式设置，填充方式中，实施日期选择“降序”，则每次查看文件的时候，最新的文件将排在最前面，方便查询。

3）设置权限，给予作可以查询的人员添加进入权限用户。

2.2.4 平台系统应用防差错设计应用

为避免录入错误，通过文件编号唯一性、名称不可重复性、字符数量设置等方式进行防错；为避免查询错误：通过颜色识别，例如不同状态标准不同色彩，或设置不直接显示等解决。

2.2.5 查询效率的设计与应用

一是可按时间查询，即用户可以针对任一时间段进行文件标准查询。二是可按关键字查询，例如用户查询“娇子”相关所有文件标准，可直输入“娇子”快速查找。三是可按有效/作废查询，即用户直接打开页看，看到的都是有效文件，以避免使用过期文件，但是需要查看历史版本文件，可以选择“作废”进行查询。以上三种任意查询方式可以有效提高查询效率。具体的表间公式设置如下：

(工艺通知录入GY_明细.状态 = 本报表.GY工艺通知查询_主表.状态

或者本报表.GY工艺通知查询_主表.状态=‘全部’)

并且(工艺通知录入GY_明细.文件名称 形如 本报表.GY工艺通知查询_主表.关键字 或者 本报表.GY工艺通知查询_主表.关键字 = ‘’)

并且最早(工艺通知录入GY_明细.实施日期) ＞= 本报表.GY工艺通知查询_主表.起始日期 并且 最晚(工艺通知录入GY_明细.实施日期) <= 本报表.GY工艺通知查询_主表.截止日期）

2.3 应用

2.3.1 培训

编制使用培训教材并实施培训，培训内容包括标准的录入、回收及下发，保证权限人员可以正确使用。

2.3.2 填报应用

模板设置完成后即可开始数据填录。记录完成后，相关人员在对工艺标准数据进行查看时，特别是现场生产人员标准数据查询时，可以通过现场电脑随时查询，查询速度快且方便，不需要再到存档室人工查询。同时对数据记录可进行修改、锁定、筛选、批量导出、打印等操作，方便文件管理。

3 结论

通过文件管理系统的建立，实现了文件信息化管理，解决了厂级至各部门及车间的纸质文件管理的繁琐工作，有效的提升了工作效率，同时也大大提升了文件下发的及时性。该系统应用灵活、操作简单、特别是可以无需额外的资金和人员投入，具备不少优势，该文件管理系统绝大部门功能需求都可实现，但也存在一些缺陷，特别是不能跟踪显示出已阅读的人员，因此为确保相关人员及时收悉，需要通过其他方式作提醒。