罗杰峰

摘要：在信息化时代下，计算机网络技术的应用非常广泛，其不仅在各个行业中得到广泛的应用，同时也被运用到档案管理工作中。本文主要对当前事业单位档案信息管理化的特点与任务进行分析，同时分析了事业单位档案管理信息化存在的一些问题，并且针对问题给出针对性的措施与建议，以供参考。

关键词：档案管理；信息化；事业单位

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）002-0000-02

一、档案管理信息化的特点

当前，很多的事业档案管理都在不断的走向信息化建设，其主要目的是为了让传统性的管理方式得到改变，让更多的档案信息得到同享。让档案信息化向现代化靠近，让单位的档案信息可以实现快捷的探索，这在一定的程度上能够将事业单位的办公、工作效率提升，能够给单位档案管理的发展奠定稳固的基础。

第一，档案管理工作对所有企业单位来说是必不可少的一部分，单位的档案信息化管理建设可以引导着单位的管理向信息化建设方向发展。随着电子信息的不断进步，电子设备的广泛应用，使信息文件也慢慢走向电子信息化。因此，怎样去高效的对这些资源进行管理以及应用，使其能够实现资源共享，这些问题已经是当前事业单位档案管理工作中急需解决的问题。

第二，对于档案价值挖掘与扩展事业单位而言，档案信息化能够起着重要的作用。在工作过程中它的发展能够覆盖档案传统性管理在时代上的弊端，在工作过程中，不管我们处于何种位置或是任意时间，都能将需求的信息查询，可以大大的提高了档案的资源使用率，摆脱了传统性管理受地点的限制。

第三，事业单位档案信息化建设，它能在本质上将档案信息化的管理方式与途径改变。

在实践的工作过程中，传统的管理方式采用的是纸质作为媒介，通过人工方式转变成网络信息化的方式，另外，信息化能够让档案从职能上得到相依的改变，它能够有效地将传统的保存于运用转换成信息化资源的储存、管理以及服务，这对于档案信息资源的管理与运用起到了极大的促进作用。

二、针对事业单位档案管理建设存在的问题的探析

近年来，众多事业单位已经重视档案管理信息化的建设工作，但是在建设的过程中我们发现，档案管理的建设过程中还是讯在一些问题，在建设的过程中各个事业单位还是存在比较大的差距。

（一）很多相关的工作人员对档案管理的工作认识还不够透彻

在档案事业不断发展的过程中，事业单位的档案管理工作也在不断的进入轨道，在实践中，档案使用者对于档案管理意识也在一定的程度上得到了提升，档案工作无论是在高效的科研或是企业的管理中都有着重要的作用，但是相对来说，还是有一部分的工作人员对管理档案工作不够重视，没有意识到档案工作的重要性与作用，因而在实际的工作过程中导致档案管理工作难以实现信息化管理。

（二）资金问题带来的影响

在事业单位在实现档案信息化建设这一项目过程中，如果在资金方面没有得到全力支持，那幺，这一项目必定在一定程度上受限，例如，在档案信息建设系统上是各种所需的设施设备不能及时安装，同时也使硬件、软件方面上都不能及时的获取到信息，不利于档案信息化建设的发展。最终导致档案工作仍然受到传统管理的限制，倘若没有设备的支持，档案管理的信息化趋势就比较难掌握，使档案信息化管理在工作上受到了限制，这样一来，不但耽误了工作的进程，还给未来的信息化建设带来的困扰。

（三）档案管理的工作人员的素质有待提高

管理人员短缺是近年来档案管理工作遇到的一个难题，尽管有很多的事业或者企业在档案信息化管理建设这一项目中投入了很多的资金，但是总体来说，很多从事档案管理的员工并没有专业的计算机和软件知识，都是一些初出茅庐的人员，由于知识有限，而电脑信息的不断更新，信息化技术的不断进步使他们的步伐跟不上，对档案信息化管理的技术运用不专业。最终导致档案管理建设的优势得不到发掘，却依然保留着原有的手工输入这种落后的管理方式，使建设进程受到阻碍。

（四）相关方面应用软件的缺失

当前，档案管理信息化在档案工作中得到了有效的应用，但是众多是企业单位由于缺少相应的配到软件，导致工作过程中不能够实现便捷工作。虽然一些事业单位是拥有相应的配套软件，但是由于对其功能的不熟悉，短时间内不能够有效对其进行掌握，就会在相应的程度上影响档案信息化建设的开展。档案管理软件的广泛应用，使事业单位的内部管理工作的效率得到了提高，出错的频率也少了。同时，也给日后的维护工作中带来了很大的方便。信息化档案管理最突出的作用表现在：可以在人力资源上得以节约，提高了工作效率。如果在初期的时候能够对硬件和软件的设备的开发投入了大量的资金，那幺在后续的维护工作红的花费就会大大的减少。档案管理的信息化管理在查阅上十分便利，检查速度快、准确的定位，只要是在档案查阅的范围之内，无论何时何地都可以通过互联网的作用在电脑上查询到想要的信息。

三、针对以上的问题及原因提出一些建议

（一）提高相关工作人员的工作能力水平

由于电子软件的飞速发展，信息化建设的不断提高，使得很多的事业单位的档案数量以及种类都有了明显的增多。对档案的分类、编辑和查询方面存在不同程度的提出新的挑战。另外一方面，由于互联网技术在广泛的被应用，导致很多的事业单位在交流方面非常的活跃，传统的档案管理方式的落后也逐渐的突显。因此，加快档案信息化管理建设已是迫在眉睫，相关的领导部门应该重视该项技术的实现。所以，为了使事业单位的档案管理这项工作得到全面的发展，必须要采取科学合理的方案实施工作。

（二）资金投入对实现档案信息化建设的重要性

不断支持档案管理工作的开展，完善档案管理系统的各项设施，这是当前工作过程中主要面临的重要任务。做好档案信息化的建设能够有助于促进档案管理项目进步，能够推动事业单位档案管理信息化的发展。

（三）档案管理的应用软件开发的重要性

加大力度实现档案信息化软件的开发，对信息化建设的重视，有利于档案管理技术的拓展，为实现档案管理信息化建设目标打下坚实基础。

（四）档案工作人员的技术培训的重要性

很多事业单位的管理人员的工作能力往往影响着档案信息化建设的进程和发展，因此，提高工作人员的工作能力在档案信息化建设的过程中有着重要作用的。我们秉着“具体问题具体分析”的准则，开展对档案管理的工作人员在信息网络上的能力培训课程，加强他们的电脑操作水平，提高他们的综合素质，多在电脑应用、信息化知识方面上加强培训，提高思想道德水平主要是为了确保档案管理人员的工作技术和个人的道德素质达到岗位的条件，主要是为了给档案管理化建设提供有能力的人才。

（五）实现人工智能技术的应用

针对传统档案管理不便捷这一问题，在实际的工作过程中，通过电子计算与人工智能技术的引入，能实现无纸化办公能有效的将档案管理的工作效率提升，从而能够将工作的复杂性降低。一般情况下，将光盘为载体的电子档案根据来源进行划分，能够规划成两大类；第一类是办公自动化系统中直接形成的一种电子文档，另外一类是传统纸质材料或是其他材质的文件，重新录入数字化电子文档之后的电子档案。实现档案电子化能够将工作过程中档案管理中存在的难题解决。例如：工作的文件拟文以及签发或是收发等工作都能够通过一系列智能运作实现，这有助于提升工作效率。

四、结语

总而言之，实现信息化是事业单位管理建过程中重要的目标与任务，事业单位的档案信息化建设是一个系统性的工作，其涉及到的内容方方面面，因此，在工作的过程中，我们需要不断的对各个环节进行控制，不断的增强科研的力量，只有这样在能够做好事业单位档案信息化的建设，才能实现可持续额发展。

参考文献：

[1]刘宪梅.浅谈职业院校档案管理信息化[J].办公室业务，2016（06）.

[2]张晓平.浅议新时期林业档案管理信息化[J].南方农业，2014（21）.

[3]刘丽茹.探讨档案管理信息化的含义与发展趋势[J].赤子（上中旬），2014（17）.