王晓萍
摘要：为改变医院传统的文件档案管理方式，实现文档一体化管理的目标，文章分析了目前医院文件档案管理面临的主要问题，提出了转变观念、重视办公自动化建设、完善档案管理制度、规范管理标准、构建文档统一平台等方面的思考。文件档案一体化管理是数字化时代的需要，更是新时代档案管理发展的必然趋势。
关键词：文件；档案；一体化管理
卫生信息建设是卫生行业在现代化背景下的必然选择，文件档案一体化建设是医院数字化建设的重要一环。目前，很多医院还在进行传统的手工办公方式管理档案。实行文档一体化管理，是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，文书工作和档案工作形成一个有序的整体，使档案部门充分利用文书处理过程中形成的数据信息，尽量减少或消除重复工作，以提高工作效率和管理水平，从而改进传统的文档管理方式和工作方法，达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化的目的。
一、当前医院文件与档案管理存在的问题
（一）医院办公自动化建设现状
办公自动化建设是文档一体化管理的基础。随着医疗行业广泛应用现代信息技术，目前国内医院的信息化建设迎来了快速发展时期，相继投入使用了PACS、HIS、LIS 、EMR和医疗收费系统等各种医疗信息管理系统，并取得了较好的使用效果和丰富的应用经验，但医院管理层往往所忽视的是办公自动化系统这一最基础需求，一方面是医院花大量的精力和资金去建设PACS、HIS和LIS等系统，另方面是仍然停留在传统的手工办公模式。根据卫生计生部统计信息中心对全国近四千家医院进行信息化现状调查，数据显示只有15%的医院应用了办公自动化系统，目前办公自动化建设基本未形成规模，也仅处于起步状态，这样影响了文件档案一体化管理的进程。
（二）文件、档案管理分设两个职能部门
目前，医院文档管理多数分属两个职能部门，一直沿用文件、档案各自为政的管理模式。以立卷归档为两者的工作界线，文件归档前属于办公室文书部门管理，归档后属于档案室管理。在这种体制下，主管文书工作的文秘人员往往只从方便工作或部门需要出发，在文件的收发、登记、运转或在拟制文件、处理和管理文件工作中不遵守有关规定，在每年的年初将上年度的文件材料成批移交到档案部门。这样档案部门对全年文件的收发质量和数量心中无底，且对文书工作无法进行标准化监督、管理和同步的业务指导，特别是对移交的文件材料需逐份审核、鉴定和重复录入文件目录等，大量的重复工作造成工作效率低，浪费人力和时间。没有统一的管理机制，容易出现收文、归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文件信息资源得到充分发挥，也不利于档案部门信息服务功能的作用发挥。
（三）缺少统一的标准和制度
由于医院各职能部门的职能不一样，所形成的文件没有统一的格式，文件归档类别亦不相同，特别是电子文件管理缺少统一的标准和制度，使文件处理流程的信息不能被档案部门直接利用，而要重新编目、着录、标引等，浪费了财力和人力重复劳动。最重要的是没有具备可操作性的、详细的保管期限表，不能指导医院行政职能部门的人员使用保管期限表，由于每一份公文的保管期限未经文件形成人员确定，公文在结束流程归档时，需要花大量的精力和时间对电子公文进行鉴定。另外，文档一体化管理是管理理念和工作流程的变革，办公自动化系统涉及医院各个部门、人员，缺少优化电子文件的形成、运转、归档等一系列流程环节，难以实现文档统一协调管理。
（四）使用的软件不统一
办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档带来困难。据了解，使用办公自动化的一些医院，多是用本院医疗管理系统公司设计的软件，而档案部门使用的档案管理系统是档案行政部门根据档案管理设计的软件，由于两种软件设计单位不同，形成的数据在不同的软件环境下难以转换，无法进行文件档案一体化管理。
二、对医院文件档案一体化管理的思考
（一）提高对办公自动化必要性和重要性的认识
现代化医院离不开现代化管理，要使档案管理实现现代化管理，适应档案新时期要求，要增强对文档一体化管理的认识，重视办公自动化建设。医院领导带头，全员参与是实现办公自动化的关键。要使大家明白办公自动化是医院提高决策质量、工作效率、调控能力和规范管理的“利器”，医院可以组织相关人员到办公自动化系统实施成效显着的医院参观、学习和取经，明确办公自动化建设是医院信息化建设不可或缺的重要环节，是医院实现信息流、资金流、物流等的全面一体化管理模式，是实现优化工作流程和组织结构、降低管理成本、改进办公方式的目的。办公自动化系统涵盖医院管理的全部业务流程，对医院员工采取轮流培训等形式，邀请专业的培训教师授课，更新知识，与时俱进，转变观念，明确办公自动化系统建设的内容、目的和意义。
（二）转变观念，建立一个完整的管理体系
只有将文档一体化的理念植入到文书档案工作者的思维，并指导实现文档一体化管理工作，才能把档案管理和文件管理整合为一个系统，进行全程管理，使档案管理适应新时期要求和信息时代的要求。文书档案工作者必须对文件与档案一体化有着充分、客观的认识，打破狭隘的文件、档案各自独立发展、互不干涉的职业观念，树立微观与宏观、局部与整体相结合的一体化思想，改变档案管理和文件管理相分离的局面。医院办公室作为主管部门应该统一协调电子公文流程，理顺业务关系，改革管理体制，优化工作流程，统筹规划和科学管理文件工作和档案工作，规范档案管理与文件处理，有效地连接文件的前端与后端，对电子文件的生命全过程进行统一有效的管理。从而提高各科室的管理效能，避免各自为政的浪费行为，使电子公文管理从分散管理走向集中管理，从分段管理走向全程管理，满足医院电子公文信息统一管理及其开发利用的双重需求。
（三）完善制度，标准化、规范化是前提和关键
办公流程再造过程是一种彻底性的变革，不是小修小补原有的管理方法。根据医院的自身职能特点和专业信息要求制定各种管理制度，明确各部门职责、电子文件处理流程、归档范围及奖惩措施等必须修订《档案综合管理实施办法》、《综合档案室工作职责》、《档案员岗位责任制及考核办法》等各项档案管理制度。由于电子文件因其容易编辑、修改，具有很强的可塑性，其真实性、原始性很难得到保证。所以必须对OA系统采取系列安全防护措施，制定《OA系统安全管理暂行规定》、《电子公文处理暂行规定》等，有效防范电子文件随意修改和被非法访问，确保电子文件在传输过程和存储中的保密性和性安全。同时为确保系统安全和正常使用，制定《系统管理员工作职责》，指引系统管理员采取定期备份、实时监控等措施，防止系统中数据丢失或被非法使用。
为了规范文件处理与档案管理，集中力量制定规范统一的行业标准。为使档案室在今后管理工作中不再重复着录奠定基础，在软件公司设计OA系统时，档案管理人员做出具体方案，统一管理档案原文和档案目录着录项目，包括发文机关、公文标题、发文字号、密级、成文日期及收发文日期等，省略了收文登记手工操作和摆脱档案室繁琐立卷任务。医院办公室文秘人员要严格把关文件拟写、核稿、制发、归档等各环节，并实时跟踪监督处理流程，同时各部门设置兼职档案员，负责处理跟踪本部门的电子文件，各职能部门的电子文件按规定时限移交综合档案室，专职档案员负责接收并进行鉴别后正式归档，实现对电子文件进行全过程管理。
（四）打造文件与档案管理相统一的“平台”
文档一体化管理的前提是档案管理系统与自动化办公系统相统一。所以要建立档案管理和文件管理合一的信息网络管理系统，在选择档案管理系统时，不仅具有管理档案目录、实体文件和档案原文、电子文件的双重功能，而且能根据档案专业信息要求制定数据规范和标准，并能按照单位的自身职能特点，随着业务处理平台的变化而改变工作方法。另外，要求档案管理系统操作简单，功能完善，对硬件设备要求相对较低，安全保密性和兼容性强的管理系统。软件公司在设计医院OA系统时，文书档案工作者要积极配合信息管理部门和软件公司，全程参与前期的功能需求调研到试运行和验收，在需求调研阶段，根据电子文件归档管理要求对系统设计提出具体要求，参与完善档案信息管理平台，在试运行和验收阶段，根据实际操作情况要求软件公司进行不断完善。文书档案工作者做好办公自动化系统的数据迁移工作和推广应用，充分借助办公自动化系统平台，在文件承办完后，直接按照档案分类表进行分类、归档，将需归档的文件材料通过一个数据接口，自动转入档案管理系统中，次年初电子文件和纸制文件按档案保管期限稍加整理，即可形成档案，实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接，能真正达到“文档一体化”管理。
参考文献：
[1]舒向东.浅谈机关文件与档案一体化管理[J].中国信息化，2012（16）.
[2]于洪涛.推进干部档案数字化工作进程的探讨[J].办公室业务，2013（23）.
（作者单位：广东省肇庆市第一人民医院）
