马仟婷 刘曦
摘要：近年来，随着我国的互联网技术快速发展，社会各领域都在应用现代化信息管理技术。与此同时，传统的档案管理早已无法有效满足时代快速发展的需求。企业档案管理是一项极其重要的工作，而档案管理要实现现代化，就必须重视当前管理工作中存在的问题，并根据自身发展现状，合理应用各种现代化的管理技术。注重充分发挥现代管理技术的强大作用，以此确保档案管理工作能够具备高效性与规范性。基于此，文章主要针对档案管理现代化进行了思考，希望可以为相关的研究人员和工作者提供参考。
关键词：档案管理;现代化;思考
档案管理实现现代化旨在对各种档案实施有效保护，为我国社会各领域提供更加准确、有效的档案信息，促进社会与经济的平稳发展。而档案管理工作要实现现代化，需要重视做好档案管理的基础性工作，确保档案管理的准确性与规范性。新时代，档案管理工作也应进行不断的调整与优化，注重科学合理地运用现代化管理技术。因此，针对档案管理现代化进行研究，具备了重要的现实意义。
一、档案管理实现现代化的重要性
档案管理现代化指的是在档案管理中科学合理地应用各种现代信息技术，从而有效调整与优化档案管理工作。其中应注意的是采用各种现代先进的科技理论、方法及模式有效查找与处理档案管理工作过程中存在的问题，保证档案管理工作更加规范和高效。随着近年来市场竞争越来越激烈，档案管理工作逐渐成为社会中众多领域关注的焦点。管理活动的逐渐频繁化，档案数量也在快速增加中。现阶段，计算机网络技术得到了广泛应用，档案管理工作也需要注重科学合理地应用各种现代化的管理设备。依靠现代科技力量有效改善档案管理的环境，重视开发与应用档案保管的新技术，已经成为档案管理部门当前急需完成的一项重要任务。
档案管理实现现代化，能够明显提升档案管理的整体水平。随着现代网络信息技术的广泛应用，档案管理工作需要不断提升管理水平，有效运用各种现代管理方法持续完善档案内容。其中，档案管理方法方面，应注重借助各种管理软件提高信息化管理的水平。不仅能够提高档案日常管理工作效率，同时还可以帮助档案使用者快速查找所需的信息。档案内容管理方面，应确保将纸质档案逐渐转化成为电子档案。如此不仅有效节约了管理成本与储存空间，同时还可以实现长期保存与精细化管理。所以，应当强化宣传与推广的力度，要求档案管理部门的工作人员必须高度重视档案管理工作，引导他们充分认识到档案管理实现现代化的重要性。
二、档案管理现代化的内涵
档案管理现代化强调的是管理的现代化，而现代化管理要求工作人员必须具备管理专业知识与技能。其中不仅包括管理软件与硬件的建设，同时还涵盖了和社会发展相适应的总体规划。与传统档案管理相比，现代化档案管理所具备的优点主要包括：1. 在传统的档案管理工作中，主要将重点放在总体规划、确定目标与配备人员等方面，而现代化档案管理关注的是增强各环节之间的联系，通过协调与优化有效实现管理目标;2. 档案管理的现代化要求应当让信息成为档案管理工作重要位置重点，需要构建起数学模型实施定量分析;3. 科学合理地应用现代信息技术，可以明显提高档案管理中的收集、整理、分析与使用信息的效率。同时，要求档案管理人员在日常工作中必须保持积极性与主动性，持续增强自身应对突发事件的能力。
三、档案管理过程中存在的问题
由于档案管理工作受到传统管理观念的长期影响，加之未能制定完善的档案管理制度，配套的基础设施不够齐全，致使档案管理工作中存在着一些突出的问题，这些问题主要涉及了档案管理的信息收集渠道、信息筛选模式、引进管理设备、档案信息共享和管理信息资源等诸多方面，这些问题也严重制约了档案管理实现现代化。
（一）信息渠道单一，难以完善档案信息
在对档案进行管理的过程中，主要从行政与业务两个部门所提交的文件中收集档案信息，在开展档案管理工作前，往往会出现无法有效收集信息的问题，信息的收集渠道主要是各个部门的一些相关文件或内部要求必须具备的文件，内部各部门之间会想办法收集相关文件，并进行汇总。但是，依然会出现无法有效收集信息的问题，同时，档案未能归档也使得档案管理工作缺乏完整性与时效性。
（二）信息筛选方法过于滞后
目前，有许多企业在档案管理过程中依然沿用的是纸质卷宗式的档案管理方式，同时，采用计算机进行辅助管理。由于所登记的档案资料和各部门所上传的资料在时间上存在着不一致的问题，加之档案管理工作人员一般采用的是人工管理的方式，导致档案的信息极易出现模糊问题，或者有关部门不断更换文件的问题。此外，档案卷宗较多，各部门的信息存储方式不同，电子档案存储质量偏低。其中一些档案的信息质量偏低，无法快速进行检索，所以，在查询与筛选一些档案信息的时候，必须花费大量的精力与时间进行人工查询与筛选，导致档案管理的效率极其滞后。
（三）档案管理缺乏规范性
在对档案进行管理的过程中，管理体系过于复杂，且管理方法过于落后，与此同时，由于历史原因导致各种档案管理单元基本上只能负责管理一类档案，档案管理单元的不同，其管理的级别也存在着明显的差异。同时，档案管理中所使用的各种管理软件的标准不统一，这样会导致档案管理工作缺乏规范性。保存的档案信息也不够准确与完善，最突出的缺陷在于信息数据难以实现共享。如此也不利于档案管理实现现代化，使档案管理的水平无法得到明显提升。
（四）档案管理缺乏现代化的专业人才
通过对档案管理的现状进行调查发现，目前我国很多企业、事业单位当中的档案管理人员不具备现代化管理知识及意识，同时也不具备操作现代档案管理设备的技术。另外，现有的档案管理人员的工作具备一定的灵活性，其中很多被当做兼职人员进行管理，还有的档案管理人员的年龄较大，无法熟练的操作使用各种现代化的档案管理设备。
（五）对档案管理工作的重要性认识不够
档案管理工作能够充分体现某个地区的发展历史及现状，其一般被当作地区社会与经济发展的重要依据和参考。新时代，我国很多地区的档案管理工作中所收集的信息、文件的类型较多，但是，缺少一些专业性的档案信息文件。比如政治类的文件过多，而科研类的文件却较少。严重忽略了整理与汇总电子类文件，对档案管理工作的重要性认识不够，由此，也导致档案管理与存储过程中存在着种类不全、资源单一、信息量偏少等问题，从而严重阻碍了档案管理实现现代化。
四、档案管理实现现代化的策略
（一）档案管理应提高规范性与标准性
规范性与标准性在档案管理实现现代化的过程中发挥着重要作用。同时，也是一种科学合理的现代档案管理方法。标准性与规范性是衡量档案管理工作水平的重要尺度。档案管理要想实现现代化，就必须重视工作的标准性与规范性。因此，我国的各个企业、事业单位在制定档案管理规范标准及开展理论研究的过程中，必须将档案管理工作的发展规律及自身的具体情况作为根据，如此才能制定出具备可行性的管理规范与标准，使档案信息数据具备完整性与真实性，确保档案管理工作能够秩序井然地开展，并且也便于档案的快速查找与使用，使档案的社会效益与经济效益实现最大化。此外，在制定档案管理规范与标准的过程中，应当广泛收集与听取社会各界人士的建议与意见，促使档案管理工作更加规范、标准、科学、合理;操作更加方便、简捷，为档案管理快速实现现代化奠定坚实的基础。
（二）强化专业人才培训，提升档案管理人员的综合素质
档案管理的主体是人，档案管理实现现代化，要求管理人员必须具备现代化的管理意识与思维。因此，档案管理要想切实实现现代化，就应当重视转变管理人员的传统思想观念，鼓励档案管理人员持续强化自身的服务意识，在档案管理工作中注重借助现代先进科技设备与管理方法，具备为社会与经济的发展提供良好服务的观念。为了能够达到这一目标，首先，档案管理人员应当充分认识到自身工作的重要性，必须提升自身工作责任感与紧迫感，养成良好的工作作风与严谨的工作态度。其次，档案管理人员必须注重学习与掌握档案管理的专业知识与技能，持续丰富自身的专业知识储备，以及完善岗位操作技能，促进档案管理工作的精细化与规范化。再次，档案管理人员应注重学习各种现代化档案管理设备的操作技术，积极参与各种相关的培训教育活动，紧跟新时代科技的快速发展，持续增强自身的档案管理能力。同时，在档案管理实现现代化的过程中，不断提高自身的知识水平与工作能力，顺应信息社会的发展潮流。通过自身的努力工作，为档案管理现代化做出更大贡献，如此才能使档案管理工作在社会与经济的快速发展中发挥重要作用。
（三）加大资金投入，引进现代化档案管理技术与设备
档案管理想要实现现代化，不仅需要重视专业管理人才的培养，同时，还应当注重完善硬件建设。也就是说，应当重视改善与加强档案管理的硬件环境的建设。近年来，随着网络信息技术的快速发展，使社会、政治、经济及文化等方面的活动变得越来越频繁，导致档案管理工作越来越繁重。在档案管理工作中仅借助传统的人工管理方法，早已无法满足当前档案管理工作的需求，所以，充分应用各种现代先进管理方法与技术，是档案管理的一种主要趋势。相比传统档案管理，现代化档案管理强调的是充分应用各种现代先进管理设备与技术。因此，对于社会的企事业单位来说，必须重视档案管理工作硬件环境的建设，根据自身运营与发展的现况，引进适合的档案管理设备与技术，注重使用计算机等现代档案管理设备针对档案信息进行收集、录入、搜索及存储。如此不仅为档案管理人员提供了极大的便利，同时，还能满足档案使用人员的需求。此外，充分依靠现代的搜索技术与存储技术，构建起档案信息数据库、资源库及电子档案查阅室等，还应当搭建起可以涵盖本地区和全国的信息网络，确保档案信息实现充分共享，同时，必须具备异地搜索与查阅等功能。
五、档案管理实现现代化的意义
（一）档案管理工作的效率明显提升
档案管理实现现代化，能够将档案资源转化成数据、信息的形式进行存储，同时，借助互联网实现档案信息的共享、搜索及查询等，确保档案资源信息得到有效利用。另外，各种先进的现代档案管理设备，比如计算机具备了突出的便利性，且运行速度也越来越快，从而使档案管理工作的人工操作明显减少。由于计算机等档案管理设备具备了强大的可追溯性与可记录性，明显降低了档案管理工作的错误率。
（二）信息资源能得到有效开发与利用
在档案管理工作中，信息资源是重要的组成部分，针对信息资源进行开发与利用，有利于实现档案价值。借助现代技术与方法，可以将传统的纸质信息资源转变成为电子信息数据，有效拓宽了存储空间，同时，也使档案内容更加丰富。所以，由于现代档案管理设备具备了强大的兼容性与可操作性，使信息资源能够得到有效开发与利用。
（三）使档案管理工作的服务质量明显提高
对档案进行管理的目的在于为各个行业提供信息资源，而实现现代化，有利于档案管理快速实现这一目标，例如，现代化的档案管理所构建的数据库中储存着海量的信息资源，这些信息资源均能进行搜索与查询，并且不会受到时间与空间的限制。为信息资源的开发和利用创造了极大的便利。
六、结语
总而言之，人类社会已经进入信息时代，各种知识与信息的传播速度越来越快，对于档案管理工作来说，应当顺应信息时代的发展潮流，在管理工作中注重借助各种现代先进管理技术与方法。档案管理人员应当持续完善自身的档案管理专业知识与技能，积极参加各种档案管理知识与技术的培训教育活动，注重转变自身的传统管理思想与观念。使自己具备与时俱进，敢于创新的精神。在档案管理工作中注重应用新观念、新思想、新方法及新举措。单位也应当建立健全档案管理的各项规章制度，充分认识到档案管理工作的重要性。重视引进现代先进的档案管理设备，营造良好的硬件环境，为档案管理实现现代化夯实基础。
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（作者单位：甘肃省产品质量监督检验研究院）
