●徐飞翔
所谓档案信息化，其功能是对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现企业资源共享，档案利用率大幅度提升。档案信息的数字化变革，改变了过去以纸质保管、实体呈现为主，转变为以数字化、网络化为核心的档案管理，这就要求国有企业顺应档案管理发展需求，转变思路，采用当代信息技术，开展档案信息化建设，从而提高档案管理工作的水平与质量。
一、国有企业档案信息化建设存在的问题
当前，国有企业档案信息化建设，虽然取得了可喜的成就，但离国有企业高质量发展的需要还有很大的差距，主要存在对档案信息化建设缺乏正确认识，发展不均衡，资金投入不足，专业人才缺乏、安全体系不完善，查询和资源共享利用率不高等问题。
（一）国有企业对档案信息化建设重大意义缺乏正确认识
档案信息化建设重大意义是改变过去档案单一僵化的管理模式，提高劳动生产率，档案管理可以变得省时省力、检索查询便捷即时；实现了无纸化办公，打破档案流转带来的繁琐；档案进出库可查可控，保证档案的安全；档案信息生成电子文件，档案管理走向开放。同时也改变了过去档案管理的职能，档案管理部门朝着信息采集、管理、服务职能转变，工作重心落在为国有企业发展提供高效优质的服务上。
但是，现阶段，许多国有企业的领导和档案管理部门的工作人员没有认识档案信息化的重大意义，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑虑，难以积极领导或参与进来，甚至于极力排斥;另一部分人漠视信息化建设对档案管理工作巨大推动作用，对档案信息化抱着可有可无的态度，不能积极创新，档案信息化建设被搁置，进展缓慢。
（二）国有企业档案信息化建设发展极不均衡。
当前，国有企业档案信息化建设水平不均衡，部分效益好的国有企业已经获得了较好的建设成果，正努力实现着档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化；而一些效益差的国有企业却没有足够的资源和能力，使得国有企业档案管理信息化水平落后。有的国有企业档案管理信息化建设还未启动，有的缺乏现代办公设备;有的虽然有硬件但缺档案管理软件，很多档案管理工作还靠传统的手工操作，工作效率低下，服务效率和服务水平都还停在较低层次。这种整体发展水平良莠不齐的现象，使得很多国有企业档案管理部门的档案信息资源无法进行共享，当需要进行信息的查询和使用的时候仍然非常繁琐，距离走向全面的信息化还有很长的路。
(三)国有企业档案管理信息化建设资金投入不足
国有企业信息化建设需要资金投入，信息化建设包括硬件设备、软件设备、数据库、专业人才等，这些硬件设备与软件是档案信息化建设的必备条件，都需要靠资金投入来支撑，与其他工作相比，由于国有企业档案管理工作受重视程度不够，所以，有的国有企业对档案管理所需资金投入相对较少，导致使档案管理部门设备陈旧和配套软件缺乏、更新滞后。
（四）国有企业档案信息化建设专业人才缺乏
国有企业档案信息化建设与档案管理工作，离不开人才的支持。人才是档案信息化建设的主体，担负主导作用，因此档案管理人员必须具有档案专业的知识和信息技术知识，还需要具备较强计算机实际操作能力。但是，现阶段很多国有企业档案管理的专业人员比较缺乏，大部分是非专业人员，有些档案管理人员只是经简单培训后就上岗，对于档案管理的基本操作流程缺乏了解，由于人才缺乏，导致国有企业档案管理信息化建设之路显得非常艰难和曲折。
（五）档案信息安全体系还需进一步完善
国有企业档案信息化建设中，影响档案的保密性与安全性的不良因素一直存在，直接威胁档案的保密性与安全性，造成档案信息安全体系非常脆弱。威胁档案安全性的因素包括：黑客攻击、病毒攻击等人为恶意破坏；档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面；管理人员保密和安全意识不强导致泄密、备份不及时，以及档案信息化建设中环境因素、硬件设备等因素综合作用下，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。
（六）查询和资源共享利用率不高
在全新的“互联网+”时代，发达的信息化技术以及网络数据共享功能大幅提升了企业档案管理的便利性。目前，有的国有企业没有积极开发与企业实际相符的服务器，不能完成内部或外部的资源共享。国有企业档案管理部门没有借助网络完成各项档案信息的收集、汇总、存储、利用等操作，无法提升信息数据处理的效率。有的国有企业档案管理部门各项操作还是借助纸质文件，通过发挥人力作用达到工作目的，耗时费力，无法保证信息的准确性，没有在信息化系统中快速查找相关信息，做到及时搜索、即时应用，提高档案管理的灵活性以及档案的利用价值，导致档案利用率不高。
二、加强国有企业档案信息化建设的对策措施
（一）加强国有企业档案信息化基础设施建设
档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设三部分。它是档案信息传输、信息处理、信息交换和资源共享的必备条件，只有完善了信息化基础设施的建设，才能谈得上档案信息化建设。一是要从思想上高度重视，国有企业领导和相关部门要把档案信息化建设纳入企业的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，全力推进建设。二是全面推进国有企业档案馆（室）计算机和网络技术应用水平，计算机及配套设施逐步统一，推进系统软件建设。三是国有企业要化大力气完成内部局域网的建设，并与外网联通，力争实现档案专网联通，搭建安全可靠的网络环境。四是国有企业要积极创造条件，加大资金投入，强化技术力量，打造良好的硬件环境。
（二）加大国有企业档案信息资源建设
国有企业档案信息资源是国有企业生产实践与企业员工脑力劳动的结晶，是一种知识资源，主要包括：档案信息要素、人要素、技术要素及其他档案信息活动要素，并作为馆藏档案实现数字化和电子文件的采集和接收。它是国有企业档案信息化建设取得成功与否的关键环节，也是衡量档案信息化水平高低的一个标杆。
国有企业档案信息资源建设要做到：一是加强档案资源建设要从最基础性的工作做起。档案资源建设基础工作是要做好档案收集工作，档案的收集工作是档案资源开发利用的起点，档案部门及时、准确、客观的收集档案资源，丰富充实档案信息是档案资源建设的前提和基础。二是做好档案信息资源的开放利用工作。依照档案法的规定，处理好全面开发与保密的关系，积极稳妥地做好已经到期的档案开放和解密工作，以便被社会和团体及时利用，实现档案资源的利用价值。三是利用信息技术手段，助力档案信息资源的建设。加大计算机、多媒体、网络技术、缩微技术等高新技术在档案管理工作的广泛运用，助力档案数据库的建设，推动数字化、信息化档案馆藏建设，提高档案信息资源开发利用水平。四是优化开发利用信息资源环境。档案利用是档案管理工作的中心环节，也是开发利用档案信息资源的直接途径。档案利用包括各种文件阅览、复制和摘录。国有企业档案部门要为利用者提供档案和各种相关服务，尽量优化开放利用信息资源的宽松环境。
（三）强化国有企业档案信息化应用系统建设
国有企业档案信息化应用系统建设主要内容包括：档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
为了保障国有企业档案信息化建设工作的有效性，及时联网，建立起网络应用系统是十分必要的。做好国有企业档案信息化应用系统建设，主要做好以下几方面：一是建立档案信息的数字化。利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，形成有序结构的档案信息库。二是开展档案服务接口建设。档案服务接口是国有企业档案部门建立的对外服务接口，是档案管理部门与社会或国有企业联系的重要接口，方便档案利用和共享查找。三是积极推动数字档案馆建设。数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆与实体档案馆互为依靠，实体档案馆是数字档案馆的基础，数字档案馆助推实体档案馆的建设，数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制。
（四）注重国有企业档案信息化管理标准规范建设
档案信息化管理标准规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。国有企业档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
国有企业档案信息化的标准规范建设主要有：一是管理性标准规范。管理性标准规范是对电子文件及档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等。二是业务性标准规范。业务性标准规范是对电子文件及档案业务处理的规范，其范围包含电子文件及档案的术语标准及管理规范。国家标准《电子文件归档及管理规范》是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。三是技术性标准规范。技术标准规范包括电子文件及档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。
（五）加大国有企业档案信息化管理人才队伍建设
在国有企业档案信息化建设的过程中，人才是第一位的战略资源，国有企业档案信息化不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。国有企业要加大这类复合型人才的培养，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本计算机管理知识、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部，采取走出去、请进来的模式，加快培养，更好地服务国有企业档案信息化建设。
总之，社会正处于信息化高速发展的时期，信息化建设已渗透进社会的方方面面，各行各业都面临着全新考验。对于国有企业档案信息化建设工作来说，这既是一次极其难得的机遇，又面临严峻的挑战，国有企业领导和档案管理部门应该抓住重点，理清思路，破除干扰，全力推动档案信息化建设，助推国有企业的高质量发展。
