读者意识视域下外贸信函的可读性写作策略研究——以询盘信函为例

刘治国 周 黎

外贸信函是进出口贸易的一个重要组成部分。外贸信函虽然在商务话语中占比不多（约占9%）（Bargiela-Chiappini，Nickerson & Planken 2006），但是在商务沟通中发挥着举足轻重的作用。

在商务活动中，书面交流更有利于传递复杂或精确的信息。同时，书面交流多使用专业术语，其规范程度高于口头交流，这样既减少了沟通中歧义的产生，又便于不同文化背景的沟通者进行有效的交流。因此，外贸信函在商务活动中的作用举足轻重。

然而，在现实商务沟通中，外贸信函常常出现可读性偏低的问题，导致沟通者双方在交流中出现误解甚至冒犯的现象。究其根本原因，在于作者在外贸信函的写作中缺乏读者意识，即忽视了读者的重要性，没有从读者的视角传递信息。下面从修辞学领域的“读者意识”视角出发，研究商务沟通中外贸信函的可读性写作策略，以期能够在一定程度上促进外贸信函的有效写作。

一、读者意识的内涵及重要性

亚里士多德（Aristotle）最早在演讲领域提出读者分析理论，他认为在演讲中应把听众作为一个关键因素来考虑，为了让听众能够更容易接受演讲者的思想和观点，要不断寻找演讲者与听众之间在情感、思想、理智、态度等方面的统一（Aristotle 2004）。后来，修辞学领域的“读者分析理论”演变为“读者意识”，强调读者的重要性。麦克亚历山大（McAlexander 1996）认为，判断一部作品的好坏，最重要的是看读者的反应。接受美学的创始人伊泽尔（Iser）曾经提出“隐含的读者”这一概念，他认为“在文学文本的写作过程中，作者的大脑里始终有一个隐在的读者，而写作过程便是向这个隐在的读者叙述故事并与其对话的过程。因此，读者的作用已经体现在文本的结构之中（Iser 1978）。由此可见，读者是文章内容和语言构成的重要因素。

外贸信函作为商务沟通话语的一个重要组成部分，体现双向交流模式，其写作对象是现实中的读者。如果不考虑读者的接受度及内容的可读性，就极易造成信息的曲解，影响信息传递的有效性，从而影响商务沟通的质量。因此，外贸信函的写作应体现读者意识，无论是文体的选择、结构的布局还是遣词造句，都要从读者视角考虑，以实现信函文本的可读性。这里外贸信函的可读性不仅指内容上的表述清楚，还表现为适合的文体、规范的格式、得体的语言及有效的沟通。

二、读者意识视域下外贸信函中的语步及其实现策略

外贸信函根据商务功能可分为正式的商业往来信函和非正式的备忘录、会议记录、便条、内部邮件等。根据功能的不同，外贸信函又分为询盘、回盘、订单与确认函、装运函、付款与结账函、索赔函、理赔函、拒赔函、销售函等。在交际中，读者意识在写作中起决定性作用。因为读者最终决定了行为的指向，所以读者是检验写作效果的最佳标准。不同的外贸信函所承载的交际目的不同。

以斯维尔斯（Swales）和巴提亚（Bhatia）为代表的斯维尔斯学派提出以体裁为基础的语篇分析方法，主要将语步（move）和策略（step）作为语篇分析的出发点。其中，语步指“话语或语篇中执行连贯交际功能的语篇或修辞单位”，每一个语步都有其特定的交际功能，这些交际功能共同作用于达成语篇的总交际目的；策略是被用来实现每一个语步所要达到的交际目的的手段，具有可选择性。

下面，以胡英坤和车丽娟（2013）主编的《商务英语写作（修订版）》中的询盘信函为研究对象，分析读者意识下外贸信函语篇中的语步和策略分布。

例文：

Dear Sirs，

Will you please send us your latest catalog and offer us the best prices based on FOB Hamburg&CIF Shanghai?We know that you are a leading manufacturer of various zinc sheets through the recommendation of the Chamber of Commerce in Hanmburg.

With more than 30 years’experience in importing and selling，our company has owned the foremost position in this line in China.We have very good sales channels and distributors in each place，and also have more than 50 salesmen with professional experience.It will be in the best interest of both parties to set up business relations.

We appreciate your early reply.

Yours faithfully，

Andy Wang

（胡英坤、车丽娟2013）

这封询盘信函是国内一家进口商与国外锌片厂商的首次通信，目的是寻找商机并建立合作关系。此信函开门见山，指出写作目的，然后点明信息来源，随后花费一半的篇幅介绍自己公司的情况，最后表明开展业务的愿望，措辞恳切。

外贸信函的语步一般由陈述事由、建立交际、传递信息、实施交际和结束交际五个部分组成。实现语步的策略有以下几种。建立交际可以由引入信息来源（或引用前交际信息）、交代交际目的等策略完成；传递信息一般由阐述业务范围、提供资讯等策略完成；实施交际通常由表示诚意、施加压力等策略完成；结束交际通常由希望答复、使用敬语、提供附件或其他信息等策略完成。上述这些策略的使用都是为了达到商业交往的目的。

在这封询盘信函中，作者首先通过“Will you please send us your latest catalog and offer us the best prices based on FOB Hamburg&CIF Shanghai?”直接表达事由或交代交际目的，用语礼貌。其次，通过告知对方信息来源“We know that you are a leading manufacturer of various zinc sheets through the recommendation of the Chamber of Commerce in Hanmburg.”达到建立交际的目的，同时让对方产生信任感。再次，作者用大量的篇幅介绍自己公司的业务情况，最后通过希望对方答复的方式结束交际。

这封信基本沿用了外贸信函的一般语步，达到了交际的目的。其中采用的策略基本上以读者意识为导向，试图把读者的视线引入自己的业务范围，让对方对自己的业务感兴趣，从而达到建立合作的交际目的。

三、读者意识视域下外贸信函的可读性写作策略

可读性又被称为易读性，指文体易于阅读和理解的程度或者性质（胡英坤、车丽娟2013）。早在20 世纪20 年代，人们就开始关注决定语篇可读性的因素和测定语篇可读性的方法。吉利兰（Gilliland 1972）提出可读性研究包括三个方面：（1）通过测量单词的识别速度、错误率及每秒钟眼睛停留的次数等得出的“读的难易度”；（2）通过测量人的兴趣及文本的命题密度和问题风格等指标得到的兴趣或强迫度；（3）通过考察单词或者句子的特征，得出文本对某些读者的难度。下面从第三种视角研究外贸信函的可读性写作策略。

在外贸信函语篇中，要完成有效的商务沟通，离不开每一个语步。在外贸信函语篇中，每一个语步都有其独特的交际目的，或者说每一个语步的选择和应用都是根据交际目的进行的。外贸信函的写作者的目的是让读者能够顺应其话语动机，最终完成有效的商务沟通。

不同的外贸信函因其交际目的不同，在选词上也会有所不同。总的原则是用专业词汇，尤其是商务术语，以积极词汇或者中性词汇为主，少用消极词汇（除非在不得已的情况下）。

外贸信函的写作应遵循6C 原则，即礼貌原则、准确原则、简洁原则、具体原则、清晰原则和完整原则（胡英坤、车丽娟2013）。礼貌原则指使用友好的词汇、采用体谅对方的写作态度、措词得体、避免使用有性别歧视的词汇、及时答复。准确原则指在写作过程中准确措词和使用恰当的语言风格。简洁原则指使用简洁的语言（如用now 代替at this time），少用陈词滥调（如as the case may be），避免冗长的表达和不必要的重复（如“We require furniture which is of the new type.”应改为“We require new-type furniture”），删除无关紧要的成分（如句子“It should be noted that this is the best we can do.”中可删除It should be noted that）。具体原则指用具体表达代替抽象表达。清晰原则指选用常用词，少用生僻词，避免在同一个句子中使用意义不同的同一个词，以免产生歧义；合理架构句群和段落，全文的逻辑结构要清晰。完整原则指整体要完成交际目的。

那幺，在外贸信函写作中，如何让每个语步都能够充分发挥其交际功能，让读者能够顺应作者的思路完成有效的商务沟通呢？下面基于语步对询盘信函的可读性写作策略进行说明。

（一）陈述事由

此部分一般是陈述写信的目的。例如，在询盘信函中询问商品信息，索要商品目录、样品，要求报价等。对于“要求类”的事由，一般采取积极的礼貌策略，以满足读者积极面子的需求。以前文中的询盘信函例文为例，其中的“Will you please...”体现了礼貌策略，当然也可以用“Please...”“We will be grateful / appreciate if...”“Would you please...”等请求的方式表述自身的需求，同时能够让读者感受到自己被尊重。

（二）建立交际

在建立交际方面，有两个策略：（1）交代信息来源或者引用前交际信息；（2）说明交际目的。在交代信息来源（如商会介绍、公司介绍、网络信息）的同时，要积极地维护读者的面子。例如，上述例文中“We know that you are a leading manufacturer of various zinc sheets through the recommendation of the Chamber of Commerce in Hamburg.”交代“商会推荐”这一信息来源，奠定最初的信任，同时用leading 起到赞美读者的目的，使其感受到被重视。此外，运用“Thank you for your letter/order...”“We have received your letter/order...”等表述也可以起到提供信息、回指、表达礼貌的作用。

在表述交际目的方面，不同的外贸信函达到交际目的的方式也不一样。例如，在询盘信函中，其交际目的与事由几乎等同；在理赔信函中，其交际目的是处理读者的投诉。在理赔信函中，作者要主动承担责任，让读者对其建立商业信任；为了达到维护读者面子的目的，一般采用中性词汇阐述问题，如“Thank you for your letter of March 10thabout our quality standard of our sewing machine.”中的letter代替compliant 或者claim，quality standard 代替broken 或者poor，以此减少读者的负面情绪。同时，在表达不好的消息时，在句式选取上要采取被动语态，或者铺垫式结构，如“We are afraid that.../We have to say that.../It seems to us that...”或者采取虚拟语气，让读者在心理层面更容易接受，也在一定程度上维护他们的面子。

（三）传递信息

针对业务范围的介绍，一般采取扬长避短的方式，让读者了解作者的长处以便建立较强的商业信任感。因此，在用词上一般采用积极的词汇，如询盘信函例文中的“more than 30 years’experience，the foremost position，very good sales channels and distributors，professional experience”等，给读者传递积极的商业信号，意在告知他们这是互利共赢的商业活动，进一步促进商务合作关系的建立。

（四）实施交际

此部分分为两种情况，一种是从正面表示诚意；另一种是从反面施加压力。比如，在询盘信函例文中，作者直接表达自己诚恳的态度“It will be in the best interest of both parties to set up business relations”。

在销售信函或者订单函中，为了督促读者下订单或者达成一定的谈判条件，会采用以条件为基础的施加压力策略，如“You will get a special discount of 10% if you place an order over 5 000 sets.”“We are compelled to cancel our order if we still cannot have the problem solved.”等。

（五）结束交际

在外贸信函结尾，一般会表达“希望答复”的期望，如询盘信函例文中的“We appreciate your early reply.”，进一步建立商业信任。敬语在外贸信函中的使用频率很高，这也是一种积极维护读者面子的方式。至于附件或其他信息则根据信件的需要添加。

四、小结

一封外贸信函是否有效，最重要的是读者的反应。读者是否理解信函的内容，是否读懂了文字的潜在含义，这些都跟作者在构思信函时是否把读者考虑进去有关。外贸信函的写作需要了解、研究读者，理解目的语文化，尽可能地让写作在最大程度上影响读者。因此，外贸信函“可读性”的实现，需要“读者意识”，只有让商务语篇的每一个语步真正发挥其独特的交际目的，才能更好地达到写作目的，实现有效的商务沟通。