王颖

（河北省隆化县卫生和计划生育局 068150）

摘要：在网络技术、信息技术和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会，档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。档案管理信息化建设在全面展开的同时也存在诸多问题，本文就如何进一步加强档案管理信息化建设若干问题进行了分析研究。

关键词：档案管理；信息化建设；问题探讨

随着信息时代的到来，信息技术已经渗透到了社会生活的各个方面，各种社会活动也发生了根本性的改变。档案作为人类文明社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变， 在采集、存储、加工和应用等自身运动规律上发生本质的变化。档案管理信息化已成为档案行业发展的必然趋势。然而，在档案管理信息化的建设过程中，还存在很多问题需要人们去研究和探讨，分析研究和解决这些问题有利加快档案管理的信息化进程，也为未来的信息化发展提供理论基础。

一、 档案信息化建设的内容

档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，也是档案信息化建设成败的关键。档案信息资源建设主要内容为：将现有档案资源数字化，并采集、接收各种形式的电子文档，集成到统一的档案数据库中。具体包含三方面内容：一是档案信息化标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源识别、描述、存储、查询、交换、管理等方面，制定标准和规范并指导实施的过程；二是档案管理应用系统建设。主要包括档案信息的收集、管理、利用和安全等方面，是档案信息资源开发利用的技术保障；三是档案信息化基础设施建设。主要指档案数字化设备和档案信息网络系统，其核心是计算机网络。

二、档案信息化面临的主要问题

1.标准化问题

档案信息管理标准化，是指在实现档案信息管理过程中所必须依赖的业务规范和行业技术标准。档案信息化建设的前提是标准化建设，尽管我国档案管理也制定过很多规则和标准，然而，分散管理、多头管理、各自为政的局面并无多大改观，信息化建设的广度和深度也良莠不齐，究其原因，笔者认为，规范和标准不仅在技术上要具有权威性，更重要的是在具体的信息化建设和使用过程中要具有指导性和强制性，使得标准不仅仅停留在“技术”层面上， 而要上升到“制度”甚至是“法律”层面上。

档案信息管理标准化的内容主要包括三个方面：一是档案信息采集标准化，这是信息化建设的关键步骤，应该就采集工具、采集方式、采集质量等方面制定相关标准；二是档案信息存储标准化。信息存储标准需要研究不同档案源（文字、图形、图像、动画、音频、视频）的存储格式标准、存储模式标准（如独立文件或数据库式存储）和存储时效等方面的问题，存储标准的制定将给档案软件的开发和应用提供统一平台；三是档案信息开发与应用标准化。这里面应该包含开发平台的标注化和使用要求的标准化。

2.系统集成问题

档案管理信息系统的广泛应用大大提高了档案管理的效率，但是，由于系统通常是在不同时期，采用了不同的技术开发而成，各系统之间缺乏总体规划，数据结构不一致，导致数据不兼容， 信息不共享， 由此形成了“信息孤岛”。因此，系统的集成开发与应用是目前档案管理信息化建设的主要发展趋势。系统集成又可分为：系统开发集成，网络应用集成和信息管理集成三个方面。

系统开发集成是建立在系统的全面规划和合理的分析设计基础之上，需要软件开发人员和档案管理人员的密切配合，按照信息系统的开发周期，有计划、有步骤地进行系统分析、系统设计、系统实施、系统评价和系统反馈等过程。主要的集成内容包括界面集成：将过去的分散的、不同形式的软件界面用统一的标准化界面来替换，并形成独特的专业风格；数据集成：对档案数据进行标识并编成目录、确定元数据模型，达到数据共享的目的；过程集成：对所有子系统的数据流程进行集成化设计和处理，从而避免数据格式的不兼容和不统一。

网络应用集成需要完成下列工作内容：在所构造的各种局域网机构上，安装所需的不同协议的网络操作系统，并使它们互联，使任何结点上的单位均可进行注册、登录和档案信息传输， 实现全网间信息共享

信息管理集成是从信息资源管理出发，将整个档案信息信息进行总体规划与应用分析，统一规范设计，建立统一的数据库系统，使不同部门、不同专业、不同层次的人员在信息资源方面高度共享。为此，需要统一操作平台，提供统一透明、简洁规范的操作界面， 还需要系统划分用户权限等级，分层次地提供共享信息。

3.双套制问题

很多单位甚至国家机关对已经颁布的国家标准、行业标准或企业标准中， 都规定要电子、纸质形式双套保存，这就是现实中的双套制问题。造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次， 是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动， 可见它对信息化发展的重要意义。从目前的现状来看，彻底解决双套制问题还需要一个过程，这个过程的长短取决于一个国家信息行业的整体发展战略和发展水平。只有在信息系统的业务覆盖率特别是网络应用的覆盖率达到相当规模时，才可能形成无纸化的全面管理制度，双套制的问题才有可能得到彻底的解决。

三、结语

总之，加快档案信息化建设，要加强领导，认真研究，合理规划，充分调动社会力量参与，同时加大投入，逐步解决软硬件中存在的问题，才能使档案管理工作真正迈上一个更大的台阶，从而更好地服务社会。

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