孙先国

0 引言

随着计算机技术特别是大数据、人工智能等新兴技术的不断发展，数据正逐渐从劳动成果向生产资料转变。计算机技术的快速发展正逐渐将人类从大量烦琐、细碎的工作中解放出来，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。档案管理是企事业单位日常工作中必不可少的环节，特别是对于生产型企业而言，其技术资料的保存、生产日志的管理、人员信息的采集和调用往往消耗了管理者大量时间和精力。因此企业档案管理工作走向数字化建设，是适应新时期经营管理持续发展和新时代社会发展的需要[1]。

1 档案管理现状与分析

1.1 档案管理体系与现状

档案管理是一项专门的管理门类，具有专业要求高、规范性强的特点，同时其在搜集、储存、借阅、归档等方面庞大的工作量对管理人员的身体和心理素质提出了较高的要求。从国际范围来看，俄罗斯的档案工作历时较久，并且有专门从事档案管理政策和法规的研究机构，他们采取的是统一集中的管理规划，档案管理具有层次性，其煤炭档案按照建设的规模、建设的性质、主管单位的不同，由中央到地方进行分级管理，此外，档案管理人员的素质较高，提高了档案管理的效率，同时有助档案管理的开发和利用[2]。

美国的档案管理体系不同于俄罗斯，其档案管理是分散式的管理体系，档案管理制度的主要特点是全局分散、中央集中。美国的档案管理从制度到权限都很严格，并且具有规范的人才培养计划，对用人方面要求严格，档案工作者必须是历史学、图书馆学、信息学的硕士[3]。

图1 文件档案数量比例图

受行业管理方式的限制，多年以来，煤炭等基础行业均使用人工管理的方法保存相关档案文件。随着企业经营时间的推移，归档档案的数量和种类均在逐年的递增，造成了档案管理工作的工作量和工作难度的逐步增加。在进行日常管理和相关工艺系统改造和升级过程中，往往需要查阅大量土建图纸、设备清单、系统工艺流程等档案资料，由于缺乏数字化档案管理带来的查询困难和对人员工作强度要求高的问题越来越严重。档案查询工作耗时，费工、费力且难以获得准确结果，较大程度上影响了工作效率。某选煤厂集中人力物力对现有存档档案进行了精细化整理和电子录入，经过分类整理，共总结出四大类10 小类档案材料，归档确认总档案数量为5728 份，其中生产日志2520 份，占总档案比例的44%；生产件1260 份，占总档案比例的22%；人员信息档案916 份，占总档案比例的16%；其他管理文件802 份，占总档案比例的14%，各种类档案占比如图1 所示。

1.2 企业档案数字化分析

在档案整理的过程中经过研究明确了进行企业档案数字化建设的四个要点：首先应明确企业档案管理的必要性，就是为工业企业特别是劳动密集型企业做好转企业管理、提升生产效率服务的。传统工业行业在计算机技术、现代管理技术的储备和实践方面相对于新兴产业有着先天的不足，面对制造业转型升级的大潮和逐渐兴起的无纸化、快速化办公要求，需要企业的件、生产日志等材料在短时间内能够被准确查找并查询相关信息。纸质档案由于其物理属性关系难以在现有的生产环境下实现这一目标，因此数字化档案管理体系和管理软件的研究与开发是企业实现快捷办公、快速信息传递的基本要求，企业办公和生产效率才能进一步提升，因此进行数字化档案坚实有十足的必要性。

其次应明确企业数字化档案管理的指导思想，档案对于企业最重要的意义是保存件和生产日志，便于查阅以掌握企业生产的情况，同时保证人事和干部的管理。因此档案的管制制度要从封闭走向开放，要让档案资料活起来，在日常生产和管理中发挥作用，而不是仅仅为了保存而保存。因此要塑造高效、便捷的档案查询与查阅途径，鼓励管理和生产人员养成查询档案的良好习惯，实现档案资源共享，为企业的经营决策提供重要依据。让储藏的信息资源能能够更好地提供给各方面的需求者。

再次要正确认识数字化档案管理应采用的技术路线，生产企业由于其行业范围、组织架构、管理办法的不同往往难以找到一种普适性的数字化档案管理办法，在进行数字化档案建设和管理的过程中应因地制宜地开展。针对煤炭行业生产企业其在数字化档案管理方面的投入力度往往难以形成完善的体系化管理平台，因此在进行数字化档案管理过程中应着重强调档案管理的重点内容，避免大而不当，针对某选煤厂应用诉求，确定了其能够快捷方便地查阅，能够在管理人员有限的情况下提升管理效率、降低管理成本使其档案数字化的核心诉求。因此在进行数字化档案系统软件的设计过程中需要实现较高水平的自动化功能，即通过权限管理的方式归类档案材料，按岗定需大大提升了管理和使用档案的效率。

最后应明确企业数字化档案管理的手段，推进企业档案数字化建设，必须提高档案标准化、规范化水平，其管理手段分为人员和软件两方面。一方面企业档案数字化包含了档案工作的各个方面和工作环节，要全面提高档案管理人员业务综合能力，以使其能够站在全局角度进行档案的合理管理。另一方面，需要在软件上重点是抓好数据库和搜索方式的选择。在实际使用过程中数据库和搜索方式很大程度上决定了数字化档案使用、维护和管理护的效率，也决定了使用者的使用体验，因此应重点开发和建设可靠的数据库技术管理和档案资料搜索系统。建立数据库是一项长期的工作任务，要经过档案由规范化向微机化管理迈进，再由微机化管理向数字化管理迈进，是一项由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。

2 现代化档案管理建设实践

因此档案管理系统软件应具用版面布局合理、操作界面简单，文字录入方便、快捷、易于操作等特点，且有文书管理及归档档案的自动生成转换，查询快捷、结果准确，存档数据输出自动生成电子表格及打印，软件登录密码保护、数据自动备份、资源共享等功能。利用现代的计算机检索技术，来实现档案信息化管理，实现档案信息化、自动化，实现资源共享，解决文件资料归档及资料查询困难的矛盾，降低检索查询工作量节省时间，提高办公效率和档案管理水平及利用价值。

通过设置不同的人员登录权限和管理员赋权，公告发布和用户间的档案交互极大提升了档案查询的管理能力和管理水平，为企业生产经营决策提供方便、快捷的优质服务。同时建立了数字化档案库和快速搜索系统，依据统一的档案分类规范管理、采用关系数据库和分布式文件库，引进数字化标签识别技术、可视化库房技术和智能化快速采集技术，实现了档案的统一储存和集中档案数据库支持提供档案借阅归还、档案库存统计、档案研制与销毁等操作，使管理人员能够及时掌握档案情况，使用者能够快速查询档案，为快速和精细化管理能力的提升奠定了坚实的基础。

3 结论

经过档案数字化建设富强选煤厂从传统的年度整理立卷归档转为所有文件资料随办随归模式，大幅度地提高企业办公文职人员的办公效率，节省大量时间和人力物力，并且做到了方便、快捷、高效，为企业各项决策提供了大量翔实资料，节约了办公经费。