摘 要：随着电子技术迅速发展，人们迈入了信息时代，信息化水平得到了空前的提升，大数据在信息时代则扮演十分重要的角色，它能够对事物进行信息统计，更重要的是以电子版的形式对信息资料可以进行长期的储存，所以也被广泛的应用到了各行各业中。本文通过探讨行政单位电子档案信息化，结合时代背景分析其中存在的问题，其出相应的对策，为档案管理工作提供帮助。
关键词：大数据;电子档案;信息化;管理
大数据时代的到来，可以使人们更加轻易地获取信息，降低了信息获取费用，与此同时，电子档案的安全管理也显得十分重要。本人于2000年开始从事档案管理工作，从事行政管理工作至今见证了大数据在电子档案上一步步的发展，在2012年时，纸质档案和电子档案进行同步归档，到如今的档案数字化、信息化时代，在工作中出现不少问题，比如大家对电子档案管理意识都比较薄弱，管理上比较繁杂，针对这些问题进行分析，总结出解决方案，进一步完善行政单位档案管理信息化建设。
1 大数据下行政单位实施电子档案信息化管理的背景
本单位作为国家和政府的行政机构，在行政过程中，会有大量的文件资料产生，做好档案规划有着很大的意义。为了更好的管理单位各类档案，大数据能够有效地对接和支撑电子档案信息化建设，迎合了需求，为早日实现信息化管理确定基础。电子档案资料涵盖诸多方面，以许多形式进行档案存储，比如有文件资料照片，实物，声像，这些都可作为信息化资料档案，需要移交给局综合档案室统一实行档案整理归档。形式的多样化也使得行政单位在整理档案过程中有着许多的问题，整合速度相对而言比较缓慢，也对行政单位的硬件和软件系统提出了挑战。虽然在发展过程中受限于多种因素，但档案信息化管理仍是主要发展方向，采用该种模式，对其进行优化后能够大大提高档案综合管理能力、档案整理归档质量和更为便利地提供借阅查阅服务。
2 电子档案信息化管理中存在的问题
2.1 相关人员对于档案管理工作意识薄弱
档案管理工作发展的基础内容，由于随着时间的推进，需要对单位不断的进行档案规划，所以是一项长期且需要持续投入的工作，而许多管理层人员并不重视这一工作，对档案管理的认识不足，所以觉得档案管理工作毫无技术，不值得花人力和大量的时间去进行投入。档案管理工作意识薄弱也体现在单位对档案管理人员没有培训，要求降低。档案管理者在日常管理时也没有主动的意识，导致大量的档案资料进行了累积，回头再进行规划就发现工作量巨大，而且资料的时效性也受到了现实因素的影响，大数据时代，使得电子档案信息化十分便捷，但是也要科学地进行统筹和持续的投入，这就需要相关人员加强档案管理工作管理意识。
2.2 宏观上没有对电子档案管理进行指导和规划
行政单位作为国企单位在体制内一般很少出现下岗和失业问题，所以受到的竞争压力并不是很大，这也就造成了行政单位奖惩制度不完善，行政单位人员思想松散，在电子档案信息化管理时，缺乏统筹规划能力，管理人员没有业绩压力从而不用心投入工作，管理层的领导责任意识也比较差，他们对于大数据带来的新理念，并不愿意及时学习，对档案管理工作又比较轻视，因此，在选聘人才时，也没有根据相关专业对人才进行选拔，缺乏指导和规划的电子档案管理工作，许多领导由于对电子档案管理工作不重视，在上级需要原储备资料时，由于没有科学规划的电子档案，导致查找起来比较困难，这样不仅效率上比较低，电子档案的质量也不能够得到有效的保障。
2.3 档案管理人员的综合素质有待提升
高素质的管理人才的引入，才能够为电子档案信息化管理工作更好的服务，信息化管理系统的良好运行，需要管理人员具备较扎实的专业基础，还要有大量丰富的实践经验，但是从现阶段调查的人员比例来看，从事档案管理工作人员多是即将退休的人员，年龄结构上偏向老龄化，对于计算机的使用仍然不够熟悉，对于档案信息的录入，也只能进行简单的分类保存，并不能够完全胜任档案管理工作岗位，在现如今信息化迅速发展，对人员综合能力也就要求越来越高，电子档案管理工作需要具备较好的计算机技术，各方面管理能力要求也就更加高，所以要加强答案管理人员的综合素质。
2.4 档案收集困难导致信息库不完整
大数据背景下的电子档案信息化需要收集各类资料，然而，单位内其他人员如果对资料保存意识比较薄弱的，就会因为保存不得当或者未保存有很多的资料发生遗失，使档案信息库变得不完整。随着时代的进步，对于档案管理工作也提出了更高的要求，对于档案信息库不仅在录入上要严格抓起，还要对档案后期的管理工作进一步重视。由于人为操作，对电子档案错误录入，丢失录入，档案前期后期管理工作上的疏忽的情况都会导致档案信息库不完整。
3 促进行政单位档案管理信息化建设的对策
3.1 开展档案管理工作用文化知识科学的进行布置
为进一步提高行政单位的档案管理水平，需要综合运用多种知识对档案进行管理，由于大数据在不断的更新发展，新的知识也就随之产生，为了确保档案的完整性，行政单位需要对档案管理人员进行不断的培训，要求他们学习关于大数据的科学文化知识，档案管理工作才能够科学有效的统筹规划。运用文化知识建设电子档案是一条有效的途径，也需要进一步健全完善体系和制度，吸收和借鉴国内外优秀的工作经验和典型例子，进一步有效优化电子档案信息化建设体系。
3.2 建设培养一批优秀的人才队伍
为了能够让电子档案信息化得到新鲜的血液，就要对档案管理人员的结构进行调整，不能总是任用即将退休的老干部，也要利用自身优势吸纳到更多的年轻人来从事这项工作。其次，还要对档案管理人员的专业素质进行培训，由于大数据需要管理人员具备一定的计算机技术，对互联网一有一定的认识，为防止数据泄露造成档案信息管理安全收到威胁，如果这就需要管理档案的人员，有良好的信息安全意识，为了能够更好的适应档案管理工作岗位，行政单位也要加强档案管理工作方面知识的宣传。只有加速人才的培养和引进，才能够使档案管理工作正常的开展和进行，一批优秀的人才队伍也是档案管理工作的重要保障。
3.3 强化档案管理者的信息化意识
行政单位电子档案管理过程中时常会因为人为因素导致工作不能有效推进，所以需要强调人对于档案工作管理的重视，要求行政单位的人员对文件进行保存，如果发生了丢失，应当问责，这样才会确保档案信息由保真性，全面性。档案信息在大数据背景下，内容十分的繁杂，档案管理者需要有信息化意识，更要有信息化手段对其进行处理，通过对档案进行不同的分类，在查找时也会比较容易查找，也能够有效节省资源浪费，使管理效率大大提升，所以要进一步强化行政单位人员的信息化意识。
4 结束语
通过上文，我们可以看到档案管理信息化建设过程中存在着的问题，有人为导致的，也有行政单位自身的管理纰漏，体系不健全的问题，虽然存在着许多弊端，但是在大数据时代的背景下，通过电子档案信息化管理仍然是行政单位的首选，因为以电子化的形式，可以对文件更流畅的流转，能够有效的解决一系列问题，本文提出的有关建议，希望能够为行政单位进一步发展提供帮助。
参考文献
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[2]吕焱.大数据背景下行政单位电子档案信息化管理探讨[J].办公室业务，2019（07）：49.
[3]李霞.大数据背景下行政单位电子档案信息化管理探讨[J].中国管理信息化，2018，21（04）：161-162.
作者简介
罗小玲（1981-），女，汉族，广东东莞，本科，东莞市厚街中学，研究方向：行政管理专业。
