刘素娟

摘 要：近年来，我国档案信息化建设工作正在有条不紊的展开，档案作为一种信息资源，它在社会服务中具有非常重要的作用和意义，尤其是在企业的管理工作中，随着社会信息化进程的发展，档案信息化管理在档案工作中的重要性越来越突出，并逐渐开始成为档案工作社会服务功能全面提升的一个必然选择途径。档案的重要性主要体现在档案的管理和利用上，档案的管理和利用是一个在生产、开发还有科研等活动中都具有重要作用的组成部分。本文主要以企业管理类档案的开发和利用为例，对档案的管理工作的重要性进行分析和探讨。

关键词：管理类档案;档案信息;企业;档案管理;档案利用

档案是一种潜在的生产力，它是昨天的遗产，是历史的记录同时也是今天的财富，随着社会的发展和进步，档案在人们的生活、工作还有学习中的重要性越来越突出。油气田单位是以开发、生产、改造为主要工作的企业，其职能活动中还包含有矿区、油区的改造等。在一系列的生产活动中会产生各种管理类文件材料，在各项工作快速发展的背景下，企业的档案管理工作也在不断的开始向规范化、科学化和数字化转变，档案管理作为企业管理工作中的一个重要组成部分，其信息资源的保管和利用就显得尤为重要。

1 企业管理类档案的主要内容

档案是指在企业生产、开发和改造过程中，党政、安全、设备、会计、人事、工会、生产等多个职能部门通过文字、图表、数字、声像等多种形式形成的，具有一定保存价值和潜在生产力的原始数据。档案作为一种信息资源，它不仅是过去各种活动的历史记录，主要可以用于对既往资料的考证和利用，和当前工作的客观记录和考核依据，同时还可以用于未来发展的参照，在企业开发保证产量中具有非常重要的价值。由此可见，企业在发展中会充分利用档案的这些资源，一方面要通过各种手段将档案信息资源丰富和开发起来，使其能够为单位的中心工作服务，并为油气开采的实施和计划的制定提供信息依据，以促进领导决策科学化和管理水平现代化目标的实现。

2 企业管理类档案的重要性

2.1 管理类档案的重要性体现在收集和利用中

管理类档案在企业工作管理过程中，是产生在各部门的管理文件材料，在档案信息资源中占据着不可或缺的重要地位，在企业的开发和发展中也具有举足轻重的作用，但是由于各种各样因素的限制，管理类档案在其开发利用和管理工作中都存在着很多问题，这极大的限制了档案价值的充分发挥。总结其原因，主要有以下几个：一是，综合档案室管理制度不够完善，部门归档意识弱，致使部门档案的归档不够完整、系统，在管理类档案等方面的资源比例就比较少，不能满足相关的开发需求，这就对档案信息资源的利用积极性产生了消极的影响;二是，档案管理缺乏专业的人才，这直接导致其在管理中有很多薄弱化解，缺乏创新意识，不能创造出高质量的工作成果;三是一些档案管理人员缺乏责任心，认为档案信息的作用不大，或者在工作中只注重档案的整理和收藏而忽略了档案的利用等，在工作中持着消极、被动的思想和情绪，这对档案资源的开发和利用带来了不良

影响。

2.2 管理类档案收集和利用工作的开展措施

2.2.1 健全档案管理体系，完善管理制度

管理类档案具有数量大、专业性强、涉及部门多、收集难度大还有利用率高等特点，正是因为这些特点的存在，我们在进行档案管理的时候要始终以科学、完善以及高效为目标。档案管理体系的建立可以通过逐级分管的方法来实现，可将其分为主管领导、档案管理部门还有归档人员这三个层次，每个层次的工作都由不同的部门和人员负责。同时还要加大企业对档案管理的投入，从基础设施方面为档案的管理提供夯实的条件，并且还要定期组织管理相关的人员参与档案管理知识的培训课程，进一步促进档案管理工作的现代化和科学化。另外，在管理制度方面，首先要对归档的范围、移交的时间等进行明确的规定，以保证归档资料的及时性和完整性;其次要采用奖惩制度，对管理好的人员和部门给予相应的奖励。

2.2.2 档案管理要采用现代化的管理模式

档案管理的现代化主要体现在其管理思想的现代化、管理手段的现代化等方面，其中从管理思想上来说，档案的收集和利用管理首先要有主管领导的高度重视和支持，并采取一系列政策性制度及规范，以增强各部门各岗位的档案归档意识，各部门应整理自己本部门的岗位职责，整理工作中产生的各类文件材料，做到“谁产生、谁负责、谁归档”，各个部门与档案管理部门之间的关系理顺清楚，扩大库藏量，灵活的利用材料，彻底改变在传统档案管理工作中只注重档案管理而忽略了档案利用的缺陷，使档案信息库能够充分发挥自身在档案管理中的全部职能作用和提高服务质量的重要作用。随着信息科技的发展，在未来的档案管理中，档案管理信息系统已经逐步将办公自动化与档案管理充分结合起来，通过先进的科学技术促进档案管理信息化和现代化的共同实现。另外，从管理手段上来说，现在企业档案管理的数字化程度正在不断地提高，以计算机技术为核心的档案保存技术已经得到了广泛的应用，并在档案的整理、查阅以及档案管理平台上的互相交流等方面起到了积极的作用。以计算机为基础，依托档案系统将档案分类输入可以实现网上借阅，这不仅能够有效的节省档案的保管空间，同时还可以实现高效、方便、快捷、准确的检索，可大大提高传输效果和档案信息处理效率。

2.2.3 加强档案信息资源的宣传

企业综合档案室在日常的工作中要不断的对档案宣传体系进行完善，这对于提高档案的利用率具有积极作用。从档案的宣传来说，应积极开展多种不同形式的讲座、标语、座谈会还有报道等对档案利用进行宣传，依托档案信息系统和检索途径的介绍等，提高档案人员、领导还有归档人员以及社会人员的档案意识。从档案的交流体系方面来说，在当今时代，有效的运用信息资料是科研成果以及其他各种信息资料等获取效率的决定因素，再加生产、科研、开发需要各种地面、地下数据，因此在档案管理中应该打破封闭的管理方式，而是应该建立通畅的交流途径和体系，定期进行档案信息资源的共享，以弥补档案资源不足的缺陷，这对于企业的发展有着重要意义。

3 总结语

对于一个单位的档案管理来说，档案管理水平和质量是其发展程度的重要体现，在时代发展的要求下，管理类档案只有采取现代化的管理思想才能使其管理手段和管理方法现代化，进而满足生产、科研以开发的需求。为了能够实现这个目标，在未来的档案管理中应该对档案管理的各项规章制度进行健全和完善，使档案信息资源的开发和利用正规化、科学化、标准化、制度化，为油气田基本建设开发提供更好的服务。