张金安
摘 要：现在已经逐步迈入了信息化的时代，信息技术提供了便利，生活、工作的方方面面都已经和信息技术密不可分。档案处理工作就是整理信息的工作，目的是提供高效方便的信息查询，同时每个领域的档案分析对于研究社会发展是具有积极的作用，所以将档案管理工作和信息技术一起应用具有重要的意义，能够提高档案管理工作的效率，还符合时代对于信息需求的要求。所以，本文浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策。
关键词：信息时代;档案管理工作;问题;对策
进入21世纪以来，对于一个行业的发展水平和潜力可以通过其信息化水平分析得出，所以先进的信息技术能够增大档案管理工作的效率[1]。现在时代的进步，人们的思想、观念和需求都有了巨大的变化，随之对应的是工作方式的改进，将信息技术逐步应用到了档案管理工作中，可以提高档案管理工作的整体水平[2]。传统的档案管理工作中存在着管理不当、效率低等缺点，引用信息技术可以弥补这些缺点，但同时这也是一项复杂的工程，需要对这个过程中出现的问题及时发现并进行解决。
1 信息时代档案管理工作的必要性
信息化的档案管理工作相较传统档案管理工作而言具有很多的优势。优势一：相较传统档案的纸质信息载体，信息化档案管理工作是通过电子，提高了信息的收集效率和整理效率，又因为电子的形式储存而不容易出现丢失。优势二：随着现在科技的发展，提高了存储设备的存储量，比传统空间占用实际空间少且保存简单。优势三：档案进行查询的工作更为简单快捷，只需要在使用的软件或网页上搜索就可以在很少的时间得到答案，具有效率高、操作简单的优点[3]。所以信息时代档案管理工作使用信息技术增高档案管理工作的质量与效率是非常有意义的。
2 信息时代档案管理工作的问题
首先，最重要的问题就是档案管理工作软件通用性问题。档案管理工作信息化需要使用管理软件进行信息的规范化、系统化管理，当下有些组织已经实现了档案从传统纸质转到信息电子化。但是非常明显的问题就是现在使用的档案管理软件不能和政务管理系统相统一，而且不同的组织有着不同的档案管理系统需求，而导致各组织之间档案管理软件通用性不足，降低了档案管理系统的效率。
其次，档案管理工作中信息的不规范也是非常重要的一个问题[4]。因为现在档案管理工作的流程、管理制度还没有系统化、规范化，还存在着或多或少的问题，所以现在的档案管理工作还有提高效率的空间。现在对于档案工作主要是两个步骤，一是利用信息技术实现档案管理工作的信息化，二是档案管理制度标准的制定，使其更加有逻辑、更加规范化，而当下主要停留在第一个。
最后是档案管理的安全性。现在信息化的档案管理工作极大提高了管理效率，减小了占用空间和使用成本，但是信息技术方面或多或少存在着一定的漏洞，使得档案管理软件非常容易被攻击，进而使得档案信息被不法攻击分子盗取，所以档案管理工作具有一定的危险性。尤其现在对于档案管理的特殊性存储方式，非常容易被黑客攻击，进而泄露档案信息，使得档案信息具有非常大的危险性。
3 信息时代档案管理工作的对策
3.1 推动档案管理工作实现信息化
对于现在的档案信息化建设过程中，首先需要开发档案管理软件。这是因为档案信息化管理必须在档案信息管理软件中才可以，而现在虽然已经开发出了很多的档案管理软件，但是因为没有一个统一标准而或多或少存在着一定的问题，所以依据现在的实际情况和需求，加快档案管理制度的建设是非常重要的。而在档案管理工作的实际需求中，最为急切需要解决的是提高管理软件之间的连通性，增加其兼容性，实现档案管理软件与政务管理软件的资料互通，来增大档案管理中的效率。
3.2 制定统一规范化档案管理工作制度
对于档案管理工作水平的提高不仅是利用信息技术上实现对档案管理工作方式的更新，更是有统一规划的标准使其更加的条例清晰，一目了然，提高效率。现在对于档案管理信息化工作研究实践还不长，尚且没有制定出完善统一的管理制度，不能确保服务体系具有高服务水平和好效率。所以尽快制定出符合实际和时代需求、科学、完善的档案管理制度是非常必要的，可以更加满足工作的需求，提高档案信息的管理效率，使档案管理工作更加的规范化。
3.3 完善档案信息化管理的安全体系
档案管理工作中最重要的一点就是确保信息的安全，这是档案信息管理工作的基本要求。但是因为档案管理工作信息建设的存储特殊性，增大了对于档案信息保护的困难度，黑客会利用档案管理软件的漏洞或特殊工具进行攻击，获取档案信息，这就需要特别重视对档案信息管理工作的信息安全。采取的措施可以有聘请专业的网络管理人员定期的进行安全加固和测试，培养相关人员对软件的安全知识和保密意识，在使用的电子软件上使用防护软件进行安全防护，让专业网络安全人员进行软件的更新换代，对存在的安全隐患进行及时的处理。各组织需要对档案管理工作的安全性进行正确的认知和给予重视，对其的安全体系建设进行完善。
3.4 建设高质量数据库
对于当前档案管理软件数据库还没有一个规范、统一的数据库标准，为了能够实现信息化档案的有效存储、减少查询难度、和以后档案管理的发展，建立一个完备的数据库是非常有必要的。
3.5 增大对档案管理人才培养力度
对于当下信息化时代档案管理工作需要专业的人才才能够更好的进行，所以需要加大对档案管理人才的培养，这样才能够增大工作效率。而且专业的人才可以更好的使用软件，对软件有更高的敏感度，可以更快的发现软件问题。
4 小结与展望
综上，在信息化时代的档案管理工作每一个行业都需要对自身的工作方式和效率进行思考，跟上时代的脚步，学会怎样使用现在先进的信息技术和自身结合来提高效率[5]。信息时代档案管理工作主要存在的问题就是没有完善的制度，软件的通用性不够，安全不能得到保障。解决的方式就是在安全方面，可以聘请专业人员进行维护;尽快完善档案管理制度，使其更加的规范化、科学化，符合现代的社会需求;利用信息技术提高软件的通用性，使其和政务管理系统实现资料的互用;建设高质量数据库;增大对档案管理人才培养力度。
参考文献
[1]杨晓宁.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].计算机产品与流通，2020（07）：112.
[2]任富霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2020（02）：117-118.
[3]杨杰.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].中外企业家，2020（01）：129.
[4]罗溪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2019（22）：122-123.
[5]商良.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科学咨询（科技·管理），2019（05）：19-20.
