卞龙才
摘 要：档案管理是银行内部管理的一个重要方面。在过去，由于我们常常忽视了银行档案管理当中的成本控制，所以导致了管理成本偏高，引起了较大程度的浪费。为此，我们需要在今后的工作当中加强成本控制，在确保管理收益的前提下尽可能减少管理成本。尤其是在信息化手段已经高度普及的今天，给成本控制方式带来了有效的革新。对此我们也要以此为突破口，努力做好银行档案管理当中的成本控制。下面，我们就针对这方面的课题进行讨论。
关键词：银行;档案管理;信息化管理;成本控制;方案
1 引言
如今，银行档案管理的水平已经有了较大提升，但是在实际应用中也面临着很多新问题[1]。新时期的银行业，不仅要提升银行的工作质量，还要在降低管理成本，加强成本控制上面入手。尤其是今年，由于社会经济状况整体不景气，因此减少成本开支更是非常重要的。
那幺，如何才能够有效地控制银行档案管理的成本？具体我们可以从转变管理理念、完善管理机制以及改善信息化管理手段等角度入手。以下我们就具体讨论。
2 银行档案管理的主要成本开支浅析
银行档案管理的成本控制，分别广义与狭义两方面的概念。其中，前者指的是日常的成本控制，也就是银行给予相关的标准，采取一定的手段，将档案管理的成本开展必要的计量、监督、指导与修正等。而后者则是在前者的基础上，还包含了事前成本控制。
金融体制改革及信息技术的发展，给银行档案管理工作的管理及开发利用带来了新的机遇与挑战[2]。从目前银行档案管理的状况来看，其主要成本开支体现为下列方面：
1）人力成本。银行为了有效地执行档案管理，必然要建立一支档案管理方面的人员队伍。因此在这方面必然要承担相应的成本开支，如工资成本等。
2）设施和物料成本。如今，大部分银行都实现了信息化管理。因此在其档案管理上面一般也是通过计算机网络来开展整理、维护等。所以在这方面自然就要承担一部分的成本开支。不仅包括计算机和网络设施的采购开支，而且也包括后期维护方面的开支。此外，在购进档案管理软件及平时所需的纸张等上面，同样需要承担一定的
成本。
3）管理场地及管理流程方面的成本。由于银行档案管理是一个比较庞大的系统，所以需要比较大的管理场地，需承担较多的场地成本。此外，在档案管理流程当中，也需要一定的成本投入。
3 现阶段银行档案管理当中的主要问题
由于银行档案管理是个比较环环相扣的系统，也需要不同的流程互相配合。而一些银行在平时往往只注重业务建设，对于档案管理方面缺乏重视，平时也不注重这方面的建设，这就导致了一系列的问题，造成不必要的成本浪费。这些问题主要体现在如下方面：
1）缺乏成本管理方面的理念及思路。一些银行的管理层对于档案管理成本控制方面缺乏足够的重视，觉得成本控制不过是银行工作当中的“附属品”，并不能直接给银行带来多少直接的收益。因此在日常的工作当中往往比较忽略这一块，档案管理人员的成本控制意识普遍欠缺，也没能形成具体可行的档案管理思路。
2）人力资源成本的浪费。目前，一些银行在档案管理的人力资源成本方面出现浪费的状况。主要原因在于人浮于事，冗员过多，这就无形当中增加了不必要的工资成本。此外，还有一些档案管理人员由于不熟悉信息化档案管理的手段，特别是当系统出现故障时，往往不知如何检修，银行不得不花钱请专门的人员来进行检修。这样又会导致成本的增加。
3）档案信息化管理系统的质量较差导致检修成本增加。现在，一些银行的档案信息化管理系统由于质量不过关，使用质量较差，就会导致检修成本增加。比如，有的银行的档案信息化管理系统故障率较高，在使用的过程当中不仅容易因反复维修而增加成本，还容易给正常的档案管理工作带来影响。还有的银行的档案信息化管理系统甚至因质量不过关而缩短使用寿命。这样，就会增加设备更新方面的成本。这主要是同经费紧缺以及不注意设备建设等原因相关的。
4）档案保管及利用两方面匹配度较差。这会给银行财务资源的正常配置带来不利影响，也会使银行档案管理的成本增加。具体体现为电子档案管理系统没有得到充分利用，而纸质档案占有的比例仍然过大。本来，银行档案管理的主要目的有两方面：一方面在于维护银行的正当权益，另一方面在于便于银行内部和外部进行查询。随着信息化管理手段的不断普及，根据最新的法律法规。除了关乎到债务债权关系的档案资料仍然需要保留纸质档案之外，其他的档案资料都完全可以进行电子归档。这样给管理、查阅尤其是异地共享等方面都带来了便利。然而受制于一些比较滞后的管理制度，以及出于一些银行的技术水平仍然较为落后等原因，不少银行普及存在着电子档案的比例不足而纸质档案比例较大的问题。特别随着时代的发展，纸质档案的数量也在迅速增长。这就给库房的成本产生了增加的因素。不仅平时的管理成本会有所增加，而且当纸质档案的数量过多而库房的库存量不能满足需要时，不得不花钱扩建库房。这样就造成库房方面的成本被进一步增加。由于档案库房的建设费用乃低弹性费用，一旦出现迅速提高的状况，则对于银行的长远发展来说是一个很大的拖累因素。
4 银行档案管理的主要成本控制措施
为了有效地控制银行档案管理当中的成本，我们需要在下列方面多加注意：
1）对档案管理的成本控制加强重视。作为银行管理层来说，平时就要对于档案管理方面加强重视。要意识到档案管理并不仅仅是银行日常运作当中的“配件”，它更是直接服务于银行的整体运转的。而档案管理方面的成本控制，又直接影响到银行整体上的成本控制。所以，银行在平时一定要随着根据运营当中的具体状况和需要，不断地对于档案管理的成本控制方案进行研讨，并及时地作出调整，尽量把档案管理方面的成本压缩到最小限度。
2）减少人力资源方面的成本。作为银行的档案管理机构来说，一定要力求避免冗员过多，人浮于事方面的弊端。人员配置要做到少而精的原则。对于那些不能胜任工作的人员，要及时对其调整岗位。特别是要加强工作人员在信息化管理方面的培训。这样一旦系统发生故障可以自行解决，减少了成本开支。
3）加强设备采购方面的把关和设备的日常维护。银行在采购档案信息化管理系统时，一定要注意加强质量控制，把好质量关，避免采购质量不合格的产品。在平时也要注意做好日常维护，减少故障的发生率，减少故障检修方面的成本。
4）改善档案保管利用的匹配度。应充分利用信息技术手段，尽可能地用电子替代纸质归档，以减少纸质档案对库房需求的压力。同时，要加强对会计相关系统的维护和保障，适应电子数据的持续增长，及时进行扩容和优化，支持远程查询，保证响应速度。随着纸质档案的查询频率大大降低，则应该根据实际情况对纸质档案实行适度的分类集中管理，通过集约化有效降低成本。永久保管的档案可考虑实行大集中，建设较高标准的库房进行管理。
5 结束语
做好银行档案管理当中的成本控制，对于减少银行整体上的日常成本支出来说，是必不可少的一个组成部分。对此我们需要做到的是：及时地转变理念和思路，做好人员配置方面的优化，加强对于设备方面的把关与建设，提高对于电子档案方面的利用率等。
参考文献
[1]许雯君.基于财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].商场现代化，2020，1（30）：101-102.
[2]李斐.基于文献计量的我国银行档案管理研究述评[J].兰台世界，2019，12（6）：90-91.
