杨叔平
（宣汉县人民医院，四川 达州 636150）
医院在进行采购方面的招标时，会出现大量繁杂的文档资料，如：招标文件、采购计划、投标文件、资金审批、评分表、预算报告、评标报告、采购合同、中标书、签到表、确认表和汇总表等，这些资料既繁杂又重要，档案中的所有资料都是招标活动中公开、公平、公正的有形依据，也是证明医院廉洁奉公的重要事实依据。招标采购方面的档案还具有较强的法律效益，有明确的法律法规，强调招标采购方面的档案资料必须进行严格保存，不能变造、伪造、销毁或者藏匿，违者会受到相应法律法规的严肃惩戒。为此医院相关部门就要进行规范化的管理。
1 当前医院采购档案管理的现状分析
1.1 医院在采购方面的档案管理制度落实较差
采购方面的档案管理制度，相比招标采购制度来看，采购方面的档案管理制度，还存在着不可忽视的问题，主要原因在于相关部门在进行招标采购的时候，重视程序化，忽视档案的管理保存。进行规范化采购方面的档案管理制度，不仅可以降低管理人员发生流动时，对档案质量管理的影响，还有助于明确每个采购档案管理人员的职责，提高档案管理人员的责任意识。在采购方面的档案管理制度中，要对档案信息的完整性、准确性、归档时间等方面严格遵守，但当前在我国医院的采购方面的档案管理中，不按时归档、归档无序号，不将档案归放原处的情况，还时有发生，不仅给档案管理工作人员带来较大的整理困难，还降低了档案管理的效率和质量[1]。
1.2 归档过程
在归档过程中，也存在着不小的问题，主要的问题在于档案资料出现缺失、档案内容失真、没有进行档案科学归类、没有按时进行归档等方面。保证信息资料的准确和完整，是档案管理的基本要求，是招标采购的合法依据，也是监督采购人员廉洁奉公的重要体现。所以，在进行档案的归档过程中，相关档案管理人员必须严格按照档案管理制度，对档案进行原位归档，对于档案信息缺失、档案信息有误的档案，要给予相关责任人一定时间，修复档案，发现档案信息造假、有涂改、缺失原件的档案，相关档案管理人员要拒绝收档，在档案归置完毕后，相关工作人员，还要根据档案的属性进行归类、科学排序，以便日后查档。
1.3 相关档案管理工作人员专业度不高
医院在进行采购方面的档案管理工作人员的招聘时，应该选用相关专业出身的档案管理工作人员，由于采购方面的档案管理是很重要的，为此选出来的相关工作人员应该进行阶段性试岗，才能正式进行采购方面的档案管理。但在实际的医院采购方面的档案管理中，可以发现大部分工作人员都不是相关专业出身，大多数为关系户或转岗人员，这些人员不仅不具备专业的理论知识和管理水平，还不熟悉相关的管理章程，由于管理人员的不专业，导致医院采购方面的档案管理工作不具规范化，大大降低了档案管理的质量和效率[2]。
2 医院招标采购档案管理的规范化管理策略
2.1 创建规范化采购方面的档案管理制度
为了使医院采购方面的档案管理变得规范化，就要创建规范化采购方面的档案管理制度，在建档、查阅、存档等方面的要求都要进行细化，如信息资料要准确、完备，还要定期进行信息更新；在建档方面，要进行科学的分类；在存档方面，要进行有序存档来查阅方面，必须经过批准才可以进行查阅。在创建规范化采购方面的档案管理制度的时候，还要对相关管理工作人员的职责进行明确，避免因工作人员的流动，影响到采购方面的档案管理质量和效率[3]。
2.2 进行信息化的招标采购档案管理
根据2015年颁布的《政府采购法实施条例》中，对采购档案管理方面的文件表示，在进行医院采购方面的档案管理时，可以使用电子档案的形式进行档案保存，当前人们的生活离不开信息化，离不开现代互联网技术的使用，信息化时代给人们的生活也带来了很大的改变。在时代的高速发展下，互联网技术作为潮流的尖端科技，自然已经走进了千家万户，为我们的生活提供了很多的便利。医院采购方面的档案种类繁杂，如果使用传统的人工管理，会浪费大量的人力和物力，档案信息化的管理，不仅可以在不同终端进行档案搜索，还可以让在权限内的用户随时随地查阅档案，对相关档案进行处理和分析，有利于提高用户对档案的使用效率，提升对医院采购方面的档案管理的质量和效率，为医院在采购等方面提供有力的数据支撑[4]。
2.3 增强相关档案管理工作人员的责任意识
档案管理工作人员是档案管理的直接执行人，要想有效地提高档案的规范化管理，就要增强相关档案管理工作人员的责任意识，用制度消除相关人员的不作为行为，同时还要创建工作职责，加强对相关人员的专业档案管理培训，提高档案管理工作人员的专业素质[5]。
3 结束语
综上所述，在当前的医院采购方面的档案实际管理中，可以发现传统式的管理模式，已经不适用于当前的医疗发展，信息化的进步，带来了新型的档案管理模式，创建了规范化采购方面的档案管理制度，明确了工作人员的责任意识，提高了档案实际管理的质量。
