刘瑛
摘 要：医院科研档案的形式和种类非常丰富，具有比较高的保存价值。在信息化背景下，电子档案已经成为医院科研档案管理的管理模式，大部分纸质档案都已经转化为电子档案。本文根据目前医院科研档案管理的形式，简要分析了电子档案在医院科研档案管理的现状，并以此为基础，对电子档案在医院科研档案管理中的作用进行了分析，从医院科研档案的医疗学术价值、科研档案课题的立项、执行过程、结题鉴定等角度，探究了电子档案与医院科研档案管理结合的积极作用。
关键词：电子档案;医院科研档案;管理;作用
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）10-0211-02
科研档案是医务工作者进行科研活动、学术交流的重要材料，对于后期的科研项目研究有着重要作用。传统形式上的医院科研档案管理大多采取纸质档案管理模式，然而面对现阶段数量庞大的医院科研档案，这种管理模式已经无法满足未来发展要求，因此电子档案管理模式应运而生，并已经发挥出积极作用。广大医院科研档案管理人员，也已经将如何提升电子档案在医院科研档案管理中的作用作为重要研究课题[1]。
1电子档案在医院科研档案管理的现状分析
医院科研档案是医院非常重要的一类档案，记录了大量医学研究数据，是医院广大医护人员在科研研究中日积月累的重要成果。传统医院科研档案大多采取纸质档案的管理方式，在研究的课题项目结题鉴定后，将科研档案进行收集并放入档案袋中进行统一保管。科研档案纸质的保管形式具有其独特的保管优势，仍然在广泛使用，短时间不可能被电子档案全部替代。但医院科研档案的唯一性特征，是纸质档案在医院科研档案管理中比较突出的管理难点，一旦科研档案出现损毁或丢失，会带来比较大的损失。同时纸质档案在调阅和查找时，效率普遍偏低，这样就限制了医院科研档案的有效利用率。再加上医院科研档案的数目庞大，随着医院规模的逐渐扩大，医院科研档案的数目逐渐呈上升态势，这就加大了科研档案的管理成本，医院需要投入大量资金注入到纸质档案管理中。而电子档案可以比较好地弥补纸质档案在管理医院科研档案中出现的弊端。
目前在医院科研档案的上级主管部门，大多已经使用了电子科技管理平台，从研究提案的发布，到科研项目的申报，再到后期的结题鉴定，都广泛采取了电子管理手段。作为医院科研档案的下级终端部门，医院更需要积极完善电子档案管理系统来应对出现的大量电子档案，满足上游部门对下游医院的基本要求。只有形成了安全有效的电子档案管理系统，才能实现电子档案在医院科研档案管理中的有效运用。因此目前医院档案管理部门，应当加强电子档案系统的建设进程，并将其作为现阶段重点发展项目，进而提高电子档案在医院科研档案管理中的实际作用[2]。
2电子档案在医院科研档案管理中的作用分析
2.1 提高了医院整体医疗能力
医疗档案记载了大量的科研知识内容，是医院在进行医学科研活动的主要文件资料，既包含了大量的文字内容和数据信息，又有图片、音频音像和标本模型等。科研档案是经过长时间研究和探索形成的，是医院医护人员研究新课题、新项目的重要依据。医学是一项各个医学学科分支联系比较紧密的学科，各个医疗科研项目之间具有比较强的互通性。通过电子档案管理系统，能够明显提升对医院科研档案的管理效果，使这部分医疗资源被最大限度地利用。在攻关科研项目时，通过电子档案系统，提升了科研档案利用率，节约了医护人员大量的时间，而这部分节约下来的时间，可以用于完成医疗课题中，这样就推动了科研项目的研究进程，进而提升了医院的医疗能力。同时在电子档案系统中，加强了各个科室之间的档案信息交流效率，在系统平台中实现了医学学术资源的共享与交流，这样也能提升医院的整体医疗能力。
2.2能应对科研档案逐渐庞大的信息量
医院科研档案的整个形成时间比较长，执行科研项目过程需要涉及到多个环节，例如项目申报、项目审批、项目立项、项目研究、项目中期管理、结题鉴定、报奖、密级确定等多个环节，在每个环节都会产生数量比较大的档案内容。通过电子档案系统能够将科研档案进行完整收集，档案数据自动上传至信息库，研究人员不用再用大量时间对档案进行归纳整理，极大地提升了研究人员的档案收集效率。科研档案的完成具有周期性特征，时间较短的科研项目完成时间需要几个月，课题项目复杂和难度较大的科研项目，甚至需要几年甚至更长的时间才能完成。这就使科研项目的相关数据总量比较庞大，涉及到的范围面更广。电子档案能够比较好应对这一问题，即使时间跨度再长，研究人员也不再担心档案管理问题。一些具有研究价值的病例和样本，同样也可以归纳到科研档案中，这部分科研档案的数量也在不断进行增长，在电子档案平台中，能够将这部分档案进行收集[3]。
2.3能够节约大量科研档案管理成本
医院科研档案具有较高的研究价值，医学技术的不断发展、研究课题的不断增多、医院规模的不断扩大，使医院科研档案数量持续增长。传统医院科研档案以纸质的形式进行保管，需要投入大量的人力物力进行管理，医院要建设专门的档案室，委派专门的档案管理人员进行管理。科研项目和课题的数量增多使科研档案室的规模逐渐增大，部分医院原有科研档案保管室已经无法容纳更多的科研档案，这就需要投入一定量的资金，完成科研档案的存储。而运用电子档案后，可以将医院科研档案集中转移到电子信息系统中，档案管理工作可以在电子信息系统中完成，只需要建设医院科研档案计算机室即可。这样就减少了档案管理人员数量，节约了科研档案管理成本，提高了医院的经济效益。除了一些需要进行纸质保管的医疗科研档案，例如秘密医院科研档案，其余档案都可以采用电子档案的管理办法。
2.4能够最大限度提高科研档案管理质量
医院科研档案管理是一项长期的管理工作，实现电子档案管理，最终目的就是提高医院科研档案的有效利用率。传统纸质档案管理模式，在医疗档案的收集、整理、归档过程比较繁琐，工作量较大，而且经常会出现档案收集不完全等问题。在档案调阅过程中，还容易出现档案损坏和丢失等问题。电子档案的运用，能够节约医院科研档案的管理时间，在对档案进行整理时，对科研档案整体性能一目了然，进而完成档案内容的完善工作;在医疗科研档案调阅时，节约了大量的查找时间，同时能降低纸质档案丢失带来的负面影响。部分医院科研档案是有密级的，分为“绝密”“机密”“秘密”。电子档案能提高对秘密档案的管理质量，降低医院科研档案信息泄露的风险，使医院秘密科研档案管理更加具有保密性。医院科研档案具有知识产权性，电子档案能降低科研项目或数据发生盗用的风险。
2.5 能够显著提升医院医疗人员的工作效率
医院科研档案管理是医院档案管理的重要分支，电子档案应用在科研档案管理中的主要目的是为了提高医院医疗人员对科研档案的利用率，从而提升医疗人员的工作效率。电子档案可以让档案管理人员更快速完成科研档案资料的查找，通过后台资源库管理技术，要想查找相关档案只需要在数据库录入关键字即可，不再需要逐个进行查找，这样便极大程度提升医疗人员的工作效率。而且一些科研项目持续时间比较长，以电子档案的形式进行管理，不用再害怕科研档案出现丢失或者查找困难的问题。
2.6 能够为医疗技术的提升带来推动作用
科研档案是医院的重要资源，不仅记载了广大医疗工作者的知识成果和辛勤汗水，同时也是医院长期良好发展的见证，关乎到医院医疗技术水平的提升与发展效果。科研档案会对医院未来医疗技术发展起到重要推动作用。在过去要想完成医疗技术研究和学术交流，通常会花费大量时间在档案整理、档案传递等环节，久而久之就会影响医疗技术的提升效率和科研人员的积极性。电子档案使医院科研档案的作用可以最大限度发挥出来，医院医疗人员在进行学术研究时不再受困于数量众多纸质档案带来的影响，想要查找任何资料只需要在数据库进行查找即可。而且在与其它医疗机构和部门的医疗人员进行学术交流时，想要完成相关科研档案交流，只需要将相关科研档案通过互联网传递即可。这样高质量、高效率的医疗技术和医学学术研究环境，节约了一线医院工作者的学术研究时间，从而使广大学者更愿意参与到医疗技术研究，进而提高了医院的医疗技术水平[4]。
2.7 能够助推科研档案的持续积累
科研档案的积累是一项长期性工作，如果一直采取传统的档案管理模式，势必会降低科研档案的持续积累效果。电子档案管理技术被广泛运用到医院科研档案管理中，可以使科研档案在成型的各个关键时期节约大量资源，例如时间资源、人力资源和财力资源等。科研档案在研究项目申报、研究项目成立、研究项目的中期检查、结题验收、鉴定、评价等各个环节出现数量庞大的档案资源，如果单靠人工纸质档案管理办法，很难适应当前时期的医院科研项目研究基本要求。电子档案所具备的数据库可以将科研项目所有研究档案资源进行集中管理，保证了档案安全性的同时，也让档案积累变得更具持续性和便捷性，即便数量和规模再大的档案资源，电子档案也完全可以进行高效管理。此外，科研档案中所包含的病例类档案资源，通过电子病历档案的形式，也让这类档案的收集和管理工作变得更轻松有效，有助于档案的不断积累和更新[5]。
3结语
计算机技术的广泛应用，使医院科研档案管理更具信息化、现代化、规范化特征。电子档案的运用是医院未来发展的必然结果，也是医院提升自身实力和形象的关键。电子档案能够提升医院科研档案管理整体水平、降低医院的科研档案管理成本、强化医院科研档案的实际作用，为广大医护人员提供详细的数据参考价值，同时也能加强医护人员之间的科研信息分享与交流质量，从而提高医院的医疗水平。医院需要根据自身实际情况，实现合理化建设，这样才能发挥出电子档案在医院科研档案管理中的重要作用。
参考文献
[1] 应颖.电子档案在科研档案管理中的优越性与局限性[J].城建档案，2015（9）：50-52.
[2] 刘春.医院档案信息共享背景下的医院科研档案管理[J].办公室业务，2019（3）：139-140.
[3] 王苏醒.电子档案对医院档案管理发展的推动作用研究[J].智慧健康，2017（22）：29-30.
[4] 曹剑峰，丁琳，苏晓英.医院科研档案电子化管理探讨[J].医院管理论坛，2013（9）：63-64.
[5] 刘建党，李苍叶.电子档案在医院科研档案管理中的作用[J].工程与建设，2014（5）：719-720.
