温晓云
摘要：文章针对目前影响高校财务档案利用率不高的因素进行分析。并提出几点建议。
关键词：提高高校财务档案利用建议
中图分类号：G273文献标识码：A
文章编号：1004-4914(2009)04-110-02
高校财务档案是高校经济活动记录的凭证和依据，也是高校档案资料的重要组成部分，是高校档案管理中一项专业性、技术性较强的独立性学科，它在高校建设事业中起着重要的作用。随着社会主义市场经济的深入发展，高校参与社会经济活动日益频繁和迅猛发展，对市场经济信息和财务档案信息的迫切需要，使高校财务档案管理迎来了新的历史使命。如何通过研究高校财务档案的特点和规律，充分、系统、全面地利用财务档案价值，使其更好地发挥作用，为高校各项事业的发展提供有利的客观依据和进行科学预测，将成为高校档案工作者面临的新的课题。
一、目前存在的问题
就目前的状况来看，高校财务档案的利用率仍然偏低，这与其历史客观原因和高校财务档案管理配置及管理手段的落后分不开，尚有待进一步地改善。
1、长期以来，“重效益、轻管理”意识的普遍存在，造成高校财务档案的管理工作常常不受重视，财务档案管理没有完全纳入到高校档案管理的系统中。财务档案在高校财务部门存放二、三年后移交到学校档案管理部门，财务部门的档案管理人员一般没有受过档案管理知识的系统培训。而档案部门的管理人员也没有接受过财务方面的知识培训，两个部门甚少就高校财务档案管理的业务进行交流和学习，财务档案的移交只不过是从这间库房移至另一间库房，在这样的情况下，又从何谈及“充分利用高校财务档案”?造成这种现状，实际上是由财务档案的特点决定的。
2、由于高校经费的欠缺。部分高校财务档案在移交校级档案管理部门之前存放在条件较落后的财务部门的库房，干燥、通风、防潮湿、防虫等必备设施不具备，常常是随便放成一堆，不加整理，使财务档案不但没有得到完好的保管。同时，查阅起来也十分不便。
3、部分高校的财务档案管理没有实现集中统一。主要表现在：收集不全，部分二级财务核算部门不按规定向财务一级部门进行移交，个别单位的财务档案因种种情况在历任的财务人员手中尚未交清，严重影响了高校财务主管部门对财务档案的完整收集，从而影响了高校财务档案的完整和充分利用。
4、部分高校财务档案的收集和整理不规范。收集和整理存在着混乱现象，主要表现在：财务部门收集的财务档案没有进行仔细地鉴别和细化，什么内容都归档，归档后不作重新筛选和分类，收集的财务档案内容似是而非，混淆了有用和无用的档案资料，造成使用者无从判断，削弱了财务档案的利用价值。
5、借阅制度不完善。部分高校不重视财务档案的查阅利用，没有制定相关的借阅制度，造成无章可循，随意借出、复制、调阅财务档案。
二、提高利用率的几点建议
提高高校财务档案的利用率，必须遵循财务档案的一般规律，按照《中华人民共和国会计档案法》、《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规的要求，根据财务档案形成过程的特点，依法、科学地强化高校财务档案管理工作，保证高校财务档案利用质量的最优化，并实现高校财务档案资源价值利用的绩效化。如何提高高校财务档案的利用率?笔者认为，针对上述目前高校财务档案利用存在的问题，可以从以下几点着手：
1、加强高校财务档案的服务意识。在当今信息资源飞速发展的新形势下，高校财务档案有着不可忽视的重要作用。江泽民曾指出：“做好档案管理工作，为建设有中国特色社会主义事业服务。”高校财务档案的利用目的是为了使高校各项事业的发展和建设能够更好地开展，是为高校的未来服务的。因此，提高高校财务档案人员的服务意识，做好高校财务档案管理工作意义重大。
2、必须保证财务档案管理的硬件设施和经费。所谓“巧妇难为无米之炊”，提高高校财务档案的利用率离不开硬件设施的建设，离不开信息技术的支撑，而硬件设施的改善和电子信息系统的介入必须要有一定的经费保证。当然，在这点上，首先应增强学校领导对财务档案资源利用的意识，把高校财务档案看成学校建设和发展的宝贵财富，将高校财务档案建设提升到一个新的认识层面上，设立专款投入。只有有了充足的经费和先进的查询设备，才可谈及对高校财务档案资源的高效利用，当然，在充足的经费条件下，也应当考虑从控制利用成本、提高利用效果等办法提高利用率，避免造成浪费。
3、科学管理高校财务档案，促进有序利用。马克思曾说：“管理是任何生产方式‘一个必不可少的要素”。对于高校财务档案的管理也不例外。高校财务档案是高校会计核算的产物，它是高校会计工作的延伸，然而，各高校的财务部门普遍存在重会计业务，轻财务档案管理，而高校的档案部门对财会业务又不熟悉，势必造成财务档案整理质量不高、档案的分类和排列不规范、目录与内容不相符等达不到规范化的标准，如此，更谈不上科学利用财务档案资源。因此，要对高校财务档案实行科学管理，促进利用，首先，必须遵循科学的管理原则，如高校财务部门与档案管理部门的统一与分工负责原则、财务档案原件的完整、齐全原则、财务档案资源查阅的简化易行原则、财务档案的依法管理原则和安全保密原则等。其次，按照，《中华人民共和国会计档案法》，结合各高校的实际情况，建立健全各项制度，特别是必须建立和完善严格的利用高校财务档案资源的制度，其中，应包括借阅、查询和保密等制度，并设专人负责此项工作，严格落实岗位职责。原则上，校内人员只能借阅与其工作相关的财务档案，借阅人必须签字登记；财务档案原件一般不外借；需复制时，必须由档案管理人员协助复制，并做好签字登记手续；涉及财务保密范畴的档案不得随意借阅。对于电子财务档案的利用，应制定相关的财务电算化管理制度，设财务电算化管理专人负责电子财务档案的管理工作。推行财务电子档案和纸质档案双套归档保存和利用，对电子财务档案利用人应采取授权利用的办法，根据保密程度分级授权利用。第三，应加强高校档案管理人员的财务档案知识学习，定期进行岗位培训，提高管理水平，明确各自的职责，从源头上确保高校财务档案收集、整理的齐全完整，保障高校财务档案的利用质量。
4、提高高校财务档案的质量和利用的及时性。高校财务档案的收集工作必须是严谨的，归档资料内容的价值理应进行技术鉴定，按财务收、支项目、各个科目等类别分类以及使用人利用财务档案的目的进行有目的、针对性地收集和整理，使收集和整理工作完整齐全、分类清晰、立卷科学。盲目地扩大收集范围，只会造成档案资源的浪费并影响到高校财务档案的查准率，另外，高校财务档案资源的利用需求具有时效性，而及时性又是对财务档案利用的时效性要求。因此，高校财务档案的形成必须与高校会计业务的发生同步进行，纸质财务档案与电算化财务档案同步归档，打破传统过分强调时间的限定，应与时俱进，明确和区分不同类型的高校财务档案资源的开放和延长利用时间，促进财务档案及时利用，不错失资源利用的最佳时机。高校财务档案的利用还存在着利用需求的先后与急缓的顺序问题，解决该问题应综合考虑“轻重急缓”，对财务档案资料进行合理的排序，以最大限度地发挥财务档案利用的整体利益，达到利用的最大绩效化。
5、有效保存、合理开发。由于自然的和社会的原因，高校财务档案也逃不脱渐进性的自毁过程，为了可以长远地利用，延长其寿命，必须采取有效的保存措施。有效保存包含了“安全”和“保密”两层内容，可从上述谈及的制度和管理手段上加以完善。而高校财务档案有效保存的最终目的是为了更好地利用财务档案资源。为了充分发挥高校财务档案的潜在用途，更好地为高校发展建设服务，应对高校财务档案从利用意义和范围上进行新的提升，加快高校财务档案管理的现代化步伐：(1)运用计算机检索和编制功能，提高效率和准确率；(2)根据高校财务部门与校内相关部门的经济联系，按各自所需，有目的、有方向性地开发相关的财务档案专题；(3)与校外单位有经济往来的业务，将档案资料分开编制和存放，并将各种合同、协议等相关资料与原始凭证一起归档，实现财务档案资源共享，方便校内、外单位参考和决策使用，当然，在这点上首先应当考虑到高校财务档案的保密问题。
责编：吕尚
