吴晨松
一、前言
随着全球经济的快速发展，企业竞争日趋激烈。为了在竞争激烈的环境中生存并蓬勃发展，许多企业已经开始探索如何更有效地利用其内部资源，特别是财务资源。数字化转型为企业提供了一个巨大的机会，使他们能够更快、更智能地运作。在这一背景下，共享服务模式开始受到企业的青睐，可以帮助企业集中分散的资源，优化流程，从而提高运营效率。财务共享平台作为此模式的一部分，具有将财务资源和流程集成的巨大潜力。尽管共享服务模式在许多行业都得到了广泛应用，但如何基于企业数字化建设有效的财务共享平台仍然是一个待解决的问题。相对于传统的研究，本文将从一个新的视角探讨此问题，重点关注数字化带来的挑战和机会，提出相应的策略和建议。
二、企业财务共享平台建设的意义
（一）整合财务资源
在当今日益复杂的商业环境中，企业需要采用创新的方法来保持其运营效率和竞争力，其中之一的方式便是通过财务共享平台来整合财务资源。传统上，企业中的各个部门或子公司通常会使用各自的财务系统和工具，在很大程度上导致了信息孤岛，增加了数据不一致的风险，也浪费了宝贵的时间和资源在不必要的重复性工作上。财务共享平台的引入有效地解决了这些问题，通过创建一个统一的平台，企业能够集中管理所有的财务数据和流程，确保数据的完整性、一致性和准确性。这种集中管理不仅简化了财务流程，还使企业能够更快速地响应市场变化，做出基于准确数据的决策。而且，集中的财务管理还有助于消除冗余的任务，减少错误，并提高工作效率和准确性。
（二）提高运营效率
在数字化时代，企业运营效率的提高已经成为生存和发展的关键。财务共享平台作为这一变革的重要工具，为企业提供了一个机会来实现其运营的最大化效率。在传统的财务管理中，由于各种手工操作、数据重复录入和流程不统一，企业往往花费大量时间在低效的工作上。而财务共享平台则利用先进的技术和自动化工具，来简化和标准化这些流程。例如，通过自动化的发票处理和电子支付功能，企业可以大大减少处理时间，减少出错的可能性，并提高整体的工作效率[1]。此外，集中的数据管理和报表生成功能也使企业可以更快速地获取所需的财务信息，做出及时的决策。
（三）加强风险控制
对于任何企业来说，风险控制都是其核心的一部分，尤其是在财务管理中。财务共享平台为企业提供了一个有效的工具来加强其风险控制。通过财务共享平台对数据和流程的集中管理，企业能够更为轻松地监控和分析其财务状况，及时发现并应对潜在的风险。另外，通过财务共享平台集中的审计和合规功能，企业可以确保其财务操作符合相关的法律和行业标准，不仅减少了法律风险，还有助于提高企业的声誉和客户信任度。而且，先进的数据保护和备份功能也确保了企业数据的安全，减少了因数据丢失或泄露所带来的风险。
三、基于企业数字化的财务共享平台建设存在的问题
（一）数据安全性威胁
当前，数据成为企业最宝贵的资产之一。而在财务共享平台中，企业的所有财务数据都集中在一个地方，无疑为潜在的黑客和恶意攻击者提供了可能性，数据安全性的威胁已成为财务共享平台建设中不可忽视的问题。首先，由于数据集中存储，任何一个安全漏洞都会导致整个系统的数据暴露，包括但不限于企业的财务状况、员工薪资、税务信息等。数据泄露不仅会导致巨大的经济损失，还会严重损害企业的声誉和客户信任。其次，虽然许多共享平台都采用了先进的加密技术和安全措施，但黑客和网络犯罪分子的技术手段也在不断进步，他们不断找寻新的方式来攻破企业的安全防线。并且，内部员工的疏忽或恶意操作也会成为数据安全的潜在威胁，例如，弱密码、未经授权的数据访问或员工的内部欺诈行为都会导致数据泄露。最后，随着企业对外合作和业务扩展，数据的流动性增加，进一步增加了数据泄露的风险。例如，当企业与第三方供应商、客户或合作伙伴共享数据时，如果这些第三方的安全措施不足，也会导致企业数据的泄露。
（二）数字化转型阻力
对于许多企业来说，数字化转型是一个巨大的挑战。虽然数字化带来了许多优势，如提高效率、优化流程和提供更好的客户体验，但在实施过程中也会遇到很多阻力。首先，企业的组织文化和员工的思维模式往往是数字化转型的障碍。许多企业的员工已经习惯于传统的工作方式，他们对新的数字工具和流程感到不安或抵触，这种抵触感通常来源于对未知的恐惧、对改变的不安或对自己能否适应新环境的怀疑。其次，技术上的挑战也不可忽视。尽管现在有很多先进的技术和工具可以支持企业的数字化转型，但如何选择合适的技术、如何整合现有的系统和如何确保新系统的稳定性和安全性都是企业需要面对的问题。最后，企业的领导力也对数字化转型的成功与否起到关键作用。部分企业的领导层不支持、不理解数字化转型，导致数字化转型遭遇失败。
（三）系统集成复杂性
随着企业数字化进程的加速，系统集成的复杂性已逐渐成为财务共享平台建设中的一个主要难题。企业通常使用多种系统来处理其日常运营和财务活动，包括ERP系统、财务软件、人力资源管理系统、供应链管理工具等。这些系统来自不同的供应商，具有各自的技术架构和数据格式，要想将他们有效地集成到一个共享平台上，无疑需要面对巨大的技术挑战。一方面，不同系统间的数据格式不一致导致数据在传输和整合过程中出现丢失、错乱或冗余，不仅会影响数据的准确性和完整性，还会导致企业在决策时使用错误的信息[2]。另一方面，每个系统有其特定的应用逻辑和业务规则，集成时会出现功能重叠或功能缺失的问题。例如，两个不同的财务系统都有对账功能，但其操作流程、对账规则和输出结果会有所不同。此外，企业固有内部系统各自为政，存在大量数据孤岛现象。由于数据孤岛现象，各系统中的信息不能实时共享，导致冗余数据的存储和管理，使得数据流转变得低效和繁琐。
（四）跨部门协同困难
财务共享平台的建设涉及企业的各个部门和业务单元，因此跨部门的协同成了一个不可忽视的问题。尽管建设共享平台的目的是提高整体效率和响应速度，但在实际操作中，跨部门协同会面临许多困难和挑战。每个部门或业务单元都有其自身的目标、KPI和工作流程，当这些部门被要求共享数据和资源时，会出现利益冲突或目标不一致的情况。例如，销售部门希望更快地获取客户付款信息以提高销售额，而财务部门则更关心资金的准确性和安全性。此外，不同部门的员工对共享平台的使用和操作有不同的理解和预期，缺乏统一的培训和指导会导致操作失误，影响数据的准确性和完整性。再者，跨部门沟通和协调也成为一个问题。由于部门间的信息孤岛和沟通壁垒，会导致信息传递不畅，影响协同的效果。
四、基于企业数字化的财务共享平台建设策略
（一）强化数据加密与防护措施
在数字化时代，数据已经成为企业的核心资产，尤其对于财务共享平台来说，数据的安全和保密性是其运营的基础。因此，加强数据加密与防护措施成为建设策略中不可或缺的部分。为此，企业应选择并使用行业认可的加密算法。不同于一般的加密方法，行业标准的算法经过了严格的测试和验证，能够确保数据在传输、存储和处理过程中的安全。例如，对于财务数据，可以采用AES（高级加密标准）或RSA非对称加密算法进行保护。此外，除了数据本身的加密，企业还需要重视数据传输过程中的安全。对于任何进入或离开共享平台的数据，都应采用SSL/TLS等安全传输协议，确保数据在网络中的传输不被窃取或篡改。但仅仅依靠技术手段是不够的，企业还需要建立一套完整的数据安全管理制度，包括对数据的分类、标记以及访问控制。例如，对于高度敏感的财务数据，应限制只有特定的人员或部门可以访问，而其他人员则需要经过严格的授权和审核流程。同时，企业也应该考虑到内部威胁，员工会因为误操作、恶意泄露或其他原因导致数据的丢失或泄露。因此，对于任何涉及财务数据的操作，都应有完整的操作日志，并定期进行审计[3]。
（二）全员培训与文化建设
首先，针对财务共享平台的使用，企业需要制定系统的培训计划，确保每位员工都熟悉平台的操作流程和功能，不仅仅局限于财务部门，其他与财务数据和流程有交互的部门，如采购、销售等，都应包含在培训范围内。培训内容应从基础操作技能入手，到深入的功能应用，确保员工能够在日常工作中高效、准确地使用平台。其次，企业应定期组织数据安全和隐私保护的宣传活动，强调数据安全对企业和客户的重要性以及每位员工在其中的责任和角色，可以确保员工在日常操作中始终保持警惕，避免风险。再次，文化建设也是不可忽视的一环。在企业文化中，应强调团队协作、开放沟通和持续创新的重要性，鼓励员工在使用平台的过程中，主动寻求改进和优化的机会，分享自己的经验和知识，从而不断提升平台的使用效果。同时，也应鼓励员工在面对问题和挑战时，积极寻求团队的支持，共同解决。为了实现这些目标，企业可以采取多种措施。例如，定期组织内部分享会和工作坊，邀请经验丰富的员工分享他们的经验和技巧，鼓励团队之间的互动和交流，或者设立专门的在线论坛或社交媒体平台，供员工讨论和交流财务共享平台的使用心得、问题和建议。
（三）引入专业集成平台
随着企业数字化转型步伐的加快，各种业务系统和工具如雨后春笋般涌现，使得企业的信息系统环境变得日益复杂。为了确保财务共享平台能与这些系统无缝对接，提供连贯、统一的用户体验，引入专业的集成平台成为一项关键策略。集成平台不仅仅是一种技术解决方案，更是一种业务策略，可以简化各种业务系统之间的数据交换和流程协同，确保数据的准确性和及时性。为了实现这些目标，企业在引入集成平台时应考虑以下几点：第一，选择合适的集成平台至关重要。市场上存在众多的集成解决方案，不同的解决方案有着不同的特点和优势，企业应根据自身的业务需求和技术背景，仔细评估各种方案，选择最适合自己的。第二，集成的过程中需要考虑数据的一致性和完整性。由于不同的业务系统有着不同的数据模型和标准，直接的数据交换会导致数据的丢失或混乱。企业应建立统一的数据交换标准，确保数据在各系统之间的流转是准确和稳定的[4]。第三，及时解决内部数据孤岛问题。通过数据治理，打通各系统，实现内部业务系统的互动互联。
（四）建立统一的工作流程与沟通机制
在企业数字化的背景下，财务共享平台的建设并不仅仅涉及技术层面的挑战，更有很大一部分关乎人和流程，统一的工作流程和沟通机制是确保平台高效运行的关键。建立统一的工作流程，要确保工作流程的标准化，意味着无论是数据录入、审计还是报告输出，都需要有一个固定的、标准的流程。这样，无论谁参与这一流程，都可以按照统一的标准进行，确保数据的一致性和质量。而对于一些特殊情况和例外情况，也需要有明确的处理流程和标准，确保不会出现遗漏或错误。此外，沟通机制的建立也是关键。在财务共享平台的建设和运营过程中，会涉及多个部门和团队的合作，如IT部门、财务部门、业务部门等。为了确保各部门之间的顺畅沟通，需要建立一个统一的沟通框架，包括定期的沟通会议、统一的沟通工具、明确的沟通责任和角色等。而对于一些关键的决策和问题，还需要有一个快速响应的机制，确保能够及时解决问题，避免影响到平台的正常运行。为了进一步确保工作流程的有效性和沟通的顺畅性，还可以采用一些现代化的工具和方法。例如，可以使用流程自动化工具，将一些常规的、重复的工作流程自动化，从而提高效率，降低错误率。而对于沟通，可以使用企业社交网络、协作工具等，确保信息的及时传递和共享[5]。另外，企业还需要定期对工作流程和沟通机制进行审查和优化。随着业务的发展和技术的进步，会出现一些新的需求和挑战。企业需要不断地调整和完善流程和沟通机制，以适应变化，确保财务共享平台的持续、稳定运行。
五、结语
随着数字化时代的到来，企业财务共享平台成为提升效率的核心工具。然而，平台建设与应用过程中所遭遇的挑战也不可忽视。本文深入探讨了这些问题及相应策略，寻找解决之道。未来，随着技术的进一步发展和企业文化的深入磨合，财务共享平台将更加完善，为企业赋能，引领财务管理进入新的发展阶段。
引用
[1]王娟.“互联网+”背景下企业财务共享平台的建设研究[J].活力，2023，41（12）：46-48.
[2]张峰.企业财务共享平台迭代研究[J].商场现代化，2022（13）：154-156.
[3]刘奕彤.大数据时代下企业财务共享建设路径研究[J].现代商业，2022（09）：147-149.
[4]张茹，叶华龙.浅析集团公司财务共享平台建设问题与对策[J].中外企业家，2020（21）：12-13.
[5]刘慕勤.基于业财融合的财务共享平台建设研究[J].中国商论，2019（08）：165-166.
作者单位：新华三技术有限公司
责任编辑：韩 柏 蔺怀国
